KSeF: ostatni moment na przygotowanie się do e-Faktur

KSeF – plan wdrożenia Ministerstwa Finansów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, której celem jest usprawnienie i zautomatyzowanie procesu wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur elektronicznych. Głównym celem wdrożenia e-Faktury jest możliwość uzyskiwania wszystkich faktur sprzedaży w ustrukturyzowanej formie XML, a tym samym możliwość automatycznej weryfikacji merytorycznej całej populacji faktur wystawianych przez podatników.

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że KSeF stanie się obowiązkowy:

• 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

W maju resort finansów przedstawił roboczą wersję struktury logicznej dla e-Faktur, czyli FA(3) – czytaj więcej, a w czerwcu jej wersję finalną. 

Obowiązek KSeF dotyczyć będzie wszystkich podatników posiadających siedzibę na terytorium Polski, jak również podatników zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. fixed establishment, FE), o ile miejsce to będzie brało udział w danej transakcji. Warto zwrócić uwagę na zmiany w podejściu organów podatkowych do stałego miejsca prowadzenia działalności, które mogą wpłynąć na obowiązek stosowania KSeF. (Czytaj także: Nowe podejście do stałego miejsca prowadzenia działalności w VAT)

Jakie transakcje obejmie KSeF?

Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkie faktury sprzedażowe wystawiane w relacji B2B zarówno jeśli chodzi o transakcje krajowe, jak i dostawy towarów oraz świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników. W praktyce oznacza to, że KSeF obejmie także m.in. wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, eksport towarów, oraz eksport usług. Wszystkie te rodzaje transakcji będą musiały być raportowane w KSeF, chociaż sposób dostarczenia faktury do kontrahenta może się różnić.

Natomiast obowiązek wystawienia faktury przez KSeF nie będzie dotyczył m.in.: sprzedaży konsumenckiej, czyli transakcji realizowanych na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej – w takich przypadkach nie ma wymogu wystawiania faktury, chociaż można to zrobić dobrowolnie. Nie będą podlegać KSeF także faktury będące biletami na przejazd kolejowy, opłaty autostradowe czy lotnicze. Istnieją również kategorie sprzedaży, takie jak świadczenie usług zwolnionych z VAT, które mogą być dokumentowane innymi rodzajami dokumentów niż faktury.

KSeF – ostatni moment na przygotowania

Wdrożenie KSeF znacząco zmieni sposób, w jaki firmy będą zarządzać fakturami. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do przestrzegania wymogów dotyczących treści faktur, które muszą być zgodne z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie niezbędne informacje.

Proces wdrożenia KSeF w organizacji zajmuje kilka miesięcy. Obejmuje on wiele etapów, jak np. przeprowadzenie analizy obecnych procedur wystawiania i odbierania faktur w firmie, mapowanie danych, zidentyfikowanie obszarów, które wymagają dostosowania do nowych regulacji oraz upewnienie się, że stosowane oprogramowanie finansowo-księgowe jest zgodne z KSeF-em. Dopiero po uporządkowaniu wewnętrznego obiegu dokumentów służących wystawianiu e-faktur będzie można przystąpić do testów integracji z platformą, którą udostępni MF.

KSeF – wyzwania techniczne

Prawidłowe wdrożenie e-Faktury wymaga często zmiany w procesach podatkowych jak i samego wystawiania faktury np. ujednolicenie procesu gromadzenia danych i fakturowania w różnych działach – magazyn, sprzedaż, księgowość. Dlatego firmy muszą zwrócić uwagę na:

• kompletność danych: niezbędne jest zapewnienie, że wszystkie dane wymagane do wystawienia e-faktury są poprawne i kompletne;
• integrację z systemami: wiele firm korzysta z systemów EDI do przesyłania faktur, co wymaga dostosowania procesów do nowego systemu KSeF. Warto także podkreślić konieczność integracji z systemami stosowanymi w grupie międzynarodowej. W dużych międzynarodowych organizacjach często występuje proces zwany inter company mirror postings. Oznacza to, że gdy jedna spółka w grupie księguje fakturę sprzedażową, automatycznie następuje zaksięgowanie zakupu w drugiej spółce. W związku z tym firma musi uwzględnić raportowanie do KSeF, aby mieć pewność, że zaksięgowane transakcje są rzeczywiście potwierdzone fakturami.
• wydatki pracownicze: obecnie pracownik może dostarczyć wydrukowaną fakturę i poprosić pracodawcę o jej rozliczenie. Po zmianach pracodawca będzie miał ją bezpośrednio w systemie KSeF. Dlatego pojawia się kwestia reorganizacji sposobu rozliczenia wydatków pracowniczych.
• przygotowanie do testów: przed wdrożeniem KSeF, przedsiębiorcy powinni przeprowadzić dokładne testy, aby upewnić się, że wszystkie procesy działają poprawnie.

KSeF – ważne zmiany w przepisach

W wyniku konsultacji społecznych wprowadzono kilka istotnych zmian w regulacjach dotyczących KseF. Wśród nich warto zwrócić uwagę na:

• Faktury B2C: Obecnie nie ma obowiązku wystawiania e-Faktur dla transakcji B2C, ale przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać takie faktury przez KSeF.
• Faktury korygujące: Będą musiały być wystawiane przez KSeF, a numer faktury pierwotnej będzie musiał pojawić się w treści faktury korygującej. Warto zwrócić uwagę na nadchodzące zmiany dotyczące zasad ujmowania faktur korygujących. Pakietem Slim VAT wprowadzono obowiązek posiadania przez podatnika dokumentacji, z której wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania. Gdy KSeF stanie się obowiązkowy, te zasady ulegną modyfikacji. W przypadku sprzedawcy, jeśli faktura korygująca zostanie wystawiona przez KSeF, możliwe będzie pomniejszenie podstawy opodatkowania już w momencie jej wystawienia i wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że zniknie konieczność uzgadniania z nabywcą, zbierania dokumentacji i weryfikacji warunków.
• Kody QR: Faktury będą musiały zawierać kody QR, które mają służyć w sprawdzeniu ich zgodności z KSeF, tj. czy zostały wystawione w formacie *xml w KSeF oraz dane w nich zawarte są poprawne.
• Załączniki do faktur: Podatnicy będą mogli dołączać załączniki do e-Faktury. Warunkiem będzie uprzednie zgłoszenie takiego zapotrzebowania w usłudze e-Urząd Skarbowy. Trzeba jednak pamiętać, że załączniki będą mogły być przekazane w ustrukturyzowanej formie (nie w pliku PDF) i będą musiały zawierać dane zgodne ze schemą, co do zasady dotyczące elementów obowiązkowych faktury. W niektórych sytuacjach załączniki będą jedynym sposobem na wystawienie faktury w określonych branżach, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z dużą liczbą pozycji na fakturze. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, sama e-Faktura jest ograniczona do 1 megabajta. Jeśli podatnik spróbuje wysłać dokument bez załącznika, który przekracza ten limit, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostanie on odrzucony. Natomiast w przypadku dodania załącznika, limit rozmiaru pliku zwiększa się do 3 megabajtów.
• Tryb offline: Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-Faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. Jednak by korzystać z tego trybu, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. To rozwiązanie może spotkać się z dużym zainteresowaniem wśród podmiotów prowadzących sprzedaż detaliczną, u których pojawia się często trudność, aby w miejscu sprzedaży wystawić fakturę.

KSeF – modele wdrożenia

Obowiązek stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa nie tylko w zakresie obszaru technologicznego, który polega na integracji systemów księgowych i/lub bilingowych z KSeF. Równie ważny jest obszar procesowo-biznesowy, czyli dostosowanie procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur zakupowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych oraz obszar merytoryczny (podatkowy). Realizacja projektu wymaga zatem specjalistycznej wiedzy z zakresu prawa podatkowego i księgowości.

Aby skutecznie wdrożyć KSeF, przedsiębiorcy powinni:

• rozpocząć przygotowania jak najszybciej: Wczesne rozpoczęcie procesu wdrożeniowego pozwoli uniknąć problemów w ostatniej chwili.
• zainwestować w szkolenia: Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie korzystania z KseF i związanych z nim regulacji.
• współpracować z ekspertami: Wsparcie doradcze może pomóc w zrozumieniu skomplikowanych regulacji i dostosowaniu procesów do wymogów KSeF.

W kontekście zarządzania ryzykiem, kluczowe jest unikanie:

• ograniczania testów do minimum.
• przedwczesnego uznawania systemu za gotowy.

Ważna jest również rola testów przedwdrożeniowych, które powinny być dokładne i obejmować wszystkie aspekty funkcjonalności systemu. Jest to tym bardziej istotne, ponieważ obowiązek stosowania KSeF wpłynie też na szereg innych obowiązków, w tym właśnie na to, co podatnik będzie raportować w ramach JPK. Wdrożenie e-Faktury wiąże się bowiem z rozszerzeniem / uwzględnieniem numeru KSeF w innych składanych raportach (plikach XML) m.in. w nowej wersji pliku JPK_V7M oraz plikach JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Tym samym dzięki trzem bazom danych połączonych numerem KSeF organy podatkowe będą miały możliwość weryfikacji wewnętrznej spójności danych raportowanych przed podatników. Ministerstwo stara się zgromadzić jak najwięcej informacji, które umożliwią automatyczne przetwarzanie danych i ich wzajemne porównanie. W efekcie wszelkie działania kontrolne będą coraz bardziej ukierunkowane na konkretne rozbieżności między raportami konkretnych podatników a danymi dostarczanymi przez kontrahentów, w tym raportami w ramach JPK CIT oraz JPK VAT, a także informacjami przesyłanymi do KSeF. Dlatego kluczowy jest okres wdrożeniowy, aby dokładnie zmapować wszystkie obowiązki i odpowiednio się do nich przygotować.

KSeF 2026: Gdzie są dziś firmy?

Podczas webcastu „e-Faktura – KSeF w praktyce w świetle najnowszych zmian” zapytaliśmy uczestników o stan przygotowań firm do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ankieta składała się z dwóch pytań:

1. Na którym etapie przygotowania do wdrożenia KSeF jest Twoja Spółka?
2. Jakie podejście do wdrożenia KSeF wybrała Twoja Spółka?
   

Z przeprowadzonej ankiety* wynika, że:

• Niemal 20% uczestników znajduje się dopiero na początkowym etapie – wyboru dostawcy rozwiązania lub doradcy podatkowego wspierającego proces wdrożenia.
• Prawie 30% ankietowanych analizuje obecnie proces fakturowania i identyfikuje luki w tym procesie.
• Jedynie 16% respondentów zadeklarowało, że są na etapie implementacji rozwiązania.

Wyniki te pokazują, że znaczna część firm wciąż nie jest gotowa na obowiązkowe e-fakturowanie, które wejdzie w życie 1 lutego 2026 r.

Warto podkreślić, że wdrożenie e-faktur to nie tylko kwestia technologii – to przede wszystkim zmiana procesowa, która wymaga dostosowania procedur podatkowych i ścisłej współpracy między działami. Co istotne, niemal połowa uczestników webcastu zadeklarowała, że wdraża KSeF wyłącznie z dostawcą IT, co może wiązać się z ryzykiem podatkowym, jeśli nie zostaną uwzględnione wszystkie aspekty prawne i operacyjne.

*Badanie przeprowadzone 17 czerwca 2025 r. w trakcie webcastu EY: e-Faktura – KSeF w praktyce w świetle najnowszych zmian