Neue Umsatzsteuer-Formulare ab 2026: Was sich ändert und warum jetzt Handlungsbedarf besteht

Für das Umsatzsteuer‑Voranmeldungs- und Vorauszahlungsverfahren sowie die Umsatzsteuererklärung 2026 sind die mit den BMF‑Schreiben vom 29.12.2025 (III C 3 – S 7344/00039/007/036 u. III C 3 – S 7344/00040/008/034) veröffentlichten amtlichen Vordrucke anzuwenden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in diesen insbesondere die Anforderungen für ergänzende Angaben zur Steuererklärung/-Anmeldung deutlich präzisiert. Die Anpassung ist nicht nur ein Formthema. Sie berührt auch die Frage, wie steuerlich bedeutsame Unsicherheiten oder abweichende Rechtsauffassungen gegenüber der Finanzverwaltung offenzulegen sind.

Hintergrund des Feldes „Ergänzende Angaben zur Steueranmeldung“

Die Umsatzsteuer-Formulare der Vorjahre ab 2017 enthielten die Möglichkeit, mit einem einfachen Hinweis eine zusätzliche Anlage einzureichen. Mithilfe dieser Anlage konnten sonstige Informationen an das Finanzamt übermittelt werden; insbesondere erläuternde Hinweise zu Sachverhalten, die das Formular nicht abbildete. Die Nutzung des Feldes verhinderte die vollautomatische Festsetzung durch das Risikomanagementsystem des Finanzamts.

Ab 2026: Differenzierte Einordnung des Sachverhalts durch Eintragen von Auswahlwerten

Ab 2026 enthalten die Formulare die das vorhergehende Feld ersetzende Kennziffer 500. Ergänzende Angaben müssen nun einer von vier abschließend vorgegebenen Kategorien zugeordnet werden:

1. Steuerlich relevante Sachverhalte konnten noch nicht erklärt oder abschließend geklärt werden.
2. Es wird bewusst eine von der Finanzverwaltung abweichende Rechtsauffassung vertreten.
3. Der Sachverhalt soll durch das Finanzamt personell vertieft geprüft werden.
4. Mehrere der vorgenannten Gründe liegen vor.

Unverändert gilt dabei: Wenn eine Eintragung erfolgt, ist zusätzlich stets eine gesonderte Anlage „Ergänzende Angaben zur Steueranmeldung“ einzureichen, in der der Sachverhalt detailliert zu erläutern ist. Eine Kategorie „Sonstiges“ ist nicht vorgesehen; ergänzende Informationen sind ausschließlich im Rahmen der vier Optionen zulässig. 

Warum das relevant ist: Folgen für Bearbeitung, Rückfragen und Dokumentation

Das BMF erläutert die Anpassung der Vordrucke in den Vordruckhinweisen nicht näher und verweist auf Änderungen „redaktioneller Art“. In der fachlichen Einordnung wird die Kategorisierung jedoch als Indiz für ein weiterentwickeltes Risikomanagement der Finanzverwaltung verstanden. Durch die verpflichtende Zuordnung sollen mögliche Konflikt- oder Klärungsbereiche schneller identifiziert und gezielter bearbeitet werden. Die ergänzende Angabe nach der beschriebenen Systematik führt – wie auch der vorhergehende einfache Hinweis - dazu, dass die Steueranmeldung/-erklärung manuell durch das Finanzamt geprüft wird. Dies kann Rückfragen und Verzögerungen auslösen und im Einzelfall eine vertiefte Prüfung nach sich ziehen. Gerade letztere kann aber durch den Steuerpflichtigen ausdrücklich auch gewollt sein. Bei einer bewusst abweichenden Rechtsauffassung steigen hingegen die Anforderungen an eine nachvollziehbare Darstellung und eine saubere Dokumentation des Sachverhalts und der vertretenen rechtlichen Würdigung.

Während das Setzen eines pauschalen Hinweises in der Vergangenheit überwiegend als optionale Kommunikation verstanden wurde, kann die neu vorzunehmende Differenzierung auch als Erweiterung der Erklärungspflichten interpretiert werden. Dies gilt insbesondere im Falle des bewussten Abweichens von der Verwaltungsauffassung.

Aktueller Handlungsbedarf und Umsetzungshinweise

Die neuen Vordrucke sind für alle Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerungen und Umsatzsteuererklärungen ab dem Zeitraum Januar 2026 anzuwenden. Daraus ergeben sich folgende Schritte:

1. Relevante Sachverhalte identifizieren: Prüfen Sie frühzeitig, ob Sachverhalte vorliegen, die bislang typischerweise über ergänzende Angaben erläutert wurden, etwa ungeklärte Einzelfragen oder abweichende rechtliche Beurteilungen.
2. Kategorie gezielt wählen und Anlage vollständig erstellen: Wenn die Kennziffer 500 gesetzt wird, sollte die Kategorie bewusst ausgewählt und der Sachverhalt auf der zu erstellenden gesonderten Anlage konkret und nachvollziehbar beschrieben bzw. erläutert werden.
3. Kein Routineeinsatz der Kennziffer 500: Die Kennziffer 500 sollte nicht schematisch verwendet werden. Da ergänzende Angaben eine manuelle Bearbeitung der Steueranmeldung bzw. -erklärung auslösen, bestünde sonst das Risiko unnötiger Rückfragen und Verzögerungen im Rahmen der Bearbeitung durch das Finanzamt.
4. Zweifelsfälle vorab abstimmen, insbesondere bei Kategorie 2: Bei Auswahl der Kategorie „abweichende Rechtsauffassung“ ist eine belastbare Begründung und eine saubere Dokumentation vorzuhalten; in solchen Fällen empfiehlt sich eine Abstimmung mit einem steuerlichen Berater vor Übermittlung, um Einordnung, Formulierung und Umfang der Anlage konsistent auszurichten.

Steuerstrafrechtliche Einordnung

Unter Umständen kann die Kennziffer 500 zukünftig einen höheren Stellenwert für mögliche potenzielle Vorwürfe in Deklarationen einnehmen, d. h. konkret als Indiz für Vorsatz bzw. grobe Fahrlässigkeit dienen.

Andererseits können durch sie Sachverhalte in geeigneter Weise offengelegt werden. Eine frühzeitige Offenlegung kann dazu beitragen, den Vorwurf einer Steuerhinterziehung durch Unterlassen zu vermeiden, sofern Besteuerungsgegenstand und Bemessungsgrundlagen so mitgeteilt werden, dass das Finanzamt die Steuer erforderlichenfalls zutreffend festsetzen kann. Berichtigungen nach § 153 AO und Selbstanzeigen nach § 371 AO sind jedenfalls in der Praxis sorgfältig abzugrenzen, da die neue Systematik die Anforderungen an Inhalt und Transparenz der Angaben faktisch erhöht.

Fazit

Die Umstellung auf die differenzierte Kennziffer 500 ist keine bloße Formkorrektur. Sie verlangt eine bewusste Kategorisierung der entsprechenden Sachverhalte, (weiterhin) eine verpflichtende erläuternde Anlage und kann den Bearbeitungsvorgang beim Finanzamt beeinflussen. Steuerpflichtige sollten sich daher mit der neuen Logik vertraut machen und sich bei Bedarf steuerlich beraten lassen.

Autorin: StB Gabriele Kirchhof, StB Annika Wölky