Lovpligtig arbejdstidsregistrering og databeskyttelse
v. Julie Gerdes og Bodil Brabæk
Julie Gerdes, leder af arbejds- og ansættelsesret i EY Danmark, skød webinaret i gang med det, hun kaldte gode nyheder omkring de nye regler om arbejdstidsregistrering.
Regler, der er et arbejdstidsdirektiv fra EU, som implementeres i alle EU-medlemslande. Det er tænkt som en beskyttelse af hviletid og pauser, maksimal ugentlig arbejdstid og lign. Der været fokus på fx 48 timers-og 11 timers-reglen.
Det er forskelligt, hvordan medlemslandene har implementeret reglerne. I Danmark har vi valgt en såkaldt minimumsimplementering. Og her kommer den gode nyhed: det er netop blevet meldt ud af beskæftigelsesministeren, at der ikke kræves registrering af, hvornår på dagen, arbejdet er udført. Vi undgår altså sandsynligvis minutiøs registrering, selvom det ikke fremgår af lovteksten.
Loven, der træder i kraft 1. juli i år, kræver, at arbejdsgivere indfører et system, der kan registrere medarbejdernes daglige arbejdstid.
Der er metodefrihed, og der er ikke krav til et særligt system. Blot det er pålideligt, tilgængeligt og objektivt.
Nu skal der udarbejdes en politik, procedurer for tidsregistrering, og arbejdsgiverkontrol heraf skal dokumenteres, ansættelseskontrakter skal tilrettes, tillæg for selvtilrettelæggere skal udarbejdes, og arbejdsgiverne skal i gang allerede nu. Derudover skal de huske, at der rent faktisk er undtagelser til reglen om registrering - det er medarbejdere, som falder i kategorien selvtilrettelæggere, og som følge heraf ikke skal tidsregistrere, som ikke er omfattet af reglerne af maksimum ugentlig arbejdstid på 48 timer samt 11 timers-hviletidsreglen.
I en glidende overgang til de nye processer omkring tidsregistrering startede Bodil Brabæk, leder af Data Privacy Law, EY Danmark, sit oplæg om databeskyttelse.
I forhold til de nye tidsregistreringsprocesser kom hun blandt andet ind på, at man skal være opmærksom på, at de systemer, der implementeres, meget vel kan bruges til andre formål end blot tidsregistrering, hvilket også får betydning ift. de overvejelser, man skal gøre databeskyttelsesretligt – ikke mindst vurdering af rette lovgrundlag for persondatabehandlingen.
Derudover skal bl.a. oplysningstekster til medarbejderne opdateres, og man skal have fokus på, om databehandleraftale er opdateret.
I forhold til den bredere databeskyttelse og informationssikkerhed kom Bodil Brabæk bl.a. ind på den megen ny lovgivning. Hun pointerede, at vi kigger ind i et meget komplekst regulatorisk marked. Der er mange nye regelsæt, man skal forholde sig til, og en fællesnævner er, at de alle på hver sin måde regulerer behandlingen af data.
Tværgående regelsæt stiller krav til det tværfaglige samarbejde og overblik.
Særligt ét ord håbede Bodil Brabæk, tilhørerne gik hjem med, nemlig ansvarlighed.
”Vi kigger ind i et verdensbillede, hvor der er fokus på dataetik. I er nødt til at efterleve reglerne – også når ingen kigger,” sagde hun.
Til slut berørte hun AI, der ikke er til at komme uden om, når man taler om digitalisering og ansvarlighed.
AI er på alles læber, og den nye AI-forordning rammer alle relevante operatører i AI-leverandørkæden og sætter krav til den samlede AI-livscyklus – fra design til ibrugtagning og løbende monitoring.
Herudover er definitionen af AI bred, hvilket betyder, at mange organisationer allerede bruger AI. Også af den grund anbefalede Bodil Brabæk, at man først og fremmest igangsætter en ”hovedrengøring”. For at være med på den digitale bølge må virksomhederne starte fra bunden og sikre overblik over processer, systemer, data og leverandører og identificere og håndtere ricisi. Dette er en forudsætning, inden de kører op ad den virtuelle ’digitale rulletrappe’.
Bæredygtighedsrapportering – CSRD
v. Lars Fermann og Gitte Gram Løth
Lars Fermann, partner og leder af EY’s Climate Change and Sustainability Services (CCaSS), lagde ud med et kort rids af CSRD, EU’s nye rapporteringsdirektiv.
CSRD består af 12 sektoragnostiske standarder. Det dækker både E’et, S’et og G’et og giver 82 nye oplysningskrav med flere end 1100 datapunkterne. Her pointerede Lars Fermann, at tallet skal ses i lyset af, at virksomheder kun skal rapportere på relevante datapunkter, og at de typisk har flere af datapunkterne i forvejen.
Alle store virksomheder er omfattet af direktivet. Der er lavet en indfasningsordning til CSRD startende med store børsnoterede virksomheder og nedefter.
Noget, der også stiller krav, er, at der er krav om ekstern verifikation.
”Ledelsesberetningen bliver fremover et stykke længere, da den vil indeholde oplysningskravene,” lød det fra Lars Fermann, der fortsatte med et godt råd:
”Der er en del små agendaer, og mange ting skal sættes i gang. Én person kan ikke gøre det alene. Skab overblikket og find ud af, hvor I står i dag, og hvordan I kommer videre.”
Dernæst tog Gitte Gram Løth, associate partner i EY, over med en gennemgang af, hvordan kravene rammer SMV’er.
SMV’er udgør størstedelen af den samlede europæiske økonomi, og de spiller derfor en vigtig rolle i den grønne omstilling og EU’s ambition om at opnå netto-nuludledning af drivhusgasser inden 2025.
Selv om man ikke bliver direkte ramt af kravene, så vil man sandsynligvis blive indirekte ramt, så det er en god idé at hoppe med.
November 2023 blev der udgivet et udkast til en kommende frivillig rapportering målrettet SMV’er. Standarderne er baseret på proportionalitetsprincip, så den følger CSRD, men er tilpasset SMV’ernes ressourcer.
Mens vi venter på disse, er det fordelagtigt at starte med at få overblik over emner, der forventes at indgå i den endelige version af den frivillige ESRS for SMV’er. Fx overblik over energiforbrug og CO2-udledning, medarbejdere og arbejdsmiljø samt politikker og diversitet.
Lars Fermann og Gitte Gram Løth sluttede oplægget med at pointere, at danske virksomheder er godt med. Mange virksomheder har styr på, fx hvor meget vand de bruger. Nu skal der styr på al data.
Rundt om hovedaktionæren, skatte- og afgiftsoptimeringer
v. Majbritt Davidsen
”Det kan være dyrt at dø – men det behøver det ikke at være.”
Sådan startede Majbritt Davidsen, senior manager i EY, sit oplæg.
Hun forklarede videre, at mange virksomhedsejere ikke er klar over, hvor stor en byrde det kan være, når de går bort.
Den gode nyhed er, at man kan være med til at nedsætte den økonomiske byrde, et dødsfald kan være.
Hvorfor er det dyrt? Blandt andet pga. dødsboskatten og boafgiften. Der er principielt mulighed for at opnå besparelser på begge dele.
De fleste kender boafgiften. Kun ægtefæller, velgørende foreninger m.v. er fritaget for denne afgift. De nærmeste skal betale 15 % - alle andre skal betale 36,25. Her er det overraskende for mange, at søskende – for nuværende – ikke indgår som ’nærmeste’.
Majbritt Davidsen opstillede to tænkte scenarier, der viste, hvor meget man betaler i skatter og afgifter ved en samlet formue på 10 mio. Udfordringen ligger i, at den skat, der skal betales, skal findes et sted. Her kan man være nødt til at sælge ud af eventuel virksomhed eller ejendomme for at realisere det nødvendige kontantbeløb der skal bruges til betalingen af skatter og afgifter.
Hun fremhævede eventuelle fremtidige initiativer, fx nedsat boafgift ved generationsskifte i erhvervsvirksomheder fra 15 % til 10 % og personskattereformen, hvor man fx nedsætter boafgift ved arv til søskende.
Optimering og rettidig omhu er altid en god idé, slog hun fast.
Det kan være relevant at undersøge potentiale for skatte-/afgiftsbesparelser ved ejerskab over fx værdipapirporteføljer, faste ejendomme og personlig virksomhed – afgørende er, om de aktiver man ejer, bærer en udskudt skat med sig. Det er også vigtigt at overveje de kedelige dokumenter, alle taler om, men færre får gjort noget ved. Fx et testamente, der kan være fordelagtigt i mange situationer.
Fremtidsfuldmagter blev også berørt. Disse er især vigtige, hvis man er virksomhedsejer. Det er en forsikring til den dag, det bliver aktuelt, at fx virksomhedsejer mister evnen til at handle.
Nyt på regnskabsområdet
v. Carsten Jeppesen
Nyt år betyder typisk nye love og regler.
Carsten Jeppesen, senior manager i EY, kom bl.a. ind på de skærpede krav om revisionspligt og øgede krav om revisorinddragelse ved regnskabsaflæggelse for mindre selskaber i regnskabsklasse B. De træder i kraft fra og med det regnskabsår, der begynder 1. januar 2023 eller senere.
Dernæst blev oplysningspligten om anvendte digitale bogføringssystemer berørt. Datoen for ikrafttræden er ikke helt på plads endnu, men forventes at blive 1. juli 2024, altså regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere. Kravene indbefatter, at virksomheden skal give oplysninger om det digitale bogføringssystem, som virksomheden anvender.
Der er også lovændringer, som ikke er vedtaget, men som forventes vedtaget. Mest væsentligt er ændring i årsregnskabsloven om forhøjelse af størrelsesgrænser for regnskabsklasserne. Dette forventes vedtaget og træde i kraft for regnskabsår, der begynder 1. januar 2024 eller senere.
Carsten Jeppesen kom også omkring behandling af indefrosne feriemidler, og hvad man skal huske i forbindelse med det. Der skal her ske løbende indeksering og korrekt præsentation af feriemidlerne.
Omkring investeringsejendomme er der en opdateret vejledning fra Erhvervsstyrelsen. Den hjælper virksomheder, der måler investeringsejendomme til dagsværdi og henvender sig især til dem, der måler til dagsværdi, med løbende regulering over resultatopgørelsen, da muligheden for måling til dagsværdi over egenkapitalen forventes at udgå af årsregnskabsloven.
”Vi er inde i en periode med mange makroøkonomiske ændringer, der kan påvirke mange forhold i regnskaberne,” sagde Carsten Jeppesen.
Her nævnte han bl.a. inflation, højere renter, geopolitisk udvikling, pres på forsyningskæder og usikkerhed om fremtiden. Disse ting kan påvirke ikke bare regnskaberne, men også andre forhold i driften.
EY har udgivet flere publikationer, hvor der bliver gået i dybden med fortolkning af regnskabslovgivningen, illustreret anvendelsen heraf samt værktøjer til at sikre compliance ved regnskabsaflæggelsen. De kan downloades fra vores side om Årsregnskabsloven.
Nyt på skatteområdet og nye ejendomsvurderinger
v. Mark L. Hovesen og Jesper P. Havgaard
Med personskattereformen kom især ændringen i topskatten og den nye top-topskat.
”Skattesatsen for aktieindkomst ændres dog ikke,” lød det fra oplægsholderne Mark L. Hovesen, tax manager i EY, og Jesper P. Havgaard, senior tax manager i EY. Blandt andet derfor er det vigtigt og økonomisk fordelagtigt at planlægge sin lønpakke, og det kan være relevant at overveje skattefri virksomhedsomdannelse for erhvervsdrivende i VSO.
Andet, der også er nyt, er prioriteringerne i 2030-planen, der skal understøtte dansk erhvervsliv med fx nedsættelse af satsen for bo- og gaveafgiften samt indførelse af skematisk model for værdiansættelse. Disse forventes kun at vedrøre erhvervsmæssige virksomheder. Derudover en prioritering af et forhøjet F&U-fradrag.
Udvalgte lovændringer blev præsenteret. Herunder loftet for indskud på aktiesparekonto og indførelse af kildeartsbegrænsning for tab på aktier optaget til handel på multilaterale handelsfaciliteter. Samt nedsættelse af afskrivningssatsen for bygninger mv. til 3 % på anskaffelser fra 1. januar 2023 og frem.
Det blev slået fast, at man skal være opmærksom på arbejdsgivers betaling af kontingenter til netværksgrupper, da visse kontingentbetalinger anses som skattepligtige.
Der var også en kort status på praksis omkring overdragelse af ejendom. Bl.a. at 1982-cirkulæret er erstattet af et 2021-cirkulære, som får virkning på nye vurderinger. En række afgørelser har sat rammerne for særlige omstændigheder og udvidet praksis herfor.
Dernæst kom en kort indflyvning på de meget diskuterede ejendomsvurderinger, der har konsekvenser for alle, som ejer og lejer fast ejendom.
Vi skal betale skat af helt nye vurderinger – disse er dog ikke klar endnu, og derfor er der sendt foreløbige vurderinger ud. Det betyder, at vi i en periode betaler en aconto ejendomsskat med risiko for potentiel fremtidig efteropkrævning med tilbagevirkende kraft.
I 2024 er status, at de første endelige vurderinger er i gang med at blive sendt ud. Først i 2025/2026 ser vi nogle af de endelige vurderinger for erhvervsvurderinger.
Der er ingen klage- eller indsigelsesmuligheder for de foreløbige ejendomsvurderinger. Kun i helt særlige tilfælde kan de ændres.
Først når de endelige vurderinger kommer, åbnes for den normale klageadgang. Her skal man være opmærksom på, at man skal kunne argumentere for et ændringsbehov på minimum 20 %.
Der er indført overgangsregler, der i vist omfang beskytter mod stigninger og eventuel efterregulering. Det indbefatter fx skatterabatordning, indefrysning og stigningsbegrænsning.
Overgangsreglerne indbefatter også den automatiske tilbagebetalingsordning.
