Wie sich das Management Reporting in SAP-Umgebungen optimieren lässt

Modernes Management Reporting wird bei SAP auch durch den oneERP- oder Central-Finance-Ansatz unterstützt, der auf einen operativen Führungsanspruch aus Konzernsicht abzielt. Dies zahlt somit auch auf Prozesse der Entscheidungsfindung ein. Im Top-Management-Reporting etwa sind es typischerweise Key-Performance-Indikatoren (KPIs) zur Unternehmenssteuerung in Form von Dashboards. Außerdem sind hier die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Kapitalflussrechnung (KFR) ganz oder teilweise verortet. Demgegenüber stehen detailliertere Analyseberichte für die Konsolidierung und das Controlling. Diese Nutzung der Berichte hat demzufolge operativen Charakter. Kommen alle Elemente – also oneERP, Group Reporting und SAC – in geeigneter Form zusammen, lässt sich das Management Reporting in vielen Bereichen stark optimieren.

Läuft nun das Management Reporting in der SAC, ergeben sich einige wertvolle Vorteile: Neben der einheitlichen Bedienung und Darstellung der Ergebnisse, gehört dazu das Vertrauen in die Zahlen, die auf einer konsolidierten Datenbasis einheitlich berechnet werden. Außerdem ermöglicht die Datenanalyse von aggregierten hin zu detaillierten Daten in einem Reporting Tool, ein durchgängiges Benutzererlebnis ohne den Wechsel von Systemen und/oder Berichten.

Management Reporting: Was die Aufbereitung von Informationen ausmacht

In jedem Informationssystem gibt es Personen die Berichte aufbereiten und Nutzer die Informationen konsumieren. Im Kontext des Management Reportings sind C-Level und Managementfunktionen zur Steuerung des Unternehmens die primären Zielgruppen und Konsumenten der Informationen. Demgegenüber sind die Ersteller des Management Reportings typischerweise mit Controlling-Funktion wie dem Aufbau von Dashboards sowie weitergehenden Analysen beauftragt. Grundsätzlich sind auch IT-Funktionen im Berichtsprozess involviert, wobei im dargestellten Szenario die Aufgaben vor allem im initialen Aufsetzen der Systemlandschaft zu sehen sind. Weitere Tätigkeiten erstrecken sich von der Systembetreuung, der technischen Hilfestellung bei Problemen, bis hin zur Änderung oder Erweiterung der Architekturkomponenten und Applikationen in der Systemlandschaft.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist die angestrebte Zunahme der Verantwortlichkeiten im Fachbereich durch verstärkten Self-Service. Die Erreichung dieses Ziels wird unterstützt durch:

• Möglichst automatisierte Erstellung der Berichte sowie
• einheitliche Definition von KPIs, was wiederum harmonisierte Datenbestände voraussetzt.

Für das Controlling bedeutet das Konzentration auf fachliche Fragestellungen und nicht auf die Aufbereitung der Daten.

Grundideen des optimierten Management Reporting in SAP

In der vorgestellten schlanken Architektur steht an erster Stelle der fachliche Ansatz, das Management Reporting in SAC direkt aus dem GR mit Daten zu versorgen. Dabei spielt die Einheitlichkeit der Berechnung von KPIs und die Harmonisierung der Daten eine wichtige Rolle – Stichwort SPoT. Da kein BW vorhanden ist, muss dieser SPoT anderweitig erzeugt werden. Alle unternehmensbezogenen Daten, die für die Konsolidierung relevant sind, können ins S/4HANA gebracht werden. Somit ist aus Perspektive Finanzen und Controlling ein vollständiger Datenbestand vorhanden. Auf diesem Datenbestand können die Bilanz, GuV und KFR aufgebaut werden. SAP bietet dazu Standardobjekte (CDS Views) im SAP GR an. Durch die Nutzung der Live-Datenintegration ergeben sich Szenarien mit Vorteilen in:

• Wiederverwendung von Berechtigungen
• Native Nutzung von Hierarchien zur Darstellung des legalen Konzerns und Teilkonzernen beziehungsweise von Geschäftsfeldhierarchien für die Konzernsteuerung.

Dies führt zu einer effizienten Nutzung der Architektur sowie zu einem reibungslosen Aufbau des Management Reportings. Doppelarbeit kann damit weitestgehend eliminiert werden.

Gegenstand einer genaueren Analyse ist derweil die Berechnung der KPIs. Je nach Anforderung lässt sich die Berechnung der KPIs auf Ebene des GR oder der SAC durchführen. Ein Prototyp kann helfen, den idealen Ort dafür zu identifizieren.

Da erfahrungsgemäß das Management Reporting nicht nur aus Finanzkennzahlen erstellt wird, sondern Nicht-Finanzkennzahlen eine zunehmend wichtigere Rolle spielen, müssen hier die gleichen Überlegungen zum SPoT durchgeführt werden. Insbesondere im Zusammenhang mit ESG – Environment, Social, Governance – steigen die Erwartungen an die Berichterstattung. Das Spektrum von verwendeten KPIs ist groß und variiert je nach Branche sowie Größe und Standort des Unternehmens. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die für die Berechnung der ESG-KPIs erforderlichen Kennzahlen und Informationen meist nicht direkt im S/4 HANA-System verfügbar sind, sondern von extern integriert werden müssen. Eine Option kann die Nutzung von statistischen Konten im SAP GR sein. Dies ist jedoch im jeweiligen Projekt zu klären beziehungsweise sind hierfür weitergehende Architekturaspekte zu berücksichtigen. So könnte zum Beispiel die SAC dafür genutzt werden, den Self-Service-Gedanken konsequent auszubauen, entsprechende Daten via Importverbindung zu laden und im Management Reporting zu verwenden. Der Vorteil für die Konsumenten wäre ein durchgehendes, einheitliches Reporting-Erlebnis. Für sie spielt die genaue Quelle der Daten keine Rolle.

Des Weiteren spielt das Restatement von Daten für die Managementberichterstattung in vielen Konzernen eine große Rolle. In diesem Kontext werden vielfach auch rückwirkende Anpassungen von Daten benötigt. Auch diese Anforderung sollten im Projekt auf mögliche Auswirkungen auf die Architektur und den Aufbau des Management Reportings evaluiert werden. Insbesondere der Integrationsaspekt sollte vor diesem Hintergrund einer Prüfung unterzogen werden.

Was sich für Mitarbeitende ändert

Ein weiteres wichtiges Thema im Kontext des Management Reporting ist der Faktor Mensch – genauer das Mindset der Mitarbeitenden. Häufig unterscheiden sich neue Tools, vor allem die cloudbasierte SAC, zu den gewohnten Werkzeugen – und damit einhergehend auch zu den Erstellungsprozessen und der Bedienung der Reports. Die Mitarbeitenden müssen sich also auf einen neuen Erstellungsprozess des Management Reporting einlassen. Lohn sind neue Chancen durch den Wegfall manueller Arbeit und – in Kombination mit den Report-Funktionalitäten in der SAC – eine Steigerung der Flexibilität und größere Eigenständigkeit der jeweiligen Nutzer. Sicherlich kann nicht jede Funktion 1:1 ersetzt oder übernommen werden, jedoch unterliegt die SAC einem steten Weiterentwicklungsprozess – im Normalfall mit Auslieferung neuer Funktionalitäten alle drei Monate.

Im Rahmen der monatlichen Berichterstattung werden Managementberichte in der Regel durch die Fachbereiche kommentiert, um insbesondere Abweichungen zum Vormonat und/oder zum Budget zu erläutern. Der direkte Zugriff aller Adressaten auf die Berichte im System bedingt Veränderungen am eingespielten Kommentierungsprozess: Kommentare werden nicht mehr offline erfasst und abgestimmt. Vielmehr muss die Erfassung künftig direkt im System erfolgen. Technisch gilt es zu prüfen, wie genau die Kommentierung erfolgen soll.

In Zukunft sind Smart-Assist-Funktionen denkbar, welche die Erfassung nochmals deutlich vereinfachen könnten. Hier geht es etwa um automatisierte Texte durch prädiktive Funktionen mit Auswertung von Charts. Die Entwicklungen in diesem Bereich sind vielversprechend, sollten jedoch kritisch verfolgt werden.

Management Reporting: Chancen und Risiken

Ein Management Reporting, welches die Daten direkt aus dem SAP GR bezieht und in der SAC abbildet, kann sich als ein spannendes Konzept erweisen. Das grundsätzliche Ziel des Management Reportings, die Unternehmung mit harmonisierten Kennzahlen zu steuern, kann mit dem dargestellten schlanken Architekturansatz durchaus erreicht werden. Allerdings müssen bei der Umsetzung ganzheitliche Aspekte berücksichtigt werden. Dies betrifft sowohl fachliche Fragestellungen wie die zu berichtenden Finanz- und Nicht-Finanzkennzahlen, menschliche Aspekte wie das Einlassen auf neue, geänderte Berichtsprozesse bei der Aufbereitung des Management Reporting sowie technische Aspekte bezüglich der Komponenten der IT-Architektur und die Frage nach dem SPoT.