Kim jest audytor wewnętrzny? Standardy audytu wewnętrznego.

Co to jest audyt wewnętrzny? Definicja

Audyt wewnętrzny to niezależny i obiektywny proces oceny, który został zaprojektowany w celu rozwoju i usprawnienia wszelkich operacji w danej organizacji. Pomaga on osiągnąć konkretne cele strategiczne – m.in. poprzez systematyczną kontrolę, rozwijanie procesów i minimalizowanie ryzyka biznesowego.

Dowiedz się więcej na: https://www.ey.com/pl_pl/consulting/internal-audit

Rodzaje audytu wewnętrznego

• Audyt wewnętrzny operacyjny skoncentrowany na efektywności, wydajności operacji oraz procedurach organizacyjnych. Taki audyt ocenia, czy procesy działają w sposób efektywny i osiągają zamierzone cele. Możliwa jest również identyfikacja obszarów do usprawnienia i zaproponować zmiany mające na celu optymalizację procesów.
• Audyty zgodności sprawdzają, czy organizacja przestrzega przepisów prawnych, standardów branżowych oraz wewnętrznych regulacji. Audyty te są kluczowe dla zapewnienia, że firma unika potencjalnych sankcji prawnych lub finansowych wynikających z nieprzestrzegania przepisów.
• Audyty finansowe oceniają rzetelność i dokładność informacji finansowych przedstawianych przez organizację. Tego typu audyty sprawdzają, czy zapisy finansowe są dokładne i czy istnieją odpowiednie kontrole wewnętrzne nad procesami finansowymi.
• Audyty IT skupiają się na systemach informatycznych organizacji, oceniając efektywność oraz bezpieczeństwo fizyczne i cyfrowe systemów IT. Audyty te mogą również oceniać, czy technologie IT są zgodne z celami biznesowymi organizacji.
• Audyty zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych oceniają, jak organizacja zarządza danymi osobowymi i czy przestrzega przepisów o ochronie danych, takich jak np. RODO (General Data Protection Regulation).

Audytor wewnętrzny - kto to i jakie ma zadania?

Audytor wewnętrzny to profesjonalista odpowiedzialny za przeprowadzanie niezależnej oceny dotyczącej procesów, systemów i działań w organizacji. Celem pracy audytora wewnętrznego jest dodawanie wartości do organizacji poprzez usprawnienie efektywności operacyjnej, wzmocnienie kontroli wewnętrznych oraz wspieranie zarządu w zarządzaniu ryzykiem. Procedura audytu wewnętrznego zwykle posiada pewien schemat działania, ale konkretne składowe dostosowywane są pod potrzeby organizacji.

Czym zajmuje się audytor?

• Ocena ryzyka – audytorzy wewnętrzni regularnie przeprowadzają ocenę pod kątem ryzyka finansowego, operacyjnego, technologicznego, prawnego oraz ryzyka związanego z reputacją.
• Monitorowanie – audytor wewnętrzny sprawdza skuteczność i efektywność istniejących kontroli wewnętrznych. Celem jest zapewnienie zgodności procesów z obowiązującymi przepisami, politykami organizacji i standardami branżowymi. W przypadku stwierdzenia słabych punktów, audytor może zalecić usprawnienia.
• Doradztwo – audytor wewnętrzny często pełni rolę doradcy dla zarządu. Dostarcza tym samym cennych wskazówek dotyczących zarządzania, kontroli wewnętrznych oraz usprawnień operacyjnych.

Kiedy audyt wewnętrzny jest potrzebny?

Wiele organizacji wdrożyło regularne, zaplanowane cykle audytów wewnętrznych jako część ich stałego programu zarządzania ryzykiem i kontroli. Audyty te są przeprowadzane w regularnych odstępach czasu, tak, aby zapewnić ciągłą ocenę i monitoring procesów i systemów.

Jeśli więc w organizacji zostaną wykryte nieprawidłowości lub występują podejrzenia nadużyć, zaplanowany audyt ma na celu głębsze zbadanie tych problematycznych kwestii. Może to obejmować audyty ogólne, jak i skoncentrowane na określonych obszarach (np. w przypadku nieprawidłowości finansowych). Często proces ten planowany jest w momencie, gdy firma przechodzi przez znaczące zmiany, tj. fuzje, przejęcia, restrukturyzacje czy wprowadzenie nowych systemów IT.

Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie?

1. Planowanie
   Zdefiniuj, co audyt ma osiągnąć i wskaż zadania audytu wewnętrznego. Może on obejmować ocenę ryzyka, sprawdzenie zgodności z przepisami, ocenę efektywności kontroli wewnętrznych lub identyfikację obszarów do usprawnienia. Przydziel odpowiednie zasoby, w tym zespół audytowy oraz określ czas potrzebny na przeprowadzenie audytu.
2. Przygotowanie
   Zgromadź dokumentację i dane dotyczące audytowanego obszaru, tj. wcześniejsze raporty, polityki, procedury i dokumentacja finansowa. Zdefiniuj metody i narzędzia, które zostaną użyte do zbierania i analizy danych. Ustal kryteria oceny.
3. Realizacja
   Audytor wewnętrzny zbiera dane, przeprowadza wywiady z pracownikami, obserwuje procesy i testuje kontrolę wewnętrzną. Na tym etapie niezwykle ważne są notatki i bieżące wnioski.
4. Raportowanie
   Zanotuj wyniki audytu, w tym zidentyfikowane problemy oraz rekomendacje dotyczące zmian lub usprawnień. Przedstaw raport zainteresowanym osobom i omów wyniki oraz rekomendacje.
5. Monitorowanie i wdrażanie zmian
   Monitoruj, jak firma wdraża rekomendacje audytu. Zachowaj wszystkie dokumenty, związane z audytem.

Lista pytań kontrolnych a audyt wewnętrzny

W trakcie przeprowadzania audytów wewnętrznych paść mogą następujące, przykładowe pytania:

• Czy organizacja ma jasno zdefiniowane i zaktualizowane misje, cele i strategie?
• Czy istnieją jasne procedury i polityki dotyczące wszystkich kluczowych procesów operacyjnych?
• Czy pracownicy są świadomi procedur?
• Czy organizacja posiada formalny proces identyfikacji ryzyka?
• Czy istnieją odpowiednie strategie zarządzania ryzykiem dla głównych zagrożeń?
• Czy organizacja regularnie sprawdza zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami branżowymi?
• Czy zostały zidentyfikowane wszystkie wymagania prawne dotyczące działalności organizacji?

Sprawdź, jak odpowiedzieć na te pytania: https://www.ey.com/pl_pl/komitety-audytu/czy-zadales-te-pytania/audytor-wewnetrzny

Kto może przeprowadzić audyt wewnętrzy?

Najczęściej audyty wewnętrzne są przeprowadzane przez wydzielony, konkretny dział w organizacji. Ten dział składa się z profesjonalnych audytorów, którzy nie są zaangażowani w codzienne operacje audytowanej jednostki, co zapewnia im niezależność i obiektywność. Alternatywnie organizacje decydują się na wynajęcie zewnętrznych firm audytorskich do przeprowadzenia audytów wewnętrznych.

Jak przygotować raport z audytu wewnętrznego?

Przygotuj jasny i zorganizowany szablon raportu z audytu wewnętrznego, który powinien zawierać:

• Nagłówek. Tytuł audytu, nazwę audytowanej jednostki, daty przeprowadzenia audytu i nazwiska audytorów.
• Streszczenie wykonawcze. Krótkie podsumowanie celu audytu, głównych wniosków i zalecanych działań.
• Szczegółowy opis wyników. Opis każdego zidentyfikowanego problemu, wraz z dowodami i wpływem na organizację.
• Rekomendacje. Konkretne sugestie działań naprawczych dla każdego problemu.
• Załączniki. Dowody, dokumenty wsparcia i szczegółowe analizy.

Unikaj nadmiernego slangu branżowego i stwórz dokument, który będzie zrozumiały dla wszystkich odbiorców, włącznie z zarządem i innymi pracownikami, którzy mogą nie mieć fachowej wiedzy audytowej. Upewnij się, że wszystkie informacje w raporcie są dokładne i oparte na danych z audytu. Unikaj subiektywnych opinii i skup się na faktach oraz obiektywnych dowodach.

Na koniec podaj konkretne i realistyczne rekomendacje dotyczące tego, jak rozwiązać zidentyfikowane problemy. Rekomendacje powinny być praktyczne, możliwe do zrealizowania i dostosowane do możliwości organizacji. Warto także dołączyć ocenę ryzyka związanego z każdym znalezionym problemem, wskazując, jakie konsekwencje mogą wyniknąć, jeśli problem nie zostanie rozwiązany.