B2B i umowy cywilnoprawne pod lupą PIP

Rekomendacje dla fim

1. Diagnoza i analiza potrzeb – start projektu

Pogłębiony kwestionariusz oraz rozmowy z kluczowymi osobami pozwalają zebrać dane o praktykach B2B w organizacji. Analiza obejmuje cały cykl życia kontraktu: od rekrutacji, przez onboarding, ustalenia umowne, komunikację, wynagrodzenia, świadczenia, rozliczenia, dokumentowanie usług, bieżącą współpracę, aż po offboarding.

Lista kontrolna EY wspiera przegląd kluczowych elementów kontraktu i pozwala zidentyfikować obszary ryzyka.

2. Warsztat z klientem – wypracowanie rozwiązań

Przygotowanie warsztatu: wspólne określenie celów, ról, tez oraz kryteriów sukcesu. Klient aktywnie uczestniczy w procesie, współtworząc zakres spotkania.

Struktura warsztatu: prezentacja wyników analizy, identyfikacja ryzyk, benchmarki rynkowe, wypracowanie konkretnych rozwiązań i mapy drogowej dalszych działań.

Efekt: dokument z uzgodnionym modelem działania, listą kolejnych kroków oraz mapą drogową wdrożenia.

3. Kompleksowa higienizacja modelu B2B

Przegląd umów i dokumentów wewnętrznych pod kątem typowych błędów: niewłaściwy opis usług, zbiegi tytułów wynagradzania, brak swobody czasu/miejsca świadczenia usług, nieprawidłowa dokumentacja, błędna nomenklatura ról, brak odrębnych procedur dla B2B, czynności zarządcze w ramach B2B.

Wypracowanie precyzyjnej mapy działań minimalizujących ryzyka.

4. Zakotwiczenie i utrwalenie wiedzy

• Opracowanie polityk, procedur, komunikacji do kontraktorów oraz wytycznych – instytucjonalizacja wiedzy i trwałość zmian.

• Przygotowanie uniwersalnego dokumentu regulującego zasady współpracy z kontraktorami („tarcza ochronna” zarządu przed ryzykiem uznania modelu za sztuczny lub szkodliwy podatkowo).

5. Dodatkowe elementy wsparcia

Szkolenia online dla kontraktorów – interaktywne sesje Q&A, praktyczne wskazówki, omówienie najczęstszych błędów i dobrych praktyk.

Kafeteria klauzul umownych – zestaw możliwych sformułowań zakresów usług do umów B2B, elastyczność i precyzja w definiowaniu ról i odpowiedzialności.

Przewodnik Kompas kontraktora – praktyczne wskazówki minimalizujące ryzyko reklasyfikacji, checklisty, wzory dokumentów, dobre praktyki.

6. Przykłady wdrożeń EY

Audyt i optymalizacja procesów B2B m.in. dla globalnych sieci medialnych, grup agencyjnych, firm technologicznych, deweloperów. Efektem były reorganizacje procesów, zwiększenie przejrzystości, usprawnienie współpracy z kontraktorami, wdrożenie nowych procedur i dokumentacji gotowej do okazania inspektorom PIP-u. 

7. Sprawdzone rezultaty i cele realizowane wspólnie z biznesem

• Diagnoza ryzyk – identyfikacja konkretnych zagrożeń i „znalezisk” w modelu B2B.
• Wypracowanie rozwiązań – współpraca z partnerem merytorycznym, który wnosi wiedzę rynkową, benchmarki i doświadczenie, ale kluczowe jest zaangażowanie przedstawicieli biznesu, by rozwiązania były praktyczne i nie blokowały rozwoju.
• Konsensus i buy-in – budowanie zgody i zaangażowania w organizacji.
• Transfer wiedzy i edukacja – podnoszenie świadomości, przekazanie praktycznych narzędzi. 
• Zmniejszenie ryzyka zarządu – wypracowanie uzasadnienia biznesowego struktury i zasad/ elementów rzeczywistości definiowanych przez spółkę – „swoista tarcza ochronna”.
• Podwaliny pod funkcję compliance – tworzenie fundamentów dla dedykowanej roli w organizacji, odpowiedzialnej za umowy cywilnoprawne.
• Proces, KPIs, procedury i narzędzia – wdrożenie procesów, wskaźników efektywności, procedur i narzędzi na przyszłość.
• Efektywność czasowa – nie tracimy czasu na eksperymentowanie. 

Nawet po wstrzymaniu reformy PIP-u ryzyko reklasyfikacji istnieje. Praktyka pokazuje, że dobrze przeprowadzony audyt, warsztat z ekspertami i wdrożenie rekomendacji pozwalają nie tylko zminimalizować ryzyka reklasyfikacji, lecz także poprawić efektywność współpracy z kontraktorami. Bezpieczny pracodawca to świadomy pracodawca – przygotowany na nowe realia rynku pracy 2026 r., gotowy na kontrolę i spokojny o przyszłość firmy.