Jaka jest różnica między audytem a kontrolą? Jak się dobrze przygotować do audytu?

Cele i obszary działania kontroli wewnętrznej

Audyt wewnętrzny – definicja

Audyt wewnętrzny to najczęściej forma niezależnego dokumentu, który przyjmuje rolę doradczą i weryfikującą. Audyt wewnętrzny jest niezależny, obiektywny i nastawiony na realizację konkretnego celu. W założeniu ma usprawnić działanie operacyjne w danej organizacji oraz ułatwić ocenę dotychczasowych procesów.

Audyt wewnętrzny – cele i obszary

Cele audytu to m.in. pomoc w uporządkowaniu działań i wprowadzeniu bardziej metodycznego podejścia. Audyt wewnętrzny przede wszystkim skupia się na definiowaniu przyczyn nieprawidłowości. Bardzo często wykonuje się go w ramach prewencji, aby zmniejszyć ryzyko pojawiania się błędów i ewentualnego ryzyka. Docelowo po jego zakończeniu przedsiębiorstwo chce otrzymać konkretne wskazówki na poprawę skuteczności działań (oczywiście z zachowaniem wymogów prawa oraz standardów wewnętrznych). Obszary audytu wewnętrznego z założenia skupiają się na zarządzaniu ryzykiem, dzięki czemu pozwalają odpowiedzieć na pytania, tj. czy obecne operacje są wydajne? Czy założony cel jest osiągnięty?

Cele i obszary działania audytu wewnętrznego

Kontrola wewnętrzna – definicja

Kontrola wewnętrzna jest formą działalności, polegającą na sprawdzeniu i ocenianiu przebiegu wewnętrznych procesów. Podczas analizy ocenia się prawidłowość działań w kontekście zamierzonego celu. Kontrola przeprowadzona jest przez wyselekcjonowane organy wewnętrzne, które powołuje się do ceny funkcjonowania danej organizacji.

Kontrola wewnętrzna – cele i obszary

Cel kontroli wewnętrznej to przede wszystkim wskazanie konkretnych symptomów niepożądanych działań po zakończonym projekcie. Kontrola musi być przeprowadzona na podstawie wewnętrznych uregulowań i przyjętych norm. Jej obszary skupiają się przede wszystkim na kwestiach finansowych i rachunkowych, a ich celem jest stwierdzenie, czy wszystkie elementy przebiegły w sposób rzetelny i wiarygodny.

Jaka jest różnica między audytem wewnętrznym a kontrolą?

Kontrola jest oceną stanu faktycznego, w kontekście docelowego stanu pożądanego. To pewnego rodzaju porównanie, które pozwoli ocenić słuszność podejmowanych działań. Audyt z kolei ocenia czy stan obecny jest odpowiedni, aby doprowadzić do obranego celu. Jeśli specjalista uzna, że nie jest odpowiedni, konieczne będzie wskazanie konkretnych elementów, które należy poprawić.

O kontroli wewnętrznej i działalności Komitetu Audytu przeczytać można na stronie: Komitety audytu – kontrola wewnętrzna.

Przygotowanie do audytu

Okres przygotowania sprawozdania finansowego to zazwyczaj bardzo napięty czas dla wielu przedsiębiorstw, a niewłaściwie zaplanowany proces audytowy może stać się źródłem dodatkowych problemów oraz powodować wywieranie dużej presji na pracownikach lub odrywać ich od innych podstawowych obowiązków

Jak wygląda proces przygotowania do audytu?

1. Ocena jakości procesu sprawozdawczości
   - ocena kluczowych procesów finansowych w firmie z czterech perspektyw: ludzi, procesów, systemów IT oraz całej organizacji.
2. Ustalenie priorytetów i usprawnienie procesu zamknięcia
   - identyfikacja tzw. „wąskich gardeł”,
   - stworzenie i wdrożenie planu działania,
   - przegląd narzędzi oraz wymagań otrzymanych od audytora,
   - ocena wykonywanych czynności i ich usprawnienie.
3. Przygotowanie do audytu
   - przegląd dokumentacji na bazie otrzymanej od audytora listy dokumentów,
   - weryfikacja procesu przygotowania notatek technicznych

Wdrożenie uwag i zaleceń audytora

Uwagi audytora często wymagają uważnego, dokładnego, przemyślanego i proaktywnego podejścia w zakresie procesu badania, skorygowania danej kwestii czy komunikacji z inwestorami, organami regulacyjnymi i pozostałymi interesariuszami.

Droga do przygotowania dokumentacji dla audytu zaczyna się od diagnostyki, czyli analizy listy uwag zgłoszonych przez audytora. Na jej podstawie powstaje plan naprawczy obejmujący np. usprawnienie procesu, wzmocnienie kontroli, zwrócenie uwagi na techniczne kwestie rachunkowe, kwestie związane z IT, analiza porównawcza z praktykami rynkowymi. Tak przygotowany planu działania jest punktem wyjścia do wdrożenia rekomendacji. Końcowym etapem powinno być omówienie z audytorem przygotowanej dokumentacji odnoszącej się do jego uwag.

Jednak jeśli liczba uwag audytora wzrasta, przejście całego opisanego procesu, wprowadzanie korekt może pochłonąć znaczną ilość czasu i zasobów, a wypracowane wewnętrznie rozwiązanie może nie spełniać wymogów audytora. Dlatego warto zdecydować się na wsparcie ekspertów w przeprowadzeniu przez opisany proces. EY integrując doświadczenie w zakresie audytu, rachunkowości, podatków, procesów i IT, EY pomaga w zminimalizowaniu czasu i kosztów związanych z eliminowaniem nieprawidłowości oraz w dotrzymaniu terminów zadeklarowanych interesariuszom.

Podsumowanie

Audyt i kontrola to dwie ścieżki prowadzące do rozwoju przedsiębiorstwa. Poszukiwanie zgodności oraz nieprawidłowości pomoże wytypować problematyczne obszary oraz kierunek ewentualnych zmian. Przygotowanie do procesu audytu często okazuje się trudnym zadaniem dla wielu firm, a wiele z nich ma problemy z terminowym skompletowaniem wysokiej jakości dokumentacji wymaganej przez audytorów. Z tego względu warto korzystać z usług profesjonalnych doradców. Odpowiednie przygotowanie do audytu może wpłynąć na ograniczenie zaangażowania i czasu pracy działu finansowego, który może być poświęcony na inne priorytetowe zadania.