Wie Unternehmen Tax Reporting zukunftssicher gestalten

Steuerabteilungen müssen technologisch aufrüsten und sich von der Tabellenkalkulation verabschieden, um ein zukunftssicheres Tax Reporting bewerkstelligen zu können. Es geht um sämtliche relevanten Prozesse im Compliance und Reporting.

Überblick

• Steuerabteilungen müssen sich von Tabellenkalkulationen verabschieden, um zukunftssicheres Tax Reporting zu gewährleisten.
• Moderne Technologien ermöglichen automatisierte Datenintegration und revisionssicheres Reporting.
• Flexibilität und Integration sind entscheidend für effektive steuerliche Prozesse.

Tabellenkalkulationen wie Excel sind bewährte Werkzeuge – aber keine integrierten Systeme. Sie leisten in der Steuerabteilung seit vielen Jahren gute Dienste, stoßen inzwischen jedoch an ihre Grenzen. Zu sehr steigen die Anforderungen an Datenqualität, Transparenz und Geschwindigkeit – und damit die Anforderungen an Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten. Digitalisierung und neue regulatorische Anforderungen – von der verpflichtenden E-Bilanz über die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen, E-Invoicing, DAC7, ESG Reporting bis hin zu BEPS Pillar 2 und (Public) Country-by-Country-Reporting – zwingen Unternehmen dazu, ihre steuerlichen Prozesse grundlegend zu überdenken.

Festhalten an alten Gewohnheiten

„Wir haben das schon immer so gemacht“ – ein Satz, der in vielen Steuerabteilungen noch sehr oft fällt. In vielen Steuerabteilungen zeigt sich aber, wie begrenzt traditionelle Arbeitsweisen mit altbewährten Tabellenkalkulationen inzwischen sind: Komplexe steuerliche Berechnungen werden mit verschachtelten Formeln und Querverweisen in selbst entwickelten Sheets durchgeführt. Die Vorgehensweise ist der Steuerabteilung zwar geläufig, die Berechnungen jedoch nicht immer leicht für alle nachvollziehbar, fehleranfällig und nicht revisionssicher. Die Berücksichtigung regulatorischer Neuerungen erfolgt oft manuell und verspätet. Medienbrüche, die durch manuelle Übertragungen und das Zusammenführen von unterschiedlichen Quellen entstehen, gefährden die Konsistenz und hemmen Automatisierungsbestrebungen. Spontane Auswertungen für das Management oder für Prüfungszwecke sind kaum möglich. Auch die Datensicherheit leidet: Versionen überschreiben sich und es fehlt an Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Praxisbeispiel …

Im Rahmen des Jahresabschlusses musste die Steuerabteilung eines Konzerns Finanzdaten von rund 90 Gesellschaften konsolidieren. Die Buchhaltungsdaten stammten aus unterschiedlichen Systemlandschaften, teilweise wurden sie von externen Dienstleistern betreut. Hinzu kam, dass die verwendeten Kontenrahmen und Buchungslogiken voneinander abwichen. Die manuelle Konsolidierung in Tabellenkalkulationsprogrammen erwies sich als zeitintensiv und fehleranfällig. Die Vielzahl an Datenquellen und verschiedenen Formaten erschwerte die Übersicht und machte es nahezu unmöglich, die erforderliche Genauigkeit durchgängig sicherzustellen. Ein vor Jahren entwickeltes Makro wurde aufgrund von neuen IT-Richtlinien gesperrt und der damit vertraute Mitarbeiter hatte das Unternehmen mittlerweile verlassen.

… aus dem Year-End Reporting

Im Year-End-Closing-Stress wurden Formeln nicht nachgezogen, Datenstände aufgrund von Nachbuchungen nur selektiv aktualisiert und fehlerhafte Buchungsanweisungen formuliert. So konnte es nicht mehr weitergehen. Auch der Wirtschaftsprüfer drängte auf Veränderung. Dies brachte den Stein ins Rollen. Inzwischen hat die Steuerabteilung eine Tax-Reporting-Lösung im Einsatz. Sie ermöglicht eine strukturierte Datenintegration, automatisierte Verarbeitung und konsistente Abbildung steuerlich relevanter Informationen. Das Ergebnis: spürbare Verbesserungen in puncto Transparenz, Effizienz und Datenqualität.

Single Source of Truth

Moderne Tax-Technologien ermöglichen die automatisierte Datenintegration, standardisierte Berechnungen, Updates bei sich weiterentwickelnder Regulatorik sowie ein revisionssicheres Reporting und Echtzeit-Monitoring. Ziel ist die Etablierung einer zentralen Datenbasis – einer „Single Source of Truth“ – für sämtliche steuerlich relevanten Prozesse im Compliance und Reporting.

Anforderungsprofil

Doch welche Lösung ist die richtige für die jeweilige Steuerabteilung? Sie muss vor allem flexibel, skalierbar und anpassbar an nationale wie internationale Anforderungen sein. Zentrale Erfolgsfaktoren sind der Plattformgedanke zum Bedienen diverser steuerlicher Anforderungen sowie die nahtlose Integration mit ERP- und Finanzsystemen. Steuerlich relevante Informationen – etwa Buchhaltungsdaten, Summen- und Saldenlisten oder Anlagespiegel – sollten so einfach wie möglich importiert und verarbeitet werden können. Stabile und sichere Schnittstellen sind essenziell, um manuelle Arbeitsschritte zu vermeiden und die Datenqualität nachhaltig zu sichern.

Abb.: Welche Tax-Reporting-Lösungen nutzen Unternehmen?

Autor:innen: Dr. Jan Walter, Andreas Achteresch, Agnieszka Kopec, Iwan Odnootschko