Lad os lære af detailbranchen til indretning fremtidens kontor

Når kontoret på arbejdspladsen skal indrettes, bør virksomhederne lade sig inspirere af detailbranchens måde at bruge data på.

”Når medarbejdere bruger hjemmekontoret til individuelt arbejde, bliver virksomhedens fysiske kontorer primært et sted, hvor vi mødes med kollegaer, arbejder sammen, socialiserer og møder nye kollegaer. Derfor bliver der ikke bare brug for færre kvadratmeter til kontorer, men også anderledes indrettede kvadratmeter – med mere fokus på områder, hvor man samarbejder og mødes.”

Ovenstående skrev jeg i en kronik i Børsen tidligere på året. Det har efterfølgende affødt en række spørgsmål. Især omkring, hvad det er, fremtidens kontor konkret skal kunne. Og ikke mindst hvilke redskaber, vi skal bruge for at komme i mål.

Kontoret har jo som tidligere nævnt ændret sig. Vi er gået fra at bruge kontoret som stedet, vi arbejdede fra 8 til 16. Vi mødte på arbejde, når vi trådte ind ad døren og ’stemplede ud’, når vi forlod lokationen. 

Den virkelighed har været under revision i flere år, og udviklingen accelererede voldsomt under pandemien. Og selv om nogle spåede, at ’tilbage til normalen’ ville betyde en tilbagetrækning af hjemmearbejde og virtuelle møder, så kan vi nu se, at medarbejderne i dag forventer – eller rettere; kræver – en høj grad af fleksibilitet.

Ud fra data har vi hos EY skabt fire personaer, som vi har brugt som udgangspunkt for indretningen af EY’s kontor i Stockholm. Et kontor, der er et flagskib for fremtidens arbejdsplads, og hvor vi får afprøvet alle de tiltag og løsninger, vi inddrager, når vi taler om ’future of work’. En persona er blandt andet karakteriseret ved, hvor meget og hvornår de arbejder i de forskellige miljøer – hjemmefra, kontoret hos kunder etc. samt hvor mange forskellige mennesker og teams, de interagerer med, og hvor meget tid de bruger på at fokusere på eget arbejde.

Det særlige ved EY-kontoret i Stockholm er, at der er ingen ’hjemmezoner’. Altså er der her ultimativ free seating overalt. Omvendt har vi i det danske kontor nogle zoner, hvor afdelinger hører til. Det spændende er at se på, hvordan det påvirker arbejdet mellem afdelinger, at de bliver placeret tæt på hinanden – eller omvendt. Eller hvordan medarbejdere agerer, når de møder op i en bygning, hvor de helt selv vurderer, hvor de vil placere deres arbejdsredskaber dén dag. 

At være placeret i zoner kan jo også bruges, hvis der er tale om to afdelinger, der ofte arbejder sammen. Eller hvis man vil nudge dem til at arbejde mere sammen. 

Det handler dog ikke bare om hjemmezoner eller ej. Den ideelle ’fremtidens arbejdsplads’ er fra mit perspektiv både adaptiv og dynamisk. Den skal kunne tilpasse sig den virkelighed, vi ser i samfundet, hos medarbejderne og hos kunderne, og det kræver, at vi er i stand til hele tiden at analysere og tilpasse vores arbejdspladskoncepter med real time data og servicedesign-principper 

For hvis der er noget, vi har lært, så er det, at verden kan ændre sig drastisk på meget kort tid. Og ved at kopiere detailhandelens fremgangsmåde med at følge kundens (i vores tilfælde medarbejdernes) behov nøje og agere ud fra den, kommer vi hurtigt langt i forhold til at skabe det ideelle set-up. Vores erfaring og anbefaling til alle er med andre ord – at en databaseret tilgang med hurtig test af nye løsninger er en mere effektiv tilgang, end at gætte hvad behovene er og implementere det i fuld skala (og ja, det var ment som et kærligt skub).

Denne kommentar blev bragt i Børsen den 17. august 2022.