Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.
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Da aber jeder Blick in die Zukunft immer auch ein Blick in die Glaskugel ist, sollten die Verträge eine gewisse Flexibilität beinhalten, was die Laufzeit und die gewählten Produkte angeht. Wie das aussehen kann, lässt sich an einem Beispiel darstellen: Ein bei Microsoft übliches Enterprise Agreement hat eine Laufzeit von drei Jahren. Oft bietet sich aber die Möglichkeit, es von vornherein mit einer Option auf eine Verlängerung, um ein oder zwei Jahre zu festgelegten Konditionen zu erweitern. Der Vorteil solcher Vereinbarungen ist eine Preisgarantie inklusive verhandelter Rabatte, die allerdings nur für die vertraglich vereinbarten Produkte gilt.
Gewusst wie: Flexibilität mitverhandeln
Daher sollte vor Beginn der Verhandlungen klar sein, welche Produkte gerade benötigt werden. Ist jedoch bereits abzusehen, dass während der Laufzeit weitere Produkte hinzukommen werden, kann mit Microsoft auch ein sogenannter Ramp-up-Plan vereinbart werden, der die Erweiterung des genutzten Produktportfolios über die Zeit abbildet. Wenn ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden 50 neue Lizenzen benötigt, fällt dies nicht ins Gewicht. Anders sieht das bei größeren Änderungen aus, wenn beispielsweise die Entscheidung fällt, umfangreich in ein Produkt zu investieren, das bisher gar nicht geplant war. Auch dann können Unternehmen an Microsoft herantreten und darum bitten, diese Vertragserweiterung zu möglichst günstigen Konditionen nachträglich in den Vertrag aufzunehmen.
Diese und weitere Aspekte sind Faktoren, bei denen sich die Beschaffung von Software erheblich auf die Kosten auswirken kann. Für die Procurement Readiness sind eine gute Bestandsaufnahme und ein genauer Blick in die Zukunft daher nur eine Seite. Eine andere ist die Expertise, das Fachwissen über die zu beschaffende Software. Dies gilt nicht nur für die Funktionalität der einzelnen Produkte, sondern insbesondere für die Art und Weise, wie der Softwareanbieter seine Lizenzen gestaltet. Hier ist mittlerweile eine Komplexität zu beobachten, die es immer schwieriger macht, sich erfolgreich mit mehreren Anbietern zu befassen. Es kann daher ratsam sein, hier spezielles Fachwissen zuzukaufen.