Dienstreisen und Compliance: Reisedaten – das A und O

In kaum einem anderen Bereich haben sich die Rahmenbedingungen so stark geändert wie in der Business Travel Compliance. Anforderungen aus dem Arbeits‑, Steuer‑ und Sozialversicherungsrecht greifen heute eng ineinander. Gleichzeitig haben Behörden Zugang zu deutlich umfangreicheren Informationen als früher. Deswegen wird die Qualität (Korrektheit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit) der Reisedaten immer relevanter.

Schon kleinste Ungenauigkeiten in den Reisedaten können die Zuverlässigkeit der nachgelagerten Schritte unterminieren. Nur mit konsistenten, global verfügbaren Reisedaten lassen sich Posted‑Worker‑Meldungen, A1‑Prozesse, Equal‑Pay‑Bewertungen und Payroll‑Folgen zuverlässig steuern. Da die zuständigen Behörden heutzutage immer enger zusammenarbeiten und immer mehr Daten abgleichen, können selbst vermeintlich minimale Ungereimtheiten schwerwiegende Folgen haben.

Intensivere Prüfung durch die Behörden

Ein aktuelles Beispiel aus Österreich zeigt, welchen Einfluss die Datenqualität auf Audits hat: Behörden mehrerer Städte forderten Hotelgästelisten an, glichen diese mit Arbeitgeberdaten ab und prüften, ob Unternehmen ihren Pflichten zu EU Posted Worker, A1 und Equal Pay nachkamen. Parallel dazu nutzten sie dieselben Reisedaten, um anhand des Ecomonic-Employer-Prinzips die steuerliche Zuordnung der Vergütung zu bestimmen. Die Folge: Einige der geprüften Unternehmen hatten die Dienstreisen ihrer Belegschaft nicht vollständig erfasst und mussten nun selbst für sehr kurze Aufenthalte eine Shadow Payroll aufsetzen.

In vielen EU‑Mitgliedstaaten ist die Entsendung von Personal unmittelbar mit steuerlichen Pflichten verknüpft, was im Falle von Compliance-Verstößen zu Sanktionen führt. Mit der schrittweisen Umsetzung des neuen Betrugsbekämpfungsgesetzes 2025 (BBKG) in Österreich ist dort zudem mit weiteren Prüfungen zu rechnen. Die Lektion daraus ist eindeutig: Kleine Datenlücken können große, multidisziplinäre Folgen haben. Doch nicht nur Österreich nimmt Dienstreisen intensiver unter die Lupe, auch Deutschland und Kanada beispielsweise intensivieren ihre Bemühungen, Verstöße aufzudecken.

Ausländische Unternehmen verstärkt im Fokus am Beispiel Kanada

In Kanada setzt die Behörde Canadian Revenue Agency (CRA) auf spezialisierte Audits, internationalen Datenaustausch und Analysen, um ausländische Arbeitgeber gezielt zu kontrollieren. Die Behörde sendet an sämtliche betroffene Konzerneinheiten der auffälligen Unternehmen einen Audit Letter und fordert Reisedaten aus vergangenen Jahren an. Fehlen dann strukturierte Informationen, steigen Steuern, Zinsen und Bußgelder deutlich an. Die Audits sind außerdem eng mit Reputationsrisiken verbunden. Gleichzeitig explodiert der operative Aufwand, da mehrere Geschäftsstellen parallel antworten und Daten aufbereiten müssen. Mehr dazu in unserem Artikel „Dienstreisen nach Kanada und Lohnsteuerprüfung. Kostspielige Nachzahlungen und Strafen vermeiden“.

Vereinigtes Königreich: Präzise Reisedaten als Voraussetzung für Erleichterungen

Doch es gibt auch Beispiele, in denen die korrekte Erfassung von Reisedaten nicht nur zu einem erfolgreich durchgeführten Audit führt, sondern auch zur Erleichterung der Besteuerungsprozesse. Das britische Short Term Business Visitor Arrangement (STBV) verdeutlicht, wie wichtig präzise und vollständige Reisedaten für die steuerliche Beurteilung und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sind. Es ermöglicht Arbeitgebern, unter bestimmten Voraussetzungen von der Erhebung von PAYE-Lohnsteuer („Pay As You Earn“) für kurzfristige Geschäftsreisende abzusehen.

Voraussetzung hierfür ist, dass

• die betreffende Person in einem Land ansässig ist, mit dem das Vereinigte Königreich ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat,
• sie sich innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums nicht länger als 183 Tage im Vereinigten Königreich aufhält und
• die Vergütung in bestimmten Zeiträumen nicht von einem britischen Unternehmen oder einer britischen Betriebsstätte getragen wird.

Für Aufenthalte von bis zu 90 Tagen sind zusätzliche Detailangaben erforderlich. Bei Aufenthalten von weniger als 60 Tagen kann die Person zudem als bei einem ausländischen Arbeitgeber beschäftigt gelten, sofern alle weiteren Bedingungen erfüllt sind.

Die Erleichterungen greifen jedoch nur, wenn die Reisedaten vollständig, einheitlich, verlässlich und taggenau dokumentiert sind und sämtliche Schwellenwerte präzise überwacht werden. Ein zentraler, validierter Reisekalender schafft die notwendige Transparenz und ermöglicht es Unternehmen, gegenüber der britischen Steuerbehörde HMRC und internen Audit-Stellen jederzeit belastbare Nachweise zu erbringen.