VAT: Wo Outsourcing hilft

Umsatzsteuer-Compliance wird komplexer, digitale Meldepflichten nehmen zu, interne Ressourcen sind knapp. Das ruft nach externen Partnern.

Überblick

• Umsatzsteuer-Compliance wird komplexer, während digitale Reportingpflichten steigen und interne Ressourcen knapp sind.
• Outsourcing senkt Kosten, liefert Technologie-Know-how, schafft Kapatzitäten und reduziert Compliance-Risiken.
• EY bietet skalierbare, digitale VAT-Compliance-Services, die Prozesse automatisieren, global standardisieren und Unternehmen entlasten.

Die Umsatzsteuer, einst als langweilig verschrien, ist eine der sensibelsten Steuerarten für international agierende Unternehmen geworden. Sie betrifft nahezu jede Transaktion und ist in über 160 Ländern unterschiedlich geregelt. Hinzu kommt, dass Regierungen zunehmend auf digitale Echtzeit-Meldungen, E-Invoicing und SAF-T-Formate setzen. Die Realität in vielen Unternehmen lautet dagegen: Die VAT-Compliance (Erfüllung aller umsatzsteuerlichen Berichtspflichten) erfolgt noch manuell, Steuerteams greifen auf heterogene Datenquellen zu, konsolidieren Informationen aus unterschiedlichen ERP-Systemen und prüfen Rechnungen oft unter hohem Zeitdruck. Fehler sind programmiert. Gleichzeitig fehlen interne Kapazitäten, um neue regulatorische Anforderungen schnell umzusetzen.

Echtzeit-Reporting wird zum Standard

Die Entwicklung der nächsten Jahre ist klar: Echtzeit-Reporting wird auf kurz oder lang in vielen Ländern zum Standard. Länder wie Italien, Spanien und Rumänien machen es vor. Dabei wird der Technologie-Einsatz zur Pflicht, denn ohne automatisierte Prozesse und zentrale Plattformen ist Compliance kaum noch möglich. Gleichwohl erwarten die Steuerbehörden konsistente, widerspruchsfreie Meldungen – Abweichungen lösen Prüfungen aus. Unternehmen müssen also nicht nur Umsatzsteuererklärungen erstellen, sondern sicherstellen, dass alle Meldungen identische Werte ausweisen. Das erfordert integrierte Systeme, automatisierte Prüfungen und globale Standards.

Diverse Vorteile

Outsourcing ist dabei nicht nur aus Kostengründen eine Alternative. Es ist für viele Unternehmen der vielleicht einzige Hebel für die notwendige Transformation. Die wesentlichen Vorteile:

• Senkung der operativen Kosten durch skalierbare Servicemodelle
• Zugriff auf globale Steuer- und Technologiekompetenz ohne eigene Ressourcen
• Nutzung moderner Plattformen wie die Global Tax Platform (GTP) von EY für Datenintegration und automatisierte Validierung
• einheitliche Prozesse, zentrale Steuerung und transparente KPIs
• sofortige Kapazitäten bei Personalengpässen

Für die Steuerfunktion ergeben sich durch Outsourcing unterm Strich weniger Risiken und mehr freie Kapazitäten für andere, strategische Aufgaben.

Neue Rolle für Head of VAT

Im dynamischen Umfeld ändert sich die Rolle der:des Head of VAT dramatisch. Anstatt sich nahezu ausschließlich auf das Eingeben der Umsatzsteuervorgänge und die Einhaltung von Vorschriften zu konzentrieren, wird von der Position Führungskraft als strategischer Business Partner erwartet. Die:Der Head of VAT muss in der Lage sein, mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten und interne Teams zu führen, um die regulatorischen, organisatorischen und technologischen Herausforderungen zu meistern. Die Fähigkeit, strategische Entscheidungen zu treffen und innovative Lösungen zu entwickeln, wird immer wichtiger.

Praxisbeispiele

Abb.: EYs globale VAT Compliance Lösungen 
Unsere Lösungen reichen von Insourcing- über Co-Sourcing- bis hin zu Outsourcing-Lösungen, die sich leicht an die spezifischen Anforderungen unserer Mandanten anpassen lassen