Nowe uprawnienia PIP od 2026 r. w pytaniach i odpowiedziach

Zdecydowanie warto w informować kontraktorów o zasadach współpracy pomiędzy nimi a firmą. Komunikacja taka jest dopuszczalna i rekomendowana, pod warunkiem że:

• nie ma na celu wprowadzania w błąd ani ukrywania faktów,
• służy transparentności i edukacji, aby obie strony rozumiały zasady współpracy, swoje prawa i obowiązki,
• nie ingeruje w treść zeznań, lecz np. wyjaśnia, jakie elementy faktycznej współpracy mogą być istotne dla inspektora PIP.

Zaplanowanie takiej komunikacji może znacząco zmniejszyć ryzyko błędnej oceny stosunku pracy przez PIP.  Warto podkreślić, że działania mają na celu bezpieczeństwo obu stron i zgodność z prawem. Ryzyko, w przypadku wykrycia nieprawidłowości, jest po obu stronach.

Tak. Jasne wytyczne dla menedżerów i kontraktorów ograniczają ryzyko nieporozumień i niekontrolowanych reakcji podczas kontroli. PIP ma prawo do przesłuchań i zadawania pytań w trakcie kontroli. Przygotowanie polityki i procedur współpracy z kontraktorami, strategii firmy oraz jej przedstawicieli na wypadek kontroli pozwoli sprawować nadzór na informacjami przekazywanymi do PIP. 

Reklasyfikacja umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę przez PIP dotyczy relacji między pracownikiem a pracodawcą. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., to spółka jest odrębnym podmiotem prawnym. Jeśli firma współpracuje z jednoosobową spółką z o.o. i ta spółka wystawia faktury za usługi, to inspektorzy PIP nie będą mogli bezpośrednio reklasyfikować umowy między tą spółką a firmą.

Jednakże, jeśli inspektorzy stwierdzą, że osoba wykonująca pracę w ramach tej spółki działa w rzeczywistości jako pracownik (np. podlega kierownictwu firmy, w której świadczy usługi), mogą podjąć działania w celu ustalenia, czy nie doszło do naruszenia przepisów prawa pracy wobec takiej osoby.

Współpraca z osobą poprzez spółke z o.o. nie daje tarczy ochronnej przed nowymi przepisami.

Tak, zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, który ma wejść w życie od 1 stycznia 2026 r., nowe uprawnienia PIP będą dotyczyć wszystkich umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia i umów o dzieło, jeżeli w praktyce spełniają one cechy stosunku pracy. Inspektor będzie mógł administracyjnie stwierdzić istnienie stosunku pracy i przekształcić taką umowę w umowę o pracę, jeśli występują elementy podporządkowania, stałe godziny, miejsce pracy wskazane przez zleceniodawcę czy ciągłość i powtarzalność oraz wynagradzanie za czas, a nie za efekt. To oznacza, że status ucznia lub studenta nie wyłącza ryzyka reklasyfikacji.

PIP nie ogranicza się wyłącznie do umów B2B istniejących w dniu kontroli. Zgodnie z projektowanymi przepisami inspektor może badać także umowy zakończone w ciągu roku przed kontrolą, aby ocenić, czy w tym okresie występowały cechy stosunku pracy. Jeśli w przeszłości kontraktor pracował w warunkach typowych dla etatu, nawet jeśli obecnie ma umowę o pracę, PIP może uznać, że stosunek pracy istniał wcześniej i wydać decyzję obejmującą ten okres. Co więcej, choć PIP formalnie analizuje rok wstecz, informacja o naruszeniu trafia do ZUS i urzędu skarbowego, które mogą dochodzić zaległych składek i podatków za okres do pięciu lat, zgodnie z przepisami o przedawnieniu.

Liczy się wyłącznie faktyczny charakter współpracy, a nie to, kto chciał danego typu umowy. Prawo pracy i projektowane przepisy PIP opierają się na ocenie, czy relacja spełnia przesłanki stosunku pracy (podporządkowanie, miejsce i czas pracy, brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy), a nie na preferencjach stron. Nawet jeśli kontraktor nalegał na B2B, ale w praktyce pracuje jak etatowiec, inspektor może uznać, że stosunek pracy istnieje i wyda decyzję o reklasyfikacji. Dobrowolność wyboru formy współpracy nie chroni przed konsekwencjami – liczy się rzeczywistość, nie zapis w umowie ani intencja stron.

Podpisanie dodatkowego dokumentu, w którym kontraktor potwierdza chęć współpracy na zasadach B2B, może być elementem dokumentacji, ale samo w sobie nie chroni przed reklasyfikacją. PIP i sądy nie kierują się wyłącznie intencją stron, tylko faktycznym sposobem wykonywania pracy. Nawet jeśli kontraktor wyraził pisemną zgodę na B2B, a w praktyce pracuje jak pracownik (podporządkowanie, stałe godziny, miejsce pracy wskazane przez firmę), inspektor może dokonać przekwalifikowania na stosunek pracy.

Urząd może łatwo ustalić, że w danej firmie jest dużo umów B2B, ponieważ dysponuje wieloma źródłami danych i narzędziami analitycznymi. Informacje o działalności gospodarczej i spółkach jednoosobowych są jawne w rejestrach takich jak KRS czy CEIDG, a dane z faktur trafiają do systemu JPK, co pozwala analizować strukturę kosztów firmy. Deklaracje podatkowe i składkowe, takie jak PIT-11, PIT-4R czy ZUS DRA, pokazują brak zatrudnienia przy wysokich kosztach usług zewnętrznych, co jest sygnałem dla organów. Dodatkowo stosowane są algorytmy ryzyka i systemy analityczne, które wykrywają nietypowe wzorce, np. dużą liczbę kontraktorów w jednej branży, a branże takie jak IT czy outsourcing są profilowane jako podwyższone ryzyko. Organy wymieniają się też informacjami między sobą, a zgłoszenia od kontraktorów do PIP często inicjują kontrole. Nawet publiczne źródła, takie jak ogłoszenia rekrutacyjne z dopiskiem „B2B tylko” czy aktywność w mediach społecznościowych, mogą być analizowane. W praktyce urząd nie potrzebuje donosu – wystarczą dane z JPK, deklaracji podatkowych i analizy algorytmiczne, aby wychwycić firmy z dużą liczbą umów B2B.

Po wydaniu decyzji PIP o istnieniu stosunku pracy w zależności od okresu wskazanego w decyzji trzeba cofnąć się do początku współpracy i potraktować ją jak zatrudnienie na umowę o pracę. Oznacza to konieczność korekty list płac, naliczenia zaległych składek ZUS i zaliczek na PIT, a także uwzględnienia wszystkich uprawnień pracowniczych, takich jak urlopy, nadgodziny czy świadczenia chorobowe, za cały okres objęty decyzją. Dodatkowo informacja o decyzji trafia do ZUS i urzędu skarbowego, które mogą dochodzić należności nawet do 5 lat wstecz, więc korekty obejmują nie tylko wynagrodzenia, ale też dokumentację kadrowo-płacową i rozliczenia podatkowe. To jest główne źródło kosztów i ryzyka dla firm w przypadku reklasyfikacji.

Jeśli zmienicie umowę B2B i faktyczny sposób współpracy tak, aby nie zawierała cech stosunku pracy, to może być to dobry krok w sstronę mniejszego ryzyka na przyszłość, ale nie eliminuje ryzyka kontroli za wcześniejsze okresy. Organy (PIP, ZUS, US) badają stan faktyczny wstecz, a nie tylko aktualny model. Zgodnie z projektem przepisów PIP może analizować umowy zakończone w ciągu roku przed kontrolą, ale w praktyce – jeśli stwierdzi naruszenia – ZUS i US mogą dochodzić roszczeń nawet do 5 lat wstecz, ponieważ taki okres obejmuje przedawnienie składek i podatków. Oznacza to, że wszystkie dokumenty dotyczące danego kontraktora z poprzednich lat mogą być przedmiotem kontroli, nie tylko te sprzed ostatnich 12 miesięcy.

Tak, zmiana formy współpracy na umowę o pracę nie wyłącza ryzyka dotyczącego wcześniejszych okresów. Organy kontrolne – PIP, ZUS czy US – oceniają faktyczny charakter relacji wstecz, niezależnie od tego, że strony później zawarły umowę o pracę. Jeśli w przeszłości występowały cechy stosunku pracy (np. podporządkowanie, stałe godziny, miejsce pracy wskazane przez firmę), inspektor może uznać, że stosunek pracy istniał już wcześniej. W praktyce oznacza to możliwość naliczenia zaległych składek ZUS, zaliczek PIT, korekt VAT oraz roszczeń pracowniczych (np. urlopy, nadgodziny) za okres do roku wstecz dla zakończonych już umów.

To jest kwestia dwóch różnych mechanizmów. Projektowane przepisy mówią, że PIP może analizować umowy zakończone w ciągu roku przed kontrolą, czyli w praktyce inspektor sprawdza relacje z ostatnich 12 miesięcy, aby ocenić, czy występowały cechy stosunku pracy. Natomiast jeśli inspektor stwierdzi, że faktycznie był stosunek pracy, to informacja trafia do ZUS i urzędu skarbowego, a te organy naliczają zaległe składki i podatki zgodnie z przepisami o przedawnieniu zobowiązań – czyli do 5 lat wstecz. 

Po stronie kontraktora ryzyka i konsekwencje reklasyfikacji są równie istotne jak dla firmy. Przede wszystkim traci on możliwość rozliczania kosztów działalności i korzystania z preferencyjnych form opodatkowania (np. podatek liniowy, ryczałt), co oznacza wyższe obciążenia podatkowe. Może być zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS i podatków za okres do pięciu lat wstecz, wraz z odsetkami. Dodatkowo pojawia się ryzyko korekt VAT, jeśli wystawiane faktury zostaną uznane za „puste” w kontekście stosunku pracy. Kontraktor może też utracić prawo do odliczeń i ulg podatkowych, a w skrajnych przypadkach grozi mu odpowiedzialność karno-skarbowa. Z drugiej strony, reklasyfikacja daje mu prawa pracownicze – urlop, świadczenia chorobowe, ochronę socjalną – ale kosztem elastyczności i wyższych stawek netto, które były możliwe w modelu B2B.

Tak, w przypadku odwołania spółki od decyzji PIP do sądu kontraktor jest stroną postępowania, ponieważ spór dotyczy ustalenia istnienia stosunku pracy między nim a firmą. Interesy spółki i kontraktora mogą być rozbieżne – spółce zależy na utrzymaniu modelu B2B, a kontraktor może być zainteresowany uzyskaniem statusu pracownika (np. ze względu na świadczenia i ochronę socjalną). Zgodnie z zasadami postępowania cywilnego, osoba, której prawa lub obowiązki są bezpośrednio objęte decyzją, musi być uczestnikiem sprawy, więc kontraktor będzie formalnie stroną w procesie sądowym.

Tak, rozwiązanie umowy B2B i natychmiastowe zatrudnienie tej samej osoby na umowę o pracę po wydaniu decyzji PIP może być interpretowane przez sąd jako potwierdzenie, że wcześniejsza współpraca miała cechy stosunku pracy. Taki krok może osłabić argumentację spółki, że relacja była w pełni biznesowa, ponieważ zmiana formy zatrudnienia może wyglądać jak przyznanie racji inspektorowi. Nie oznacza to automatycznej przegranej, ale w praktyce sąd może uznać, że decyzja PIP była zasadna, skoro firma sama zmieniła model współpracy. Dlatego w przypadku odwołania warto przygotować spójną linię obrony – np. wskazać, że zmiana wynikała z nowych okoliczności, potrzeb biznesowych lub chęci uniknięcia dalszych sporów, a nie z przyznania, że wcześniejszy model był nielegalny.

Grzywna wynikająca z decyzji PIP co do nieprawidłowej formy zatrudnienia jest nakładana na pracodawcę jako podmiot, czyli spółkę, ponieważ to ona jest stroną stosunku pracy i odpowiada za jego prawidłowe ukształtowanie. Jednak w przypadku poważniejszych naruszeń (np. uporczywe łamanie prawa, uchylanie się od obowiązków) możliwa jest również odpowiedzialność osobista członków zarządu na gruncie przepisów Kodeksu karnego lub karno-skarbowego – np. za nieopłacanie składek czy podatków.

Tak. PIP wraz z wejściem ustawy uzyska możliwość wydania decyzji administracyjnej uznającej, że w danej relacji występuje stosunek pracy, jeśli spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy – podporządkowanie, odpłatność, miejsce i czas wyznaczone przez zleceniodawcę. Decyzja wiąże strony, choć można się od niej odwołać do sądu pracy.

Dla firmy oznacza to obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS i podatków (nawet za 5 lat), ryzyko kar finansowych oraz ewentualne roszczenia pracownika o urlopy, nadgodziny czy odprawy

Tak, i to bez wcześniejszego zawiadomienia. Inspektorzy mogą żądać dokumentów, umów, list płac, ewidencji czasu pracy oraz przesłuchiwać pracowników i kontraktorów. Najczęściej kontrolowane branże to IT, budownictwo, logistyka i marketing.

Nie. Ryzyko dotyczy fikcyjnych B2B, a także umów zlecenia i umów o dzieło, w których osoba faktycznie wykonuje pracę podporządkowaną, ciągłą. Jeśli kontraktor działa samodzielnie, ma kilku klientów i ponosi ryzyko gospodarcze – model B2B pozostaje bezpieczny. Reforma PIP zmierza do zniwelowania sztucznych konstrukcji B2B gdzie faktycznie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.

Nie, formalnie PIP jest instytucją chroniącą ich prawa. W praktyce jednak kontrola może dotyczyć ich relacji z firmą, więc warto zadbać o jasne zasady współpracy i dokumentację.

Nie zawsze. Zlecenie jako umowa cywilnoprawna również może zostać uznane za stosunek pracy i przekwalifikowane. Bezpieczniejsze jest dostosowanie realnego modelu współpracy i dopasowanie zapisów umownych do faktycznych obowiązków.

Przede wszystkim: treść umowy, faktyczny sposób pracy, narzędzia używane przez kontraktora, komunikacja i polecenia służbowe. Należy pamiętać iż PIP bada rzeczywisty charakter i warunki współpracy nie tylko samą treść dokumentacji.

Zalecany plan działań: 1) audyt umów cywilnoprawnych, 2) analiza ryzyka przekwalifikowania, 3) wprowadzenie rekomendacji naprawczych, 4) przygotowanie dokumentacji obronnej I polityki współpracy, 5) szkolenia dla menedżerów.

Nie. Sama umowa nie wystarczy – kluczowe jest, by sposób wykonywania usług/pracy był zgodny z jej treścią.

Nie. Najpierw warto przeanalizować relacje, ocenić które można utrzymać jako B2B, a które warto przekształcić. Kluczowe to działać strategicznie, nie pod presją. Samo istnienie stosunku B2B nie charakteryzuje go automatycznie jako wadliwy. Warto przyjrzeć się relacjom i ich rzeczywistemu charakterowi i zabezpieczyć się, przygotować argumentację.