Wie Steuerabteilungen durch Digitalisierung und Shared Services effizienter werden können

Gruppe der Vorreiter

Von den Steuerabteilungen der rund 160 Personen, die am diesjährigen EY Tax Innovation Survey 2025 teilgenommen haben, ragen circa 50 heraus. Sie bilden die Spitzengruppen der „Advanced Innovators“ und der „Pioneers“. Sie qualifizieren sich durch mehrere Leistungsmerkmale, die zusammen ein konsistentes Bild fortschrittlicher Digitalisierung und Transformation ergeben. Die Vorreiter repräsentieren Unternehmen mit einem durchschnittlichen Konzernumsatz von 20 Milliarden Euro und rund 42.000 Mitarbeitenden weltweit. Hier prägen Komplexität und Skalierungsfragen den Alltag. Der Blick auf diese Teilgruppe ist ein Best-Practice-Kurs, wie Steuerabteilungen organisatorisch verankert sein sollten, wie steuerliche Daten und Systeme Mehrwert schaffen und welche Prioritäten sich in messbare Fortschritte übertragen lassen.

Nah am Vorstand

Das besondere Profil zeigt sich bereits in organisatorischer Hinsicht. Die Vorreiter sind vergleichsweise nah an der Geschäftsführung verankert: 67 Prozent der Steuerleitungen berichten direkt an den:die CFO (Gesamtdurchschnitt: 51 Prozent). Das macht Prioritäten konsistenter und Entscheidungen schneller. Ebenso ist das Tax-CMS nicht nur implementiert, sondern befindet sich im Regelbetrieb (43 Prozent im Vergleich zu 26 Prozent) oder ist bereits IDW-PS-980-zertifiziert (35 Prozent im Vergleich zu 13 Prozent). Statt punktueller, manueller Kontrollen dominieren standardisierte Abläufe, die sich über Länder und Gesellschaften hinweg skalieren lassen.

Mehr Shared Services, weniger Outsourcing

Auch im Einsatz knapper monetärer und personeller Ressourcen unterscheiden sich die Vorreiter vom Durchschnitt. Sie investieren stärker in eigene Kapazitäten, lagern weniger extern aus und nutzen Shared Services als Skalierungshebel. In der Gesamtgruppe entfällt das Budget zu rund 57 Prozent auf interne und zu 43 Prozent auf externe Aufwände. Bei den Advanced Innovators und den Pioneers hingegen liegt das Verhältnis bei 68 zu 32 Prozent – eine klare Fokussierung auf den Eigenaufbau.

Unterschiedlicher Tooleinsatz

Technologisch zeigt sich dieses Muster besonders deutlich. In der Topgruppe bildet das ERP-System von SAP das Datenfundament für steuerliche Bücher und Aufzeichnungen (86 Prozent gegenüber dem Gesamtdurchschnitt von 63 Prozent). Darauf aufbauend ist das Tax Accounting deutlich breiter technisch unterlegt: Bei den Vorreitern arbeiten 88 Prozent mit einer Toollösung (Gesamtdurchschnitt: 65 Prozent). Ein ähnliches Bild ergibt sich bei der transaktionalen Umsatzsteuer: 84 Prozent der Vorreiter setzen eine spezialisierte Lösung ein (Gesamtdurchschnitt: 64 Prozent), mit einem breiten Feld an Anbietern. Im Risiko- und Kontrollumfeld ist der Vorsprung besonders ausgeprägt: 92 Prozent der Vorreiter nutzen hier eine Lösung (Gesamtdurchschnitt: 64 Prozent).

Verantwortungsbereiche

Alle Befragten des Tax Innovation Survey decken ein breites Spektrum ab. Das Herzstück fast jeder Steuerabteilung umfasst die Bereiche Ertragsteuern, Umsatzsteuer und Quellensteuern. Ergänzend gehören Tax Accounting und BEPS Pillar 2 zu den Verantwortungsbereichen, die teilweise aber auch der Finanzabteilung zugeordnet sind. Die Themen Lohnsteuer und Verbrauchsteuern sind operativ vorwiegend in den Abteilungen Logistik und Human Resources verortet.

Internationale Verantwortung

Organisatorisch betreuen 43 Prozent der Steuerabteilungen 51 oder mehr Gesellschaften und Betriebsstätten. Zwei Drittel aller Abteilungen decken mittlerweile mehr als zehn Länder ab – häufig sind es sogar über 50. Die Steuerabteilung entwickelt sich damit zu einer international ausgerichteten Organisation.

Mitarbeitende

Eine durchschnittliche Steuerabteilung umfasst 36 Vollarbeitskräfte weltweit und zeigt damit, wie schlank Steuerfunktionen im Konzerngefüge aufgestellt sind. Ein Drittel arbeitet im Inland, zwei Drittel haben ihren Sitz im Ausland – ein Hinweis auf die wachsende internationale Verzahnung steuerlicher Aufgaben. Im Verhältnis zur Gesamtorganisation beschäftigt die Steuerfunktion durchschnittlich 1,4 Promille der Belegschaft. Betrachtet man den Konzernumsatz, liegt der durchschnittliche Belegschaftsanteils des Steuerteams bei rund 3,1 Promille. Gleichzeitig verändern sich Strukturen und Zuständigkeiten: Standardisierte Tätigkeiten werden zunehmend zentral gebündelt und an Shared Service Centers übergeben. Dort sind mittlerweile 12 Prozent der Mitarbeitenden der Steuerfunktion tätig. 

Abb.: Was ist der Verantwortungsbereich Ihrer Steuerabteilung?
Angaben in Prozent

Abb.: Extern vergeben
Welche Aufgabenbereiche werden an externe Beratungen vergeben?
in Prozent

Digitalisierung: einerseits schon weit fortgeschritten …

Im Gesamtbild zeigt sich ein klar gestuftes Reifeprofil. Umsatzsteuerprozesse scheinen am stärksten digitalisiert. Das liegt an hohen Transaktionsvolumina, klaren Datenanforderungen und standardisierbaren Abläufen – ideale Voraussetzungen für Automatisierung und digitale Tools. Tax Accounting folgt im oberen Mittelfeld, da konsistente und zeitkritische Buchführungs- und Reporting-Prozesse für Compliance und Transparenz entscheidend sind. ERP-Systeme wie SAP bilden die Basis für Automatisierung.

Abb.: Vorreiter Umsatzsteuer
Digitalisierungsgrad nach Steuerfachbereichen
Frage: „Wie fortgeschritten ist die Digitalisierung in Ihrer Steuerabteilung?“
Prozentangaben je Kategorie (z. B. „vollständig digitalisiert“, „teilweise“, „gering“)

… doch an anderer Stelle besteht noch Nachholbedarf

Ertragsteuer, Lohnsteuer und BEPS Pillar 2 gewinnen aufgrund komplexer regulatorischer Anforderungen und internationaler Standards ebenfalls an Bedeutung. Die Digitalisierung dient hier vor allem der Risikominimierung und Effizienzsteigerung. Zölle, Grundsteuer, Umweltsteuern und M&A Tax sind noch wenig digitalisiert. Gründe hierfür scheinen geringere Standardisierung, hohe Komplexität und die oft projektbezogene Natur. Hier besteht erheblicher Nachholbedarf.

Abb.: Zukünftige Technologien
Welchen Wert haben die nachfolgenden Technologien für die Zukunft Ihrer Steuerfunktion?
in Prozent, erstmalig abgefragt: Low Code und KI-basierte Chatbots

Technologisches Potenzial

Auf dem Weg zur datengetriebenen Organisation rücken Technologien in den Vordergrund, die als Fundament für Qualität, Geschwindigkeit und Durchgängigkeit der Prozesse gelten. An erster Stelle stehen Datenmanagementsysteme und Data Lakes. Sie bilden die Basis für konsistente, auswertbare Datenflüsse, auf denen Automatisierung und Analyse überhaupt erst aufbauen können. Darauf aufbauend gewinnt PowerBI als Visualisierungstool im Markt rasant an Bedeutung. Während die Geschäftsanalysedienste von Microsoft vor zwei Jahren noch überwiegend als reine Reporting-Instrumente wahrgenommen wurden, gelten sie heute zunehmend als aktive Steuerungswerkzeuge, die komplexe Zusammenhänge in Echtzeit sichtbar machen und Entscheidungsprozesse unterstützen.

Automatisierung

Robotic Process Automation (RPA) bleibt ein zentraler Bestandteil der Steuerprozesse. RPA wird vor allem eingesetzt, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Ressourcen zu entlasten. Der Einsatz von Machine Learning bleibt relevant, jedoch ist der Zugang weiterhin für viele Steuerabteilungen ein Hemmnis. Anders stellt sich dies bei neueren Ansätzen wie KI-basierten Chatbots und Low-Code-Plattformen dar, die zunehmend an Bedeutung gewinnen.

ERP-System

Ein starkes ERP-System, das die zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens bündelt und automatisiert, bestimmt Takt und Qualität steuerlicher Prozesse. In der Gesamtgruppe führt SAP mit 63 Prozent klar, zugleich bleibt die ERP-Landschaft heterogen. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, steuerliche Prozesse systemübergreifend zu denken und zu steuern. Je ein Viertel der Unternehmen arbeitet mit einer überschaubaren Anzahl von bis zu zwei beziehungsweise bis zu vier ERP-Instanzen. Doch bei rund der Hälfte der Befragten sind es mindestens fünf Systeme – vereinzelt sogar mehr als 15. Daraus ergeben sich Herausforderungen in Bezug auf Datenqualität, Schnittstellen und Prozesssicherheit.

Shared-Service-Organisationen

Besondere Dynamik zeigt der EY Tax Innovation Survey bei der Integration steuerlicher Tätigkeiten in Shared-Service-Organisationen des Unternehmens. Während vor sechs Jahren nur 1 Prozent der Mitarbeitenden einer Steuerabteilung in einem Shared Service verortet war, ist dieser Anteil bis 2022 auf 6 Prozent und 2025 auf 12 Prozent gestiegen. Die Treiber der Entwicklung sind vielfältig: Zentralisierung, Kostendruck, Personalmangel und internationale Regulatorik.

Next Level

Viele Unternehmen haben inzwischen die nächste Ausbaustufe ihrer Shared-Service-Organisation erreicht. Während zunächst wenige Funktionen (z. B. Finanzen und Personal) in einzelnen Regionen für einfache Routinetätigkeiten zentralisiert wurden, wird die geografische und funktionale Reichweite nun zunehmend ausgebaut – oftmals bereits mit globaler Governance und Fokussierung auf die gesamte Prozesskette. Ein Hebel, den immer mehr Steuerfunktionen nutzen: Wenn mögliche Fallstricke dabei richtig berücksichtigt werden, kann die Steuerfunktion einen signifikanten Wertbeitrag für das Unternehmen schaffen.

Tax-Accounting-Lösung

Über die Hälfte der Befragten hat bereits durch Tax-Accounting-Lösungen aufgerüstet, weitere Unternehmen planen die Implementierung. Praktisch hilft dabei der „Tax-Accounting-Äquator“ als Faustregel: Ab 750 Millionen Euro Umsatz, 5.000 Mitarbeitenden oder 26 Gesellschaften/Betriebsstätten setzt die Mehrheit der Unternehmen auf eine dedizierte Tax-Accounting-Lösung. Wo Skalierung und Komplexität zunehmen, kippt die Kosten-Nutzen-Rechnung zugunsten eines Tools – weniger Nacharbeit, mehr Transparenz, schnellere Reaktion auf Änderungen. Für Unternehmen unterhalb des Äquators gilt: Der Nutzen steigt mit der Komplexität.

Abb.: Welche Tax-Accounting-Lösungen verwendet Ihr Unternehmen?

Abb.: Der Tax-Accounting-Äquator

Abb.: Umsatzsteuerlösungen
Welche Lösungen zur transaktionalen Umsatzsteuerermittlung verwendet Ihr Unternehmen?

Abb.: Tax-CMS-Lösungen
Welche Lösungen für das Management steuerlicher Risiken und Kontrollen verwendet Ihr Unternehmen?

Umsatzsteuer und Tax CMS

Im Bereich der transaktionalen Umsatzsteuerermittlung und dem Management steuerlicher Risiken und Kontrollen zeigt die Umfrage ein ähnliches Ergebnis: Der Anteil der Unternehmen, die derzeit noch keine technische Lösung nutzen oder sich erst in der Einführungsphase befinden, liegt jeweils knapp unter 50 Prozent. Dies verdeutlicht auch in diesen Bereichen, dass sich nahezu jedes zweite Unternehmen noch auf dem Weg zur Digitalisierung befindet.

Position in der Unternehmensorganisation

Die Berichtslinien zeigen einen Schwerpunkt auf der zweiten Ebene: 51 Prozent der Steuerleitungen berichten direkt an den Vorstand. Ein Vorstandsrang ist die Ausnahme – nur 4 Prozent sind auf der ersten Ebene im Vorstand verankert. Zugleich arbeitet ein großer Teil (40 Prozent) auf der dritten Ebene und berichtet an eine Hauptabteilungsleitung (bspw. Accounting). Weitere 4 Prozent sind auf anderen Ebenen angesiedelt. Insgesamt unterstreicht das Bild: Die Steuerfunktion ist überwiegend eng an die Finanzspitze angebunden, erhält aber nur selten formalen Vorstandsstatus.

Co-Autoren: Andreas Achteresch, Sebastian Solbrig

Fazit

Die Steuerabteilungen großer Konzerne investieren massiv in Technologie und Prozessoptimierung, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Gleichzeitig zeigt die Auslagerung von Aufgaben, dass der Fachkräftemangel und die Komplexität nicht allein intern bewältigt werden können. Wer die Zukunft der Steuerfunktion gestalten will, muss auf integrierte Systeme, Automatisierung und ein ausgewogenes Kompetenzprofil setzen.