man drinking tee

Arbeitgeberbescheinigung zur Kostentragung

Warum „abwarten und Tee trinken“ auch keine Lösung ist 

Die Finanzverwaltung hat ihre Anforderungen im Zusammenhang mit der Arbeitgeberbescheinigung zur Kostentragung verschärft (BMF-Schreiben vom 19.12.2025). Dies betrifft so gut wie sämtliche Unternehmen, die grenzüberschreitend tätige Personen beschäftigen. In diesem Artikel erläutern wir, welche Rolle die Kostentragung bei der Bestimmung des Besteuerungsrechts nach den Doppelbesteuerungsabkommen spielt und welche Risiken Arbeitgebern durch die neue Musterbescheinigung entstehen. Schließlich erfahren Sie, warum es für betroffene Arbeitgeber unerlässlich ist, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen, und welche Schritte eine gute Vorbereitung umfasst. 

Wirtschaftlicher Arbeitgeber

Die Kostentragung nach Fremdvergleichsgrundsätzen hat eine bedeutende Indizwirkung bei der Bestimmung des wirtschaftlichen Arbeitgebers im Sinne eines Doppelbesteuerungsabkommens (DBA). Letzterer ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn jemand, der grenzüberschreitend tätig ist, die 183-Tage-Grenze nicht überschritten hat und die Vergütung daher möglicherweise nur sein Ansässigkeitsstaat besteuern darf. Sie kann zudem bei Entsendungen ins Inland für die Frage relevant sein, ob das aufnehmende Unternehmen zur Einbehaltung von Lohnsteuer verpflichtet ist. 

Arbeitgeber im Sinne eines DBA kann nicht nur der zivilrechtliche Arbeitgeber, sondern auch eine andere (natürliche oder juristische) Person sein, die die Vergütung für die geleistete unselbständige Tätigkeit wirtschaftlich trägt oder hätte tragen müssen. 

Grundsätzlich verlangt die Finanzverwaltung eine umfassende Prüfung der Kriterien für das Vorliegen eines wirtschaftlichen Arbeitgebers. Maßgeblich ist, ob

  • die betreffende Person in die Organisation des Unternehmens eingebunden ist (Bindung an Weisungen, Arbeitsmittel werden zur Verfügung gestellt) und
  • das Unternehmen den Arbeitslohn wirtschaftlich trägt (einschließlich eventueller Nebenkosten) oder ihn nach Fremdvergleichsgrundsätzen hätte tragen müssen.

Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung als Indiz

Wichtig ist in diesem Zusammenhang insbesondere auch die Frage, in wessen Interesse die Entsendung bzw. die Tätigkeit der betreffenden Person liegt. Die Finanzverwaltung betrachtet insoweit die Bescheinigung des Arbeitgebers über die Kosten, die an das aufnehmende Unternehmen im Tätigkeitsstaat nach dem Fremdvergleichsgrundsatz weiterbelastet werden, als Indiz für die Interessenlage.

Insoweit verzichtet die Finanzverwaltung regelmäßig auf eine umfassende Prüfung der Interessenlage für die Einkommensteuerveranlagung. Diese Vereinfachungsregelung wurde mit BMF-Schreiben vom 19.12.2025 eingeführt (Rn. 164 des BMF-Schreibens vom 12.12.2023 in der derzeit geltenden Fassung).

Pflicht zur Ausstellung

Laut Finanzverwaltung hat der inländische Arbeitgeber der betreffenden beschäftigten Person die Bescheinigung über die prozentuale Kostentragung im jeweiligen Veranlagungszeitraum auszustellen. Sie räumt jedoch auch ein, dass diese Bescheinigung insbesondere dann erforderlich ist, wenn für die Zuweisung des Besteuerungsrechts Art. 15 Abs. 2 Buchst. b OECD-MA maßgeblich ist (Vorliegen eines wirtschaftlichen Arbeitgebers). Daraus folgt, dass die Bescheinigung nicht immer notwendig sein dürfte. 

Mann schreibt sich Notizen

Unseres Erachtens kann eine Verpflichtung zur Ausstellung nicht bestehen, sofern die Kostentragung keine Bedeutung für die Besteuerung hat


Finanzverwaltung gibt Musterbescheinigung vor

Als Nachweis für den Anteil der nach dem Fremdvergleichsgrundsatz weiterbelasteten Kosten der grenzüberschreitenden Arbeitnehmerentsendung ist laut Finanzverwaltung ihre neue „Arbeitgeberbescheinigung über die Kostentragung zur Vorlage beim Wohnsitzfinanzamt“ zu verwenden, und zwar bereits für den Veranlagungszeitraum 2025.

In der Musterbescheinigung ist insbesondere anzugeben, zu wie viel Prozent die im betreffenden Zeitraum des Auslandseinsatzes angefallenen

  • Lohn-,
  • Lohnneben- und
  • Lohnverwaltungskosten  

insgesamt entsprechend dem Fremdvergleichsgrundsatz durch den Arbeitgeber im Ausland wirtschaftlich getragen wurden, weil die Tätigkeit insoweit (auch) in seinem Interesse ausgeübt wurde. Sofern der inländische Arbeitgeber den verbleibenden Teil der Kosten tatsächlich nicht getragen hat, verlangt die Finanzverwaltung eine Erläuterung dazu.

Außerdem bestätigt der Arbeitgeber, dass die angegebene Kostentragung wirtschaftlich endgültig ist. Und es ist anzugeben, in welcher Höhe die Kosten, die der Ermittlung des Anteils zugrunde liegen, nach innerstaatlichem Recht als Arbeitslohn zu behandeln sind.

Das heißt, die Angaben gehen deutlich über das hinaus, was Unternehmen in der Regel bisher im Rahmen solcher Bescheinigungen mitgeteilt haben. Damit steigt jedoch auch das Risiko, dass die Bescheinigung unvollständig oder (teilweise) falsch ist.

Wirtschaftlicher Arbeitgeber und grenzüberschreitende Entsendung: Konsequenzen

Konsequenzen bei unrichtiger Arbeitgeberbescheinigung

Mit seiner Unterschrift unter dem amtlichen Formular bestätigt der Arbeitgeber, dass seine Angaben „vollständig und richtig“ sind. Entsprechend sollte man bei der Ausstellung der Arbeitgeberbescheinigung größte Augenmerk auf die inhaltliche Richtigkeit legen.

Zwar stellt eine unrichtige Arbeitgeberbescheinigung für sich genommen noch keinen bußgeld- oder strafrechtlich relevanten Tatbestand dar. In bestimmten Konstellationen kann sie jedoch von den Finanzbehörden als Indiz für ein leichtfertiges oder sogar vorsätzliches Handeln gewertet werden. 

Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen ein anteiliger Verbleib der Kosten in Deutschland bescheinigt wird, tatsächlich jedoch – unzutreffend – kein anteiliger Lohnsteuereinbehalt in Deutschland erfolgt. In solchen Fällen besteht das Risiko, dass der unterlassene Einbehalt als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder gar als vorsätzliche Steuerhinterziehung (§ 370 AO) qualifiziert wird, zumal durch die Bescheinigung eine entsprechende Kenntnislage dokumentiert ist. Im ungünstigsten Fall drohen individuelle Geldstrafen oder Bußgelder von bis zu 50.000 Euro je Verstoß, also pro fehlerhafte Lohnsteueranmeldung, sofern nicht zuvor eine Berichtigung – gegebenenfalls in Form einer Selbstanzeige – gegenüber den Finanzbehörden erfolgt.

Entsprechende Risiken bestehen auch in weiteren Konstellationen: Wird z. B. eine vollständige (100-prozentige) Weiterbelastung der Kosten an das ausländische aufnehmende Unternehmen bescheinigt, obwohl tatsächlich Kosten in Deutschland verbleiben oder zurückbelastet werden, kann ebenfalls ein entsprechender Vorwurf erhoben werden. Alternativ kommt als Auffangtatbestand eine Steuergefährdung aufgrund leichtfertig oder vorsätzlich unrichtig ausgestellter Belege in Betracht (§ 379 Abs. 1 Nr. 1 AO). In diesen Fällen kann pro Verstoß, das heißt je unrichtige Bescheinigung, ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängt werden.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Nach unseren Feststellungen sind zahlreiche Unternehmen bisher noch nicht auf diese neue Anforderung der Finanzverwaltung vorbereitet. Arbeitgeber benötigen schon jetzt Klarheit darüber, ob bzw. inwieweit sie verpflichtet sind oder ggf. verpflichtet sein könnten, Bescheinigungen über die Kostentragung auszustellen – und nicht erst dann, wenn die ersten Aufforderungen vorliegen. 

In einem zweiten Schritt sollten sie feststellen, ob die erforderlichen Informationen bereits vorliegen bzw. bei Bedarf schnell beschafft werden können. Gegebenenfalls muss dann festgestellt werden, wie die entsprechenden Daten verfügbar gemacht werden können. In diesem Zusammenhang sollte dann auch unter Berücksichtigung der möglichen Folgen untersucht werden, wie groß das Risiko unzureichender oder fehlerhafter Daten bzw. einer unzutreffenden Verarbeitung ist.

Erst wenn diese Schritte vollzogen sind, können konkrete, zum Unternehmen passende Handlungsoptionen gegeneinander abgewogen werden. Bisher fehlen noch aussagefähige praktische Erfahrungen, wie die Finanzverwaltung tatsächlich mit den neuen Regelungen im BMF-Schreiben umgeht. Unklar ist insbesondere, wie nicht ausgestellte Arbeitgeberbescheinigungen gewertet werden und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Fest steht jedoch bereits jetzt: Klassische Entsendungen in nur ein Zielland mit eindeutiger Kostenweiterbelastung sind deutlich weniger risikobehaftet als Mehrfachfunktionen (z. B. in Matrixorganisationen) oder grenzüberschreitendes Arbeiten mit komplexeren Weiterbelastungsmechanismen.

Angesichts der potenziellen Risiken sind eine proaktive Herangehensweise und eine Analyse der möglichen Handlungsoptionen unerlässlich. Gerne unterstützen wir Sie dabei.

Autor:innen: Jörg Bartnik, Michaela Beneke, Ursula Beste, Nicolas Thoma, Heidi Schindler

Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.