Główna księgowa odchodzi. Jakie możliwości ma firma?

Rekrutacja

Rekrutacja nowego głównego księgowego często wydaje się naturalnym pierwszym krokiem. W praktyce jednak proces znalezienia odpowiedniego kandydata może trwać kilka miesięcy. Wynika to zarówno z wysokich wymagań kompetencyjnych, jak i ograniczonej dostępności doświadczonych specjalistów na rynku.

W sytuacji nagłego odejścia pracownika lub nieprzewidzianej absencji jest to zazwyczaj zbyt długi okres, aby skutecznie zabezpieczyć ciągłość działania działu finansowo-księgowego. W międzyczasie firma musi nadal terminowo realizować obowiązki sprawozdawcze, podatkowe oraz zapewniać bieżące wsparcie biznesu. Sama rekrutacja nie odpowiada więc na pytanie, jak zastąpić głównego księgowego w okresie przejściowym.

Dodatkowym wyzwaniem jest czas potrzebny na wdrożenie nowej osoby. Nawet najlepiej dopasowany kandydat potrzebuje czasu na poznanie specyfiki działalności, procesów, systemów oraz oczekiwań organizacji.

Wyznaczenie osoby z zespołu do czasowego przejęcia obowiązków

Alternatywnym rozwiązaniem jest powierzenie obowiązków głównego księgowego jednemu z członków obecnego zespołu. Takie podejście ma niewątpliwą zaletę, ponieważ wybrana osoba zna już specyfikę działalności firmy, stosowane procesy oraz wykorzystywane systemy.

Nie rozwiązuje jednak problemu w pełni. Przeniesienie pracownika na stanowisko głównego księgowego powoduje bowiem powstanie luki na jego dotychczasowym stanowisku, a pozostali członkowie zespołu często muszą przejąć dodatkowe obowiązki. W konsekwencji wzrasta ryzyko przeciążenia pracowników, opóźnień oraz błędów.

Jest to szczególnie widoczne w organizacjach zmagających się z brakami kadrowymi w księgowości, gdzie nawet krótkotrwała nieobecność kluczowej osoby może istotnie wpływać na efektywność całego działu. Co więcej, organizacja nadal pozostaje uzależniona od kompetencji pojedynczej osoby, a kwestia zapewnienia zastępowalności w zespole księgowym oraz dostępu do specjalistycznej wiedzy pozostaje nierozwiązana.

Takie rozwiązanie może sprawdzić się przy krótkich absencjach, jednak w przypadku kilkumiesięcznej nieobecności lub odejścia pracownika często okazuje się trudne do utrzymania w dłuższej perspektywie.

Wsparcie zewnętrzne

Coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z zewnętrznego wsparcia w formule zastępstwa głównego księgowego, outsourcingu funkcji głównego księgowego. Takie rozwiązanie pozwala szybko zabezpieczyć kluczowe procesy i zapewnić ciągłość działania bez konieczności oczekiwania na zakończenie procesu rekrutacyjnego.

W ramach takiej współpracy partner zewnętrzny może zapewnić przejęcie obowiązków głównej księgowej, objąć bieżący nadzór księgowy, a także zapewnić codzienne wsparcie zespołu księgowego. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi samodzielnie organizować zastępstwa ani podejmować ryzyka związanego z przeciążeniem obecnych pracowników.

Profesjonalna usługa zastępstwa księgowego może zostać uruchomiona w krótkim czasie, oferując szybkie wsparcie księgowe oraz kompleksowe wsparcie księgowe na czas nieobecności pracownika. Jest to szczególnie istotne podczas zamknięcia miesiąca, sporządzania sprawozdań finansowych, rozliczeń CIT i VAT czy współpracy z audytorami.

Rozwiązanie to sprawdza się zarówno wtedy, gdy główna księgowa złożyła wypowiedzenie, jak i w przypadku urlopu macierzyńskiego, długotrwałego zwolnienia lekarskiego lub innych sytuacji skutkujących nieobecnością głównego księgowego. W zależności od potrzeb firmy partner zewnętrzny może zapewnić czasowe zastępstwo księgowe, rolę tymczasowej głównej księgowej lub bardziej kompleksowy outsourcing głównego księgowego.

Dla wielu organizacji jest to również skuteczne wsparcie działu księgowości w sytuacji kryzysowej, pozwalające utrzymać terminowość procesów finansowych i podatkowych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka operacyjnego.

Co istotne, coraz częściej takie wsparcie staje się początkiem długofalowej współpracy. Przedsiębiorstwa przekonują się bowiem, że outsourcing głównej księgowej pozwala nie tylko zabezpieczyć organizację na czas nieobecności pracownika, ale również zwiększyć dostęp do specjalistycznej wiedzy, ograniczyć ryzyko kadrowe oraz zapewnić większą elastyczność organizacyjną. Dodatkową korzyścią jest dostęp do kompetencji całego zespołu ekspertów, a nie wyłącznie jednej osoby.

Podsumowanie

Odejście lub długotrwała nieobecność głównej księgowej może zagrozić terminowości rozliczeń i ciągłości pracy działu finansowego. Rekrutacja nowej osoby jest rozwiązaniem docelowym, ale zwykle wymaga czasu na znalezienie i wdrożenie odpowiedniego kandydata.

Czasowe przekazanie obowiązków członkowi zespołu może sprawdzić się krótkoterminowo, choć wiąże się z ryzykiem przeciążenia pracowników i powstania kolejnej luki kadrowej. Zewnętrzne wsparcie pozwala szybko zabezpieczyć kluczowe procesy oraz uzyskać dostęp do szerszego zespołu ekspertów. Wybór rozwiązania powinien uwzględniać przewidywany czas nieobecności, dostępne kompetencje i skalę ryzyka operacyjnego.