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Dienstreisen nach Kanada und Lohnsteuerprüfung

Kostspielige Nachzahlungen und Strafen vermeiden

Grundsätzlich sind Vergütungen für eine Tätigkeit in Kanada dort steuerpflichtig. Eine Verpflichtung, Lohnsteuer abzuführen, besteht zunächst einmal selbst dann, wenn ein anzuwendendes Doppelbesteuerungsabkommen das Besteuerungsrecht dem anderen Staat (beispielsweise Deutschland) zuweist. Doch eine kostspielige Prüfung durch die kanadische Finanzbehörde und die regelmäßig darauf folgende Festsetzung von Nachzahlungen ist mit einfachen Mitteln vermeidbar.

Vorgehensweise der kanadischen Finanzbehörde

Die kanadische Finanzbehörde hat eine Abteilung, die darauf spezialisiert ist, ausländische Unternehmen der Steuerumgehung zu überführen. Dabei nutzt sie die Instrumente der Datenanalyse und Mustererkennung, um festzustellen, bei welchen ausländischen Unternehmen eine Prüfung mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Feststellungen (und damit zu einer Nachzahlung) führen wird. Verdächtig sind insbesondere Unternehmen, die bisher keine Freistellungsbescheinigung im Sinne von Regulation 102 beantragt oder keine Steuern einbehalten haben, obwohl es Dienstreisen nach Kanada gab.

Wenn die Behörde ein zu prüfendes Unternehmen identifiziert hat, fragt sie bei allen Einheiten der Unternehmensgruppe, deren Beschäftigte in Kanada beruflich tätig waren, per Brief die für die Prüfung erforderlichen Informationen ab („audit letter“). Ab diesem Punkt ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich. Adressiert wird dieser Brief in der Regel an die Geschäftsführung, die Leitung der Steuerabteilung oder den bzw. die CCO. Je nach Anzahl der betroffenen Einheiten erhalten die betroffenen Unternehmen Dutzende solcher „audit letters“.

Erhebliches Risiko

In die Prüfung bezieht die Behörde regelmäßig auch vergangene Jahre ein. Daher können erhebliche Beträge an Steuern, Zinsen und Strafen anfallen. Zudem ist die Datenbeschaffung für die meisten Unternehmen sehr aufwendig und stressbehaftet.

Handlungsempfehlung

Unternehmen mit Beschäftigten, die Dienstreisen nach Kanada unternehmen, sollten sicherstellen, dass sie entweder für die betreffenden Personen Freistellungsbescheinigungen organisieren oder kanadische Lohnsteuer abführen. Eine andere (einfachere) Möglichkeit ist in vielen Fällen die Beantragung des Status als „Certified Qualifying Non-Resident Employer“. In jedem Fall ist ein globaler Reisekalender wie etwa der EY BTC Travel Calendar unerlässlich, um die steuerliche Compliance in Kanada (und ggf. anderen Staaten) sicherzustellen.

Ihre Kontaktperson für diesen Artikel: Philipp Klewitz

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