Aby dobrze zrozumieć jak działa i czym w istocie jest kapitał obrotowy, przydatne mogą okazać się definicje innych pojęć, takich jak:
Majątek obrotowy - to bieżące aktywa przedsiębiorstwa. Zalicza się do nich przede wszystkim krótkoterminowe składniki majątku (czyli takie, które nie wchodzą w skład majątku dłużej niż rok). Są to m.in.: gotówka w kasie i inne środki pieniężne, krótkoterminowe papiery wartościowe, należności, zapasy, półprodukty i produkty gotowe do sprzedaży w krótkim czasie.
Bieżące zobowiązania, czyli krótkoterminowe pasywa, to wszelkie aktualne zobowiązania z krótkim terminem wymagalności. Zaliczyć do nich można m.in.: wynagrodzenia pracowników, opłaty za dostawę towarów i usługi, raty pożyczek i kredytów, koszty operacyjne, podatki, składki na ubezpieczenia itp.
Często spotkać się można z uproszczoną definicją kapitału obrotowego, przez który rozumie się jedynie aktywa bieżące, (nie odejmując od nich wartości krótkoterminowych zobowiązań).
Jak ustalić zapotrzebowanie na kapitał obrotowy?
Wielkość kapitału pracującego zależy od skali i profilu działalności przedsiębiorstwa. Nie ma jednej recepty dla wszystkich: zbyt niska wartość kapitału pracującego grozi utratą płynności, a zbyt wysoka zamraża środki, które powinny być przeznaczone na rozwój.
Zarządzanie kapitałem obrotowym wymaga optymalnego planowania i kontroli zobowiązań, należności, zapasów i skarbca. Jednym z ważniejszych wskaźników pomocnych w tym działaniu jest cykl konwersji gotówki. Pokazuje on okres, jaki upływa od momentu odpływu gotówki przeznaczonej na komponentów produkcyjnych (moment spłaty zobowiązań), do momentu wpływu gotówki z tytułu należności.
Długi czas konwersji gotówki może doprowadzić do :
- ograniczonego dostępu do gotówki niezbędnej do prowadzenie działalności bieżącej i inwestycyjnej,
- zwiększonych kosztów pozyskiwania kapitału inwestycyjnego z powodu ograniczenia dostępności gotówki,
- zmniejszenia wiarygodności w oczach inwestorów i interesariuszy, co może doprowadzić do obniżenia wyceny przedsiębiorstwa.
Optymalna strategia – zarządzanie gotówką - cash management
Aby sprawnie zarządzać kapitałem obrotowym należy najpierw ustalić strategię działania oraz określić, jakie KPI (ang. Key Performance Indicators) pomogą firmie mierzyć realizację celów. Ważne jest też sprecyzowanie, które procesy, a także jakie aktywa i pasywa wpływają na wysokość kapitału obrotowego w danym przedsiębiorstwie.
By optymalizacja kapitału obrotowego była kompleksowa, kluczowe jest także poparcie kadry zarządzającej. Niezwykle pomocne bywa zaangażowanie zewnętrznego konsultanta, oraz implementacja tzw. playbooków (instrukcji), które nie tylko definiują nową strategię i procesy, ale są także pewnego rodzaju wskazówką np. jak wpływać na klienta, aby uregulował przedawnioną należność.
Zatory płatnicze - zarządzanie w obszarze należności
W większości przedsiębiorstw jednym z największych problemów w zarządzaniu kapitałem obrotowym jest obszar należności, a zwłaszcza powstające zatory płatnicze.
Pierwszym krokiem do poprawy sytuacji jest optymalizacja procesu należności Order To Cash (OTC) i uwolnienie gotówki. Działania te mają znaczny potencjał poprawy w krótkim czasie (nawet w ciągu 3 miesięcy). Aby jednak osiągnąć taki rezultat, niezbędna jest implementacja skutecznych strategii działania. Do podstawowych narzędzi należą:
· windykacja i egzekwowanie należności
· zarządzanie sporami z klientami.
Działania te powinny bazować na właściwej segmentacji klientów popartej analizą ich profilu ryzyka oraz znaczenia dla biznesu.
Krok po kroku – jak zarządzać należnościami:
1. Jak najszybciej zidentyfikuj klientów, którzy wstrzymali swoje operacje lub reprezentują branże najbardziej dotknięte spowolnieniem gospodarczym. Stwórz dla nich dedykowaną strategię.
2. Prześledź portfolio swoich klientów i wprowadź segmentację ze względu na ryzyko skutków COVID-19 i wartość należności (zazwyczaj 80% wartości portfolio przypada na ok. 20% klientów).
3. Wprowadź strategię ściągania należności odpowiednio segmentując klientów. Bądź proaktywny w kwestii ściągania tych należności i poświęć czas na utrzymanie relacji z najważniejszymi klientami.
4. Wyznacz jasne wskaźniki oceny pracowników (zatrudnionych zarówno w obszarze finansów, jak i sprzedaży) połączone z poziomem środków pieniężnych. Wpłynie to pozytywnie na motywację pracowników, która może być ograniczona z uwagi na pracę zdalną.
Optymalizacja zobowiązań ma wpływ na kapitał pracujący
Podobnie jak obszar należności - tak i obszar krótkoterminowych zobowiązań ma wpływ na płynność finansową oraz zarządzanie kapitałem obrotowym. Podstawowe działanie, jakie można podjąć w tym obszarze, polega na ustalaniu optymalnych warunków oraz strategii uiszczania płatności do dostawców. Strategia ta powinna być oparta na właściwej segmentacji dostawców oraz otwartych zobowiązań - na podstawie profili ryzyka oraz ważności dostawców. W celu przeprowadzenia tego procesu niezbędne może okazać się użycie zaawansowanych narzędzi analizowania dużych zestawów danych. Jednak wyniki są warte poniesionych nakładów: sprawne zarządzanie należnościami jest w stanie spowodować znaczny wzrost oszczędności w stosunkowo krótkim czasie - nawet na przestrzeni 3 miesięcy.
Krok po kroku – jak zarządzać zobowiązaniami:
- Ustandaryzuj cykle i częstotliwość płatności. W czasie recesji nie marnuj funduszy na przedwczesne płatności. Prześledź ich przyczynę i wprowadź adekwatne obostrzenia, by zredukować ich ilość.
- Na bieżąco monitoruj zmiany legislacyjne i rozporządzenia rządu i samorządów w kontekście swoich zobowiązań. Zastanów się, czy w związku z epidemią wirusa COVID-19, jesteś upoważniony do jakiś ulg lub masz prawo opóźnić pewne płatności, np. z tytułu podatków.
- Zracjonalizuj liczbę dostawców - dzięki temu Twoja siła przetargowa może wzrosnąć, a warunki płatności ulec poprawie.
- Skategoryzuj dostawców ze względu na wielkość i ryzyko wpływu wirusa COVID-19 i lockdownu. Współpracuj z najważniejszymi z nich, by renegocjować warunki umów, a szczególnie terminy płatności.
Zarządzanie zapasami wpływa na wysokość kapitału pracującego
Skuteczne zarządzanie zapasami jest rozbudowanym procesem, ponieważ znajduje się w obszarze kompetencyjnym wielu działów organizacji. Optymalizacja tego procesu wymaga budowy:
- wysokorozwiniętych modeli zapasów,
- uszczelnienia procedur,
- wdrożenia zaawansowanych procesów prognozowania,
- segmentacji zapasów.
Proces należy zacząć od analizy aktualnego stanu zapasów w całym łańcuchu dostaw, a następnie wyznaczenia nowych celów poziomu zapasów i ich dziennego monitorowania. Jeśli poziom zapasów jest zbyt wysoki warto rozważyć różne warianty ich sprzedaży (np. promocje). Bardzo ważna jest współpraca z dostawcami. Może to pomóc uwolnić środki pieniężne, jak również uniknąć dodatkowych kosztów związanych z magazynowaniem towarów. Jak widać optymalizacja zapasów to proces stosunkowo długi i skomplikowany, z pewnością jednak przynoszący oczekiwane rezultaty.
Krok po kroku – jak zarządzać zapasami:
- Oszacuj wpływ rozprzestrzeniania się wirusa COVID-19 na dynamikę przyszłej sprzedaży w różnych okresach (krótko, średnio i długoterminowe) i na różnych rynkach zbytu.
- Przeanalizuj aktualny stan zapasów w całym łańcuchu dostaw. Zaktualizuj nowe cele poziomu zapasów w systemie bazowym i monitoruj je codziennie.
- Rozważ różne warianty sprzedaży zapasów (np. promocje), na które przewidujesz obniżenie popytu. Współpracuj z dostawcami, by zmniejszyć wpływ na cały łańcuch dostaw i poziom zapasów. Może Ci to pomóc uwolnić środki pieniężne, jak również uniknąć dodatkowych kosztów związanych z magazynowaniem tych towarów.
- Powołaj zespół ekspertów mający na celu zweryfikowanie potencjalnych efektów kryzysu (np. wydłużone czasy dostawy w związku ze zmniejszoną dostępnością kierowców czy mniejszą przepustowością granic) i zdefiniowanie środków zapobiegawczych.
Optymalne wykorzystanie kapitału pracującego szansą na poprawę konkurencyjności firmy
Zarządzając kapitałem obrotowym firmy, warto skupić się na wszystkich jego 3 obszarach: należnościach, zobowiązaniach oraz zapasach. Jeśli w każdym z nich wdrożymy skuteczne strategie i modele, z pewnością pozwoli to na lepsze planowanie długoterminowych przedsięwzięć i inwestycji, a także zapewni znaczną przewagę konkurencyjną naszej firmie.
Podsumowanie
Kapitał pracujący to niezbędne środki operacyjne do codziennej działalności każdej firmy. Efektywna optymalizacja kapitału pracującego będzie miała swoje odzwierciedlenie w tempie wzrostu zysków po kryzysie. Przedsiębiorstwo, które zabezpieczyło swoją płynność finansową, będzie w stanie zbudować przewagę nad konkurencją i wykorzystać w pełni szanse związane z oczekiwanym ożywieniem gospodarczym.
Kontakt
Chcesz dowiedziec sie wiecej?
Skontaktuj sie z nami.
