Richtig wachsen – Warum interne Prozesse für Scaleups unerlässlich sind

Die Gründung eines Unternehmens eröffnet viele Chancen, stellt junge Gründer*innen aber auch vor Herausforderungen. Gerade am Anfang fordern insbesondere Themen wie die Entwicklung des Kernproduktes, die Kundenakquise oder die Suche nach Wagniskapital den Input der oft noch schmalen personellen Ressourcen. Dies führt unter Umständen dazu, dass Unternehmensprozesse nicht richtig aufgesetzt werden. Mit dem Wachstum des Unternehmens erhöht sich aber auch die Komplexität, das Unternehmen effizient und effektiv zu steuern, sodass das Etablieren interner Prozesse, insbesondere für sogenannte Scaleups, an Bedeutung gewinnt.

In der Wachstums- und Expansionsphase benötigen Scaleups mehr Mitarbeiter*innen, um die täglichen operativen Aufgaben zu bewältigen aber auch, um weitere strategische Entscheidungen treffen zu können. Einige Tätigkeiten werden von den Gründer*innen delegiert, während das Team insgesamt immer internationaler agiert. Ende-zu-Ende Prozesse könnten in der Wachstums- und Expansionsphase dabei helfen, Strukturen aufzubauen. Notwendig werden sie spätestens dann, wenn Scaleups ihren Börsengang (entweder mittels klassischem IPO ¹ oder durch einen SPAC ²) planen und am Kapitalmarkt erfolgreich sein wollen. Hierbei sind sie insbesondere im Hinblick auf die Finanzberichterstattung unerlässlich, die klare und gut dokumentierte Prozessschritte erfordert.

Folgende sechs Ende-zu-Ende Prozesse ermöglichen eine angemessene Finanzberichterstattung:

• Record-to-Report (R2R): R2R beinhaltet alle Themen rund um den Financial Statement Closing Prozess und um konkrete Bilanzierungsthemen.
• Purchase-to-Pay (P2P): Der gesamte Einkaufsprozess wird im Rahmen von P2P beschrieben. Darunter fällt insbesondere die Auswahl geeigneter Lieferanten, das Vertragsmanagement, die Stammdatenpflege und schließlich die Begleichung der Rechnung, sowie die Inventur.
• Hire-to Reitre (H2R): Dieser Prozess umfasst den gesamten Human Resources-Prozess von der Budgeterstellung, über das Recruiting und Onboarding bis hin zur Gehaltszahlung und letztlich dem Austritt eines Mitarbeiters.
• Customer-to-Cash (C2C): C2C ist der Prozess, welcher den Verkauf von Waren und Dienstleistungen beschreibt. Bestellungen, die Lieferung von Waren und/oder das Erfüllen von Dienstleistungen, sowie die Bezahlung und der Mahnprozess sind die hier enthaltenen Subprozesse.
• IT General Controls (ITGC): Das Transferieren von Daten zwischen zwei oder mehreren Systemen, die Regelungen von Zugriffsrechten oder die Identifikation von IT-Sicherheitslücken sind Bestandteile des ITGC-Prozesses.
• Tax: Dieser Prozess bezieht sich auf alle steuerlichen Sachverhalte, wie z.B. Einkommensteuer oder Mehrwertsteuer.

 Die folgende Abbildung stellt diese Prozesse noch einmal vereinfacht dar:

Die in der Abbildung aufgeführten Prozesse sind so gegliedert, dass potenzielle finanzielle Risiken identifiziert und später minimiert werden können. Davon können Scaleups vor allem im Hinblick auf das Thema Corporate Gonvernance profitieren. Die Grundsätze von Corporate Governance zielen darauf ab, die Strategien und Ziele eines Unternehmens einerseits klar zu definieren und andererseits gut zu dokumentieren.

Häufig sind aber klar definierte Prozesse in jungen Unternehmen nur teilweise vorhanden. Dies hat zur Folge, dass Risiken nicht rechtzeitig erkannt werden und mitunter das Wachstum oder die Entwicklung eines Scaleups erschweren. Mit Hilfe interner Kontrollen für jeden der sechs oben genannten Ende-zu-Ende Prozesse können Risiken minimiert werden, die sich negativ auf das Financial Statement auswirken. ⁴

Welche Kontrollen hierbei geeignet sind, variiert je nach Risiko und Prozess. Beispiele von potenziellen Risiken können wie folgt zusammengefasst werden: betrügerische Handlungen, finanzieller Verlust, falsche Darstellung der Finanzberichte/Bilanzen, Über- bzw. Unterbewertung von Finanzkennzahlen und Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften. Im H2R-Prozess sollte z.B. ein Vier-Augen-Prinzip vorhanden sein, wenn das Budget für die Personalplanung erstellt wird. Eine regelmäßige Überprüfung der Zugangsdaten für bestimmte sensible Daten kann eine gängige Kontrolle im ITGC-Umfeld sein, um rechtwidrige Handlungen auszuschließen. Im R2R-Prozess ist eine Checkliste in der Finanzabteilung hinsichtlich des Monatsabschlusses hilfreich, um Fehler zu vermeiden und Risiken zu minimieren.

Um den Anforderungen an interne Prozessdokumentation gerecht zu werden, sollte für jeden der Ende-zu-Ende Prozesse eine verantwortliche Person definiert werden. Diese Person ist dafür zuständig, dass die Kontrolldokumentation vollständig und korrekt ist und die Kontrollen richtig durchgeführt werden. Für die Dokumentation eignen sich hierbei sowohl gängige Microsoft-Anwendungen als auch dedizierte Tools wie Visio oder ähnliche Anwendungen. Wichtig dabei zu beachten ist, dass die Dokumentation der Kontrolldurchführung gut archiviert wird, sodass bei Bedarf schnell darauf zurückgegriffen werden kann.

Insofern junge Unternehmen sogar mit dem Gedanken spielen, einen IPO oder ein SPAC durchführen zu wollen, können Prozesse mit Hinblick auf das Financial Reporting dieses Vorhaben unterstützen. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind vielfältig. Hervorzuheben sind insbesondere die positiven Auswirkungen auf Investoren und am Kapitalmarkt.

Literatur- und Quellenverzeichnis

• BaFin (2019) Wertpapierhandelsgesetz. https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/EN/Aufsichtsrecht/Gesetz/WpHG_en.html [letzter Aufruf am 03.02.2022].
• Deutsche startups Investitionsphasen. https://www.deutsche-startups.de/lexikon/investitionsphasen/ [letzter Aufruf am 03.02.2022].
• Digihub (2020) Start-up vs. Scale-up-Wo liegt eigentlich der Unterschied? https://digihub.de/blogs/start-up-vs-scale-up-wo-liegt-eigentlich-der-unterschied [letzter Aufruf am 22.02.2022].
• Startupwissen Was Startups nicht vergessen sollten: Strukturen und Prozesse. https://startupwissen.biz/was-startups-nicht-vergessen-sollten-strukturen-prozesse/ [letzter Aufruf am 15.02.2022].
• Startupwissen Was sind eigentlich Scaleup-Unternehmen? Was unterscheidet sie von Startups. https://startupwissen.biz/was-bedeutet-eigentlich-scaleup/ [letzter Aufruf am 10.02.2022].