Was bei der Einführung von ERP-Systemen zu beachten ist

Die steuerliche und bilanzielle Behandlung von „Enterprise Resource Planning“ -(ERP-) Systemen ist komplex.

Überblick

• Die Einführung eines ERP-Systems verursacht komplexe steuerliche und bilanziellen Fragestellungen, insbesondere bei Lizenzierung, Customizing und Kostenverteilung.
• Unterschiedliche Nutzungsmodelle wie Kauf oder SaaS sowie die richtige Behandlung von Customizing-Kosten erschweren die bilanzielle Einordnung erheblich.
• Für eine rechtssichere Umsetzung sind klare Verträge, definierte Kostenmodelle und die frühzeitige Klärung von Quellen- und Gewerbesteuerpflichten essenziell.

Ein ERP-System ist eine Software-Lösung, die alle zentralen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen automatisch erfasst und zusammenführt. Diese Vereinfachung geht allerdings mit einer komplizierten Zuordnung der Kosten einher, die ein ERP-System einmalig und laufend verursacht. Sorgfältige Planung und vertragliche Gestaltung sind hier wichtig. Insbesondere die richtige Handhabung von Anschaffungs-, Customizing- und laufenden Kosten sowie die Auswahl des geeigneten Verrechnungsmodells sind entscheidend für eine steuerlich optimierte und rechtssichere Umsetzung. Auf die Vertragsgestaltung ist dabei ein besonderes Augenmerk zu legen, auch mit Blick auf Gewerbesteuer und Quellensteuerpflichten.

Typischer Projektablauf

Ein ERP-Projekt startet mit einer Status-quo-Analyse und den notwendigen Anpassungen für die Einführung des neuen Systems. Bereits in dieser Phase entstehen „Upfront“-Kosten, die oft mehrere Gesellschaften betreffen. Nach dem Pilotprojekt wird das ERP-System schrittweise in weiteren Ländern ausgerollt, wobei lokale Anpassungen erforderlich sein können. Die eigentliche Implementierung in den Tochtergesellschaften führt zu einer zeitlichen Diskrepanz zwischen Kostenentstehung und Nutzung. Zusätzlich stellen Ein- und Austritte von Gesellschaften oder ein möglicher Projektabbruch Herausforderungen dar. Klare Regelungen zu Zuständigkeit und Kostenverteilung sind entscheidend, um spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung zu vermeiden und eine transparente Kostenstruktur sicherzustellen.

Abb.: Projektplan ERP-Einführung
Vereinfachte Darstellung

Besonderheiten

Die steuerliche Behandlung von ERP-Kosten ist durch verschiedene Besonderheiten geprägt:

• Hohe Kosten insbesondere fürs Customizing übersteigen meist deutlich die Lizenzkosten.
• Die bilanzielle Behandlung unterscheidet sich je nach Art der Nutzung (Kauf vs. SaaS).
• Die Verrechnung innerhalb des Konzerns muss sowohl dem Gruppeninteresse als auch den Interessen einzelner Gesellschaften gerecht werden.
• Besondere Beachtung gilt der Behandlung von nachträglichen Gesellschaftseintritten und -austritten sowie gescheiterten Projekten.

Auch Fragen zu Quellensteuern und gewerbesteuerlicher Hinzurechnung sind frühzeitig zu klären.

Standardsoftware und SaaS-Modelle

Der herkömmliche Erwerb von Standardsoftware wie z. B. SAP ist bilanzierungspflichtig. Anders verhält es sich bei Software as a Service (SaaS), wo lediglich ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht ohne Eigentumsübertragung eingeräumt wird. In diesem Fall ist eine Aktivierung der Vergütungen zu Anschaffungskosten ausgeschlossen.

Customizing

Die Kosten für das Customizing eines ERP-Systems sind häufig erheblich und übersteigen die Lizenzkosten oft deutlich. Die bilanzielle Behandlung dieser Aufwendungen ist umstritten. Handelsrechtlich ist die Aktivierung als eigenständiger immaterieller Vermögensgegenstand nicht eindeutig geklärt. Auch steuerrechtlich gibt es bislang keine klare Position der Finanzverwaltung, insbesondere bei SaaS-Verträgen. Das BMF-Schreiben zur „Digi-AfA“ erlaubt eine einjährige Nutzungsdauer für ERP-Software, was jedoch handelsrechtlich kritisch gesehen wird. Die Fachwelt ist in Bezug auf die Aktivierung von Customizing-Aufwendungen gespalten: Während beispielsweise PwC die Aktivierung befürwortet, lehnen EY und BDO diese ab. Es empfiehlt sich, aktivierungsfähige und nicht aktivierungsfähige Kosten bereits in der laufenden Buchhaltung zu trennen.

Verrechnung in der Gruppe

Für die Verteilung der ERP-Kosten innerhalb eines Konzerns gibt es verschiedene Modelle. Da ist zum einen der Dienstleistungsvertrag: Die zentrale Gesellschaft übernimmt die Führung und bestimmt Budget und Umfang des Projekts. Sie sammelt die initialen Kosten und verrechnet sie anteilig an die Nutzer. Häufig erfolgt ein Gewinnaufschlag. Dieser sollte getragene Risiken sowie eine mögliche Vorfinanzierung durch die zentrale Gesellschaft berücksichtigen. Die Umrechnung der Kostenanteile kann beispielsweise auf der Basis der Nutzerzahl erfolgen. Zum anderen gibt es den Poolvertrag: Im Vorhinein vereinbaren die Gesellschaften ihre jeweilige Beteiligung am ERP-Projekt. Die Kosten werden unmittelbar auf die beteiligten Gesellschaften verteilt, meist ohne Gewinnaufschlag. Auch hier kann die Nutzerzahl als Verteilungsschlüssel dienen.

Kostentöpfe

Die Grundlage bilden sowohl interne als auch externe Kosten, darunter Entwicklungskosten, Anlaufkosten, laufende Betriebskosten, Modulkosten und Customizing. Ein entsprechender Anteil für Shareholderkosten sollte dabei berücksichtigt werden. Die Zuordnung der Kosten hat gemäß dem erwarteten Nutzen zu erfolgen, was die Bildung von Kostentöpfen erforderlich macht. Die Nutzergebühr pro Kostentopf basiert auf den tatsächlichen oder erwarteten Kosten und Nutzerzahlen. Finanzierungskosten können berücksichtigt werden, wenn eine verzögerte Abrechnung erst zum „Go-live“ erfolgt. Es wird empfohlen, die Nutzergebühr bei wesentlichen Änderungen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.

Zwischen Eintritt, Austritt und Scheitern

Die Vereinbarungen sollten bereits vor Projektbeginn getroffen werden und insbesondere Regelungen für den Ein- und Austritt von Gesellschaften sowie für den Fall eines Projektabbruchs enthalten. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass im Fall des Austritts die kommenden Kosten unter den verbleibenden Parteien verteilt werden, oder dass eintretende Gesellschaften Kosten übernehmen, die ansonsten den Erstbeteiligten zugestanden hätten. Bei einem gescheiterten Projekt trägt die zentrale Gesellschaft bei einem Dienstleistungsvertrag das volle Risiko. Wird ein Poolvertrag vereinbart, so wird das Risiko von allen beteiligten Gesellschaften getragen.

Quellensteuern

Die Frage der Quellensteuerpflicht ist länderspezifisch zu prüfen und richtet sich nach den jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. In der Regel ist die Überlassung von Rechten quellensteuerpflichtig, es sei denn, das betreffende DBA sieht eine Reduzierung auf null vor. Aus deutscher Sicht sollten interne Verrechnungen keine Rechteüberlassung darstellen, wenn eine Dienstleistung oder Kostenumlage vereinbart wurde und der externe Vertrag als SaaS gestaltet ist. In einigen Ländern unterliegen jedoch auch technische Dienstleistungen der Quellensteuerpflicht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die im Ausland gezahlte Quellensteuer auf die deutsche Steuer angerechnet werden, sofern entsprechende Gewinne im Inland erzielt werden.