Elektronisk tidsregistrering bliver obligatorisk på danske arbejdspladser fra den 1. juli 2024.
Den elektroniske tidsregistrering rykker ind på danske arbejdspladser til sommer. Dette er følgen af et nyt lovforslag om registrering af medarbejderes daglige arbejdstid, som blev fremsat den 8. november 2023 med ikraftræden den 1. juli 2024. Lovforslaget udskyder den oprindelige ikrafttrædelsesdato, som var den 1. januar 2024.
Lovforslaget er en følge af en dom fra EU-Domstolen i den såkaldte Deutsche Bank sag fra 2019, som pålagde samtlige medlemsstater at indføre minimumsregler om arbejdsgivernes registrering af medarbejderes daglige arbejdstid.
Lovforslaget indebærer omfattende krav til arbejdsgiverne, da det nu bliver lovpligtigt for alle arbejdsgivere at registrere og dokumentere medarbejderes daglige arbejdstid i et tidsregistreringssystem med henblik på overholdelse af gældende hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid.
Lovforslaget har indtil den 12. oktober 2023 været i høring og vil nu blive behandlet i Folketinget. Det fremsatte lovforslag indebærer markante ændringer i arbejdstidsloven.
Den forlængede ikrafttrædelsesdato forventes at ville hjælpe virksomhederne med at sikre succesfuld implementering af de nye krav, som indebærer store administrative og systemtekniske opgaver for langt de fleste virksomheder.
Krav om registrering af daglig arbejdstid i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system
Lovforslaget kræver, at arbejdsgiverne indfører et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der gør det muligt at måle den enkelte medarbejders daglige arbejdstid.
Herudover fremgår det af lovforslaget, at medarbejderen under hele ansættelsesforholdet skal have adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, ligesom arbejdsgiveren skal sørge for at opbevare de registrerede oplysninger i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
Præcis hvordan der skal tidsregistreres, bestemmer de nye regler ikke. Der er således ifølge bemærkningerne til lovforslaget metodefrihed for arbejdsgiverne med henblik på opfyldelse af registreringskravet – dog skal systemet leve op til kravene om at være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”.
Hvornår på dagen er arbejdet udført?
Da arbejdstidsregistreringssystemet ikke alene skal sikre overholdelse af medarbejderens maksimale ugentlige arbejdstid men også den daglige og ugentlige hviletid, bliver det et krav, at tidsregistreringssystemet også registrerer hvornår på dagen, at arbejdet er udført.
Undtagelse for ”selvtiltrettelæggere”
Tidsregistreringskravet vil som udgangspunkt gælde alle medarbejdere, da hensynet bag registreringskravet er at sikre, at reglerne i arbejdstidsloven om daglig og ugentlig hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid bliver overholdt.
I lovforslaget foreslås det dog, at såkaldte ”selvtilrettelæggere” kan undtages fra kravet om registrering af den daglige arbejdstid, den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer, pausereglerne samt natarbejdereglerne.
Medarbejderen er i følge lovforslaget ”selvtilrettelægger” når arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles og eller fastsættes på forhånd, eller når medarbejderen selv kan bestemme, hvornår og hvordan arbejdet udføres, fx når der er tale om personale med ledelsesfunktioner eller andet personale, der har betydelige beføjelser til at træffe selvstændige beslutninger.
Lovforslaget nævner som eksempler medarbejdere i det højere ledelseslag, visse akademikere, senioradvokater og andre, som har en betydelig grad af frihed og selvstændighed i udførelsen af arbejdet.
Der skal således en hel del til, før medarbejderen kan siges at være selvtilrettelægger.
Der skal foretages en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder – det er ikke tilstrækkeligt, at arbejdsgiverne inddeler medarbejderne i kategorier og herudfra bestemmer, at hele grupper/kategorier er selvtilrettelæggere.
Ansættelsesbeviser skal ændres
Det skal fremgå af ansættelsesbeviset eller et tillæg hertil, at medarbejderen er selvtilrettelægger, og som følge heraf er undtaget fra tidsregistreringsreglerne samt reglerne i arbejdstidslovens bestemmelser om pauser, maksimal ugentlig arbejdstid samt natarbejde. Fremgår dette ikke af ansættelsesbeviset, er medarbejderen omfattet af reglerne ligesom alle andre.
Endelig anbefaler vi, at det i samtlige ansættelsesbeviser – bortset fra selvtilrettelæggerne - indskærpes, at medarbejderne har pligt til at registrere den daglige arbejdstid i overensstemmelse med virksomhedens politik om arbejdstidsregistrering, samt at manglende overholdelse heraf kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Der skal udarbejdes en politik om arbejdstidsregistrering
Men trods metodefrihed vil der fremover blive pålagt arbejdsgiverne en betydelig administrativ byrde, da kravene om et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system i sig selv indebærer massive krav til arbejdsgiverne. Arbejdsgiverne skal således udarbejde en udførlig politik om arbejdstidsregistrering, som informerer medarbejderne klart og tydeligt, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Hvad er sanktionerne, såfremt medarbejderne ikke registrerer sin arbejdstid? Det skal yderligere fremgå, at arbejdsgiveren foretager overvågning og kontrol af de registrerede data for at sikre dokumentation af overholdelse af reglerne, at data er korrekte samt sikrer, at medarbejderne ikke kommer i farezonen for at overskride den maksimale ugentlige arbejdstid, pausereglerne eller reglerne om den ugentlige og daglige hviletid. Arbejdsgiverne skal således kunne dokumentere, at der iværksættes de fornødne tiltag for, at medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven.
Husk GDPR – ellers kan det blive dyrt
Endelig er det helt afgørende, at arbejdsgiverne sørger for at implementere de nye regler i organisationens GDPR-processer, fortegnelser og dokumenter mv. Medarbejderne skal forud informeres om arbejdsgiverens registrering af arbejdstiden, der skal udstedes nye privatlivsmeddelser (privacy notice) til medarbejderne om den nye registrering, GDPR-fortegnelsen (den såkaldte art. 30-fortegnelse) skal opdateres, databehandleraftaler skal opdateres eller udarbejdes, dataprivacy by design skal sikres, risikovurderinger skal udarbejdes samt arbejdsgiveren skal dokumentere, at de almindelige principper for lovlig behandling af personoplysninger er opfyldt (lovligt grundlag, dataminimering, sletteprocedurer, indsigt og tilgang til data mv.)
Sanktioner
Sanktionerne for manglende overholdelse af de nye regler er godtgørelse, bøder og påbud. Således kan medarbejderne tildeles en individuel godtgørelse, såfremt reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer ikke er overholdt. Retspraksis har indtil nu typisk udmålt denne godtgørelse til mellem 25-50.000 DKK og mere, såfremt der er særlige graverende omstændigheder. Såfremt reglerne i arbejdsmiljøloven ikke overholdes, vil arbejdstilsynet kunne pålægge bøder og udstede påbud til arbejdsgiverne.
Endelig vil overtrædelse af GDPR-reguleringen kunne betyde bøder op til 4 % af virksomhedens globale årlige omsætning.
Endelig må det, som følge af de nye regler om registrering af den daglige arbejdstid, forventes, at medarbejdere, fagforeninger, arbejdstilsynet og andre myndigheder vil have langt lettere ved at kunne løfte bevisbyrden for, at reglerne ikke er overholdt. Såfremt arbejdsgiverne ikke har overholdt reglerne om registrering af den daglige arbejdstid, tillægges det efter lovforslaget processuel skadesvirkning, hvilket må forventes at ramme arbejdsgiverne hårdt.
Arbejdsgivere skal i gang nu!
Da de nye regler efter lovforslaget træder i kraft den 1. juli 2024, er det afgørende, at arbejdsgiverne allerede nu igangsætter implementeringen af de nye krav til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid, da der som ovenfor beskrevet venter arbejdsgiverne en massiv opgave. Tidsfaktoren bliver essentiel i forhold til at sikre succesfuld implementering af de nye regler.
Kontakt
EY kan hjælpe med at sikre, at jeres arbejdstidsregistreringssystem lever op til kravene i den kommende lovgivning samt bistå med en teknisk implementering samt juridisk udarbejdelse af de nødvendige arbejdstidspolitikker, GDPR-dokumenter, ansættelsesbeviser m.v.
Du er velkommen til at kontakte EY’s specialister:
Julie Gerdes, Partner, Head of Labor- and Employment Law, tlf. 2529 3403
Søren M. Plaugmann, Partner, Technology Consulting, tlf. 5158 2882
Artiklen blev bragt første gang i Børsen den 26. oktober 2023. Artiklen her er opdateret den 10. november 2023.
