Den 19. maj 2022 vedtog folketinget en ny bogføringslov, der pålægger virksomheder krav om digital bogføring. Loven har til hensigt at mindske mængden af fejl og snyd ved indberetning af regnskaber, moms- og skatteangivelser og på samme tid øge informationssikkerhedsniveauet i Danmark. En sidegevinst er at en lang række virksomheder vil opleve en mere effektiv administration med digital bogføring.
Kravet om digital bogføring omfatter følgende to grundlæggende bogføringspligter:
- At registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem.
- At opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne, i et digitalt bogføringssystem, eller som minimum opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
Hertil følger præciserende formuleringer og udvidede definitioner, som virksomheder skal være opmærksomme på fra 1. juli 2022. Nærmere herom nedenfor.
Hvem er omfattet af digitaliseringskravet?
Den nye bogføringslov ændrer ikke på, hvem der er omfattet af bogføringspligt. Dette er dog ikke ensbetydende med, at man bliver omfattet af kravet om digital bogføring. Hvem gælder kravene om anvendelse af digital bogføringssystem så for?
- Alle virksomheder, uanset størrelse, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.
- Andre bogføringspligtige virksomheder, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, men har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk, vil også blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.
Hvem er bogføringspligtig? Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. Derudover er danske filialer eller faste driftssteder af udenlandske virksomheder også omfattet.
Foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift, vil ikke være bogføringspligtige. Hvis en forening derimod har erhvervsdrift – det kan fx være udlejning af lokaler eller cafeteriadrift – vil den være bogføringspligtig. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende. Andelsboligforeninger anses for at være erhvervsdrivende og er dermed bogføringspligtige.
Virksomheder, organisationer m.v. der ikke er erhvervsdrivende vil være omfattet af bogføringspligten, hvis de er afgifts- eller skattepligtige til Danmark. Endelig kan virksomheder m.v. være omfattet, hvis de modtager offentlige tilskud.
Valg af bogføringssystem
Er din virksomhed omfattet af kravet, har I muligheden for at vælge et standardsystem, hvilket er systemer som skal anmeldes og som Erhvervsstyrelsen har godkendt, som opfylder opstillede krav. Vælger man et system, der ikke er godkendt, er man selv ansvarlig for, at det understøtter lovens krav, herunder til opbevaring og sikkerhedskopiering af bogføringsmateriale, generelle krav til IT-sikkerhed og automatiserede administrative processer.
Det er hertil essentielt at notere, at hvis jeres digitale bogføringssystem kun er lokalt installeret, vil registreringen af bilag typisk blive gemt på lokale servere. I vil derfor være underlagt et krav om at tage en sikkerhedskopi af jeres registreringer, som skal besiddes og opbevares af en tredjepart, hvilket fordelagtigt gøres gennem en cloud-baseret løsning. Sidst er der ved en ændring af årsregnskabsloven samtidig blevet indført en pligt til, at regnskabspligtige virksomheder skal give oplysninger om deres bogføringssystem ved indberetning af årsrapporten.
Digitaliseringskrav
Et digitalt bogføringssystem defineres som en digital service eller software, som indeholder funktioner, der gør det muligt for jer som virksomhed at registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.
Efter den nye lov, gælder der tre krav til digitale bogføringssystemer, uanset om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:
- Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
- Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
- Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.
29. oktober 2022 har Erhvervsstyrelsen sendt udkast i høring til bekendtgørelser om krav til samt anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer i høring, med forventet ikrafttrædelse 1. januar 2023. Bekendtgørelsen præciserer nærmere kravene til digitale standard bogføringssystemer. Vedtagelsen af denne bekendtgørelse har Erhvervsstyrelsen d. 13. december 2022 annonceret udskudt på ubestemt tid, som følge af den igangværende regeringsdannelse. Dertil har Erhvervsstyrelsen i samme forbindelse bemærket, at der fortsat kan ske ændringer af kravene til digitale standard bogføringssystemer, hvorfor udbydere bør afvente de endelige regler, inden de påbegynder eventuelle tilpasninger af deres systemer.
Kravene til digitale bogføringssystemer, som ikke skal registreres, men hvor virksomheden skal sikre, at systemet opfylder kravene, forventer vi bliver udarbejdet i første halvår af 2023. Det gælder navnlig specialudviklede bogføringssystemer.
Yderligere vil Erhvervsstyrelsen udarbejde en vejledning om den nærmere afgrænsning mellem de forskellige typer af bogføringssystemer, der er omfattet af bogføringslovens krav til digitale bogføringssystemer.
