Wie der EY KI‑Agent die steuerliche Bescheidprüfung optimiert

Vom manuellen Prozess zur intelligenten Prüfung – das EY Tax Notice Center: Automatisiert. Zuverlässig. Konzernweit skalierbar.

Überblick

• Ein KI‑gestütztes Fristen‑ und Bescheidmanagement sorgt für Transparenz, automatische Prüfungen und gezieltes manuelles Eingreifen bei Abweichungen.
• Strukturiertes Bescheidmanagement ist ein zentraler Bestandteil von Tax CMS und Risikomanagement und hilft, finanzielle und haftungsrechtliche Folgen zu vermeiden.
• Durchgängige Workflows, automatisierte Datenextraktion und Human‑in‑the‑Loop machen die Bescheidprüfung effizient und konzernweit skalierbar.

Je nach Unternehmensgröße und Zahl der Betriebsstandorte treffen jährlich Tausende steuerliche Bescheide ein. Wer hier den Überblick behalten will, benötigt nicht nur tiefes Fachwissen, sondern auch erhebliche Ressourcen und Organisationstalent. Denn mit jedem Bescheid müssen umfangreiche Zahlen und Daten geprüft werden, und zwar oft Monate oder sogar Jahre später, als die zugehörige Steuererklärung eingereicht wurde. Umso wundersamer ist die Vorstellung, dass der Bescheidprüfungsprozess weitgehend automatisiert abläuft. Eine zentrale Übersicht bietet jederzeit einen vollständigen Blick auf die Fristen, die KI‑gestützte Bescheidverarbeitung und den Bearbeitungsstatus aller fristgebundenen Vorgänge. Manuelles Eingreifen ist nur dann erforderlich, wenn definierte Schwellenwerte überschritten werden, Abweichungen zwischen Bescheid und Erklärung identifiziert wurden oder einzelne Bearbeitungsschritte bewusst einer gesonderten Freigabe vorbehalten sind. Genau das bietet unser EY Tax Notice Center.

Unangenehme Konsequenzen vermeiden

Für die Steuerabteilung handelt es sich um eine gewichtige Innovation. Denn die Praxis sieht so aus, dass sich Bescheide mit gleichen oder zeitlich nah beieinanderliegenden Einspruchsfristen oft kumulieren – etwa infolge steuerlicher Außenprüfungen. Komplexe Dokumente müssen mit höchster Sorgfalt in kürzester Zeit bearbeitet werden. Eine lückenhafte Kontrolle kann dabei schwerwiegende Konsequenzen haben. Fehlerhafte Festsetzungen können kurzfristig zu Liquiditätsproblemen führen, während die bindende Wirkung von Grundlagenbescheiden die Finanzplanung dauerhaft beeinflusst.

Teil des Risikomanagements

Zudem muss die Geschäftsführung nachweisen, dass sie ihrer Organpflicht nachkommt und steuerrelevante Prozesse wirksam überwacht. In einem funktionierenden Tax CMS sind daher sämtliche Kontrollen sorgfältig zu dokumentieren, um steuerliche, haftungsrechtliche und Reputationsrisiken zu minimieren. Das Bescheidmanagement bildet dabei einen wesentlichen Baustein und muss in das übergeordnete Risikomanagement eingebettet sein.

Aufwand minimieren

Beim EY Tax Notice Center orchestriert ein intelligentes Fristenkontroll- und Bescheidmanagement den gesamten Workflow über den vollständigen Lebenszyklus eines Bescheids hinweg – von der Erfassung bzw. den digitalen Bescheidabruf im Fristenkontrollbuch über die KI‑gestützte inhaltliche Prüfung bis hin zu möglichen Einsprüchen, Zahlungsvorgängen und der finalen Archivierung. Klare Aufgaben- und Verantwortlichkeitszuweisungen sorgen dabei für Transparenz und Effizienz. Im Ergebnis reduziert sich der Aufwand für die Bescheidprüfung auf ein Minimum – und die steuerliche Expertise im Unternehmen kann sich genau darauf konzentrieren, wo sie den größten Mehrwert schafft: die wirklich kritischen Sachverhalte.

Vom Wunsch zur Wirklichkeit

Alle eingehenden Bescheide – unabhängig davon, ob digital bereitgestellt oder klassisch per Post zugestellt – werden zunächst im Fristenkontrollbuch erfasst. Dabei unterstützt ein KI‑Agent die Steuerabteilung sowie das Sekretariat bzw. die Posteingangsstelle bei der Post‑ und Fristerfassung, indem er relevante Bescheiddaten automatisiert ausliest und strukturiert aufbereitet. Zudem extrahiert der KI‑Agent definierte Bewegungsdaten – etwa Summen‑ und Einzelwerte – aus dem Bescheid sowie aus der zugrunde liegenden Steuererklärung oder entsprechenden Berechnungslisten. Welche Datenpunkte dabei verpflichtend zu prüfen sind, lässt sich je Bescheidart über standardisierte Prüfumfänge konfigurieren.

Abb.: Tax Notice Center
Intelligentes Fristenkontroll- und Bescheidmanagement

Abb.: Beispiel Fristenkontrollbuch
Intelligentes Fristenkontroll- und Bescheidmanagement

Automatisierte Datenextraktion

Die erforderlichen Steuererklärungsdaten können entweder direkt im System hochgeladen oder über Schnittstellen aus Vorsystemen bereitgestellt werden. Bei digitalen Steuerbescheiden, denen sämtliche enthaltenen Informationen zusätzlich in maschinenlesbarer Form (XML) beigefügt sind, kann der KI‑Agent diese strukturierten Daten direkt verarbeiten. Bei klassisch zugestellter Post werden die Dokumenteninhalte analysiert, strukturiert und in ein maschinell auswertbares Datenformat überführt. Auf diese Weise entsteht unabhängig vom Eingangsformat eine einheitliche digitale Datengrundlage für die Fristerfassung und die nachgelagerte Bescheidprüfung.

Konzernweit nutzbar

Anhand der erfassten Bescheidinformationen berechnet das System automatisch die jeweils maßgebliche Rechtsbehelfsfrist. Dabei berücksichtigt es unter anderem lokale Feiertagsregelungen. Über entsprechende Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Fristlogik zudem auf weitere Jurisdiktionen mit vergleichbarem Veranlagungs‑ und Bescheidwesen ausweiten. Die berechnete Frist kann bei Bedarf manuell angepasst werden, um besondere verfahrensrechtliche Konstellationen oder Einzelfälle sachgerecht abzubilden. Optional lässt sich darüber hinaus ein Vier-Augen-Prinzip implementieren, bei dem ein:e Reviewer:in die erfassten Daten sowie die berechnete Rechtsbehelfsfrist vor der inhaltlichen Bescheidprüfung prüft und freigibt.

Human-in-the-Loop

Nach der Fristerfassung wird die inhaltliche Prüfung und Weiterverarbeitung des Bescheids in einen individuell konfigurierbaren Workflow überführt. Dieser ermöglicht eine strukturierte Bescheidprüfung und ‑verarbeitung durch die Steuerabteilung oder – je nach Ausgestaltung – unter Einbindung externer Beratung. Die Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie die Auswahl des jeweils passenden Workflows erfolgen automatisiert nach dem „Human-in-the-Loop“-Prinzip. Grundlage hierfür sind die Ergebnisse der initialen KI‑gestützten Vorprüfung – etwa die Überschreitung definierter Schwellenwerte oder festgestellte Abweichungen zwischen Bescheid und Erklärung – ergänzt um weitere vordefinierte Kriterien wie Gesellschaft, Steuerart, Bescheidart oder Veranlagungsjahr.

Individuelle Prozesse

Auf dieser Basis entsteht eine integrierte Kollaborationsplattform, in der automatisierte Verarbeitung und fachliche Expertise gezielt zusammenwirken. Neben der internen Steuerabteilung lassen sich externe Berater strukturiert einbinden, wodurch auch eine gezielte Auslagerung einzelner Bearbeitungsschritte ermöglicht wird. Jeder Arbeitsschritt ist zudem mit einer eigenen Bearbeitungsfrist versehen und wird systemseitig kontinuierlich überwacht. Wird eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigt, greift ein (konfigurierbarer) Eskalationsmechanismus, der automatisch Prozessverantwortliche informiert. So wird eine lückenlose Fristenkontrolle auch bei komplexen, arbeitsteiligen Prüfprozessen gewährleistet und die Einhaltung steuerlicher Fristen nachhaltig abgesichert.