Transformacja SAP HCM do S/4HANA: Strategie i rozwiązania z pierwszej migracji do RISE

Brownfield SAP HCM – pragmatyzm zamiast ideologii

W dyskusjach o S/4HANA często pojawia się narracja „greenfield albo nic”. Tymczasem rzeczywistość dużych organizacji jest znacznie bardziej złożona. Systemy HR funkcjonują latami, obsługują krytyczne procesy płacowe, rozliczenia czasu pracy i dane wrażliwe. Ich całkowite przebudowanie od zera oznaczałoby ogromne ryzyko operacyjne.

Model brownfield w SAP HCM odpowiada na tę potrzebę, gdyż pozwala:

• zapewnić ciągłość aktualizacji prawnych dla obszaru HR zgodnie z cyklem wsparcia SAP,
• zachować sprawdzone procesy i wcześniejsze inwestycje w systemie HR, które są niezbędne dla Organizacji,
• ograniczyć obciążenie Biznesu po stronie Zamawiającego do minimum,
• znacząco skrócić czas projektu w porównaniu do pełnego modelu greenfield,
• skoncentrować wysiłek transformacyjny tam, gdzie przynosi on realną wartość.

W praktyce wdrożenie SAP HCM w scenariuszu brownfield jest ważnym etapem, który przygotowuje Organizację na kolejne, bardziej gruntowne zmiany systemu w kolejnych obszarach.

Wydzielenie SAP HCM jako „wyspy” – strategiczne konsekwencje

Jednym z kluczowych elementów sukcesu konwersji SAP HCM w sytuacji, kiedy dotychczas był osadzony na jednej instancji z modułami ERP jest jego wcześniejsze wydzielenie z takiej monolitycznej architektury. HR funkcjonujący jako osobna instancja:

• zyskuje niezależny harmonogram transformacji,
• nie musi dostosowywać się do długotrwałych projektów finansowych,
• staje się wyodrębnionym środowiskiem o potencjalnie prostszej kontroli operacyjnej i bezpieczeństwa, pod warunkiem wdrożenia odpowiednich mechanizmów (IAM, segmentacja sieci, DLP, SIEM/SOC).

Z perspektywy zarządczej to decyzja o dużym znaczeniu. Organizacja otrzymuje możliwość uczenia się na realnym projekcie, ale w ograniczonej skali. IT testuje nowe narzędzia i architekturę, bezpieczeństwo – nowe modele dostępu i kontroli, a biznes – funkcjonowanie systemu w nowej architekturze w szczególności w chmurowej. Wiedza zdobyta na projekcie transformacji środowiska HR procentuje później w znacznie większych programach ERP.

Dane i technologia – gdzie naprawdę kryją się ryzyka?

Doświadczenia z projektów konwersyjnych pokazują jasno: największym wyzwaniem nie jest sama technologia S/4HANA, lecz stan danych i historii systemu. Wieloletnie instalacje HR zawierają ogromne wolumeny informacji, z których znaczna część nie ma już wartości operacyjnej.

Świadome „oczyszczenie” systemu przed konwersją:

• skraca czas migracji,
• redukuje okna przestoju,
• obniża koszty utrzymania środowiska chmurowego,
• zwiększa stabilność systemu po migracji.

To moment, w którym organizacja powinna zadać sobie pytanie nie „co możemy przenieść?”, lecz „co naprawdę jest sens przenosić?”. Takie podejście wymaga dojrzałości decyzyjnej, ale w długim horyzoncie przynosi wymierne korzyści.

Narzędzia SAP jako test dojrzałości organizacji

Readiness Check, Simplification Item Check czy ATC są często postrzegane jako zestaw obowiązkowych raportów. W praktyce pełnią one znacznie ważniejszą rolę, gdyż są lustrem dojrzałości systemowej organizacji.

ATC szczególnie mocno weryfikuje rzeczywistość: pokazuje skalę customizacji, zależności kodu i narastający przez lata dług technologiczny. Organizacje, które traktują ten etap powierzchownie, przenoszą problemy w nowe środowisko. Te, które poświęcają czas na realną analizę, zyskują solidne fundamenty pod dalszy rozwój.

Software Update Manager i moment prawdy w transformacji

Software Update Manager (SUM) to techniczne serce konwersji, ale jednocześnie moment prawdy dla całego projektu. W fazie execution system zostaje zamknięty, a pole manewru znacząco się zawęża. W tym momencie nie da się już „ratować” decyzji, które nie zostały podjęte wcześniej.

Dlatego w projektach dojrzałych organizacji coraz częściej słyszy się tezę, że sukces konwersji rozstrzyga się przed uruchomieniem SUM, a nie w jego trakcie. SUM jedynie ujawnia jakość przygotowania: zarówno technicznego, jak i organizacyjnego.

Chmura, bezpieczeństwo i nowy model odpowiedzialności

Przejście HR do S/4HANA na platformę SAP Cloud ERP Private oznacza zmianę paradygmatu. Część odpowiedzialności przejmuje SAP poprzez Enterprise Cloud Services, ale nie zwalnia to organizacji z aktywnej roli. Wręcz przeciwnie – wymaga nowego modelu współpracy, planowania i komunikacji.

Projektanci architektury muszą myśleć jednocześnie o architekturze docelowej i tymczasowej, kontrolowanym ruchu sieciowym oraz bezpieczeństwie danych wrażliwych.

SAP HCM jako pierwszy system w chmurze, często wyznacza standardy, które później są replikowane w całym krajobrazie IT.

SAP HCM jako laboratorium zmiany organizacyjnej

Konwersja HCM do S/4HANA bardzo rzadko kończy się na samej technologii. W jej trakcie pojawiają się pytania o:

• przyszłość rozwiązań talentowych,
• sens utrzymywania starych mechanizmów autoryzacji,
• rolę Fiori jako nowego standardu interakcji z systemem.

To naturalny moment, w którym HCM przestaje być wyłącznie systemem administracyjnym, a zaczyna być platformą rozwoju organizacji.

Podsumowanie

Konwersja HCM do SAP S/4HANA w wersji brownfield to nie kompromis, lecz strategicznie zaplanowany etap transformacji. Dobrze przeprowadzona pozwala zbudować kompetencje organizacyjne, ograniczyć ryzyka przy kolejnych migracjach, uporządkować dane i architekturę oraz przygotować biznes na głębszą zmianę.

Liderzy powinni spojrzeć na HR nie tylko przez pryzmat kosztu, lecz jako na obszar pilotażowy transformacji.