Facylitacja - co to jest i na czym polega rola facylitatora w pracy grupowej?

Współczesne środowisko biznesowe charakteryzuje się wysokim stopniem złożoności (VUCA/BANI), co sprawia, że tradycyjne, hierarchiczne modele zarządzania spotkaniami stają się nieefektywne. W tym kontekście to właśnie tytułowa facylitacja wyrasta na kluczową kompetencję liderską, która służy optymalizacji procesów grupowych.

Facylitacja (łac. facilitas - łatwość) to specjalistyczna forma pracy z grupami, której charakterystyczną cechą jest neutralność. Polega na tworzeniu takich warunków, aby zespół samodzielnie odkrył, co dla niego najważniejsze i najlepsze, oraz wypracował rozwiązania, z którymi będą identyfikować się wszyscy uczestnicy spotkania.

Facylitacja sprawdza się w różnorodnych zespołach złożonych z ekspertów, w sytuacjach kiedy trudno o efektywne spotkania, zwłaszcza jeśli w grę wchodzą drażliwe albo skomplikowane tematy. Obecność neutralnego facylitatora pomaga szczególnie, gdy:

• zespół boryka się z problemem rutynowego podejścia;
• potrzebne są kreatywne rozwiązania i innowacyjne perspektywy;
• konieczne jest podjęcie integracji po różnych fuzjach i gdy potrzeba połączenia różnych kultur organizacyjnych i procesów;
• projekt wymaga zaangażowania szerokich kręgów pracowników o różnych specjalnościach; facylitacja, poprzez włączanie pracowników w procesy decyzyjne, bezpośrednio podnosi ten wskaźnik;
• niezbędne jest podjęcie szybkiej decyzji.

Facylitacja bardzo przydaje się również wtedy, gdy w grupie dominują określone osoby, zaś opinie innych pozostają przytłumione. Nie warto jednak na siłę facylitować spotkań, jeżeli decyzja wydaje się łatwa, a dodatkowo mogą ją podjąć dwie czy trzy osoby.

Chociaż terminy „facylitacja”, „moderacja” i „szkolenie” są niekiedy używane wymiennie, różnią się celem, rolą prowadzącego i przebiegiem.

Moderacja nie zmierza do osiągnięcia określonego rezultatu - chodzi o sprawny przepływ informacji i dyskusji. Facylitacja natomiast jest zorientowana na cel: grupę prowadzi się w taki sposób, aby wspólnie wynalazła i zaakceptowała rozwiązanie. Szkolenie z kolei skupia się na przekazaniu wiedzy i rozwoju umiejętności. W praktyce wiele ról zawodowych - trenera, coacha czy scrum mastera - wykorzystuje umiejętności facylitacyjne w ramach swoich szerzej definiowanych obowiązków.

Dobrze przeprowadzona facylitacja przynosi zespołom wymierne i wielopoziomowe korzyści.

• Decyzje podejmowane są świadomie i kolektywnie, a uczestnicy czują się współodpowiedzialni za rezultat.
• Dzięki zaangażowaniu wszystkich, również „cichych” członków zespołu, rodzą się nowe perspektywy i innowacyjne rozwiązania.
• Poprzez modelowanie konstruktywnego dialogu facylitator wpływa na poprawę relacji w grupie i buduje atmosferę zaufania.
• Techniki facylitacyjne przyspieszają wydobywanie istotnych informacji i podejmowanie decyzji. W konsekwencji liczba spotkań się zmniejsza, a te, które się odbywają, są krótsze i bardziej produktywne.
• Dobry facylitator zna pułapki myślenia grupowego i umie im zapobiegać. Jeśli podczas dyskusji dochodzi do impasu lub staje się ona dysfunkcyjna, facylitator ma narzędzia, aby ruszyć dalej albo wrócić na właściwe tory.