Wie BMF-Vorgaben zur Umsatzsteuer die Tankkartennutzung beeinflussen

Zu den umsatzsteuerlichen Leistungsbeziehungen äußert sich ein neues BMF-Schreiben. Anlass, die Verträge zu prüfen, um etwaigen Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Überblick

• Das neue BMF-Schreiben definiert zwei umsatzsteuerliche Szenarien für die Nutzung von Tankkarten, die Unternehmen betreffen.
• Unternehmen sollten ihre Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den neuen Vorgaben entsprechen und den Vorsteuerabzug nicht gefährden.
• Bei der Nutzung von Tankkarten kann es je nach Vertragsgestaltung zu unterschiedlichen umsatzsteuerlichen Behandlungen kommen, die erhebliche finanzielle Auswirkungen haben können.

Tankkarten können das Fuhrpark-Management vereinfachen. Mit ihnen können Mitarbeiter bargeldlos bzw. ohne Zahlungsmittel Kraftstoff tanken. Zudem profitieren die Unternehmen, die den Fuhrpark betreiben, von den monatlichen Sammelrechnungen der Tankkartenunternehmen. Bei der Nutzung einer Tankkarte sind typischerweise drei Beteiligte gegeben: das Mineralölunternehmen, das die Tankkarte ausgebende Unternehmen und das die Tankkarte nutzende Unternehmen, das damit das Fahrzeug betankt. Zivilrechtlich sind die Verträge typischerweise so ausgestaltet, dass das Mineralölunternehmen den Treibstoff an das Tankkartenunternehmen liefert und dieses wiederum an den Tankkartennutzer. Das Bundesfinanzministerium hat nun am 21. Januar 2025 ein BMF-Schreiben veröffentlicht. Danach fallen die zivilrechtlichen Leistungsbeziehungen umsatzsteuerlich in eines von zwei unterschiedlichen Szenarien. Im ersten Szenario liegen zwei Lieferungen vor: vom Mineralölunternehmen an das Tankkartenunternehmen und von diesem an den Tankkartennutzer. Im zweiten Szenario aber liefert das Mineralölunternehmen direkt an den Tankkartennutzer. Somit liefert das Tankkartenunternehmen keinen Treibstoff an den Tankkartennutzer. Stattdessen erbringt es an ihn eine umsatzsteuerfreie Finanzierungsleistung, indem es den direkten Treibstofferwerb des Tankkartennutzers finanziert.

Rechtslage

Das BMF-Schreiben stellt klar, dass das frühere Schreiben vom 15. Juni 2004 zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Kraftstofflieferungen im Rahmen von Kfz-Leasing auch für sonstige Tankkartenumsätze gilt, damit auch für solche, die nicht mit einem Leasing in Verbindung stehen. Das BMF-Schreiben ist in allen verfahrensrechtlich noch offenen Fällen anzuwenden. Zu beachten ist, dass es weder eine Nichtbeanstandungsregelung für vergangene Zeiträume noch eine Übergangsfrist für zukünftige gibt. Nach der Verwaltungsauffassung können wie beschrieben die Leistungsbeziehungen der beteiligten drei Parteien in eines von zwei verschiedenen Szenarien fallen.

Im ersten Szenario stellt ein Tankkartenumsatz ein Liefergeschäft über Kraftstoff zwischen dem Mineralölunternehmen und dem Tankkartenunternehmen und ein weiteres zwischen dem Tankkartenunternehmen und dem Tankkartennutzer dar. Ort der Lieferung ist jeweils die Tankstelle, an der der Kraftstoff unter Verwendung der Tankkarte bezogen wurde. Die Tankkarte dient dabei lediglich als Authentifizierungsmittel beim Tanken und ist nicht als Zahlungsmittel einzustufen. Dies hat zur Folge, dass unter Verwendung der Tankkarte jeweils Rechnungen über den Verkauf von Kraftstoff mit deutscher Umsatzsteuer zwischen den Beteiligten auszustellen sind, die ggf. zum Vorsteuerabzug berechtigen:

• zwischen dem Mineralölunternehmen und dem Kartenunternehmen 
• zwischen dem Kartenunternehmen einerseits und dem Kartennutzer andererseits

Im zweiten Szenario sieht das BMF-Schreiben die Leistungsbeziehungen anders: Dann liefert das Mineralölunternehmen den Treibstoff direkt an den Kartennutzer und nicht an das Kartenunternehmen. Das Kartenunternehmen wiederum liefert keinen Treibstoff an den Kartennutzer, sondern finanziert den direkten Erwerb des Treibstoffs. Eine solche Finanzierungsleistung ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Tankkartenunternehmen jedoch zur Umsatzsteuer optieren.

Geschäftsbeziehungen

Welches der beiden Szenarien zutrifft, ist anhand der im BMF-Schreiben genannten Voraussetzungen zu entscheiden. Dabei kommt es insbesondere darauf an, was in dem Vertrag zwischen dem Tankkartenunternehmen und dem Tankkartennutzer bezüglich des Kraftstofferwerbs und für den Fall von Leistungsstörungen geregelt ist. Zusätzlich ist es von Bedeutung, wie der Tankkartennutzer gegenüber dem Mineralölunternehmen handelt und auftritt.

Handlungsbedarf 

Insbesondere Tankkartennutzer als auch Tankkartenunternehmen sollten ihre Verträge anhand der in dem BMF-Schreiben aufgestellten Kriterien überprüfen, ob sie sich im ersten oder im zweiten Szenario befinden. Es kann durchaus sein, dass die bestehenden Verträge bereits den Kriterien des BMF-Schreibens vom 15. Juni 2004 entsprechen, auf die das neue BMF-Schreiben verweist. Ist dies aber nicht der Fall, sind die zugrunde liegenden Vertragswerke zu überprüfen und ggf. anzupassen. Ansonsten könnte es bei einer Außenprüfung möglicherweise zu Beanstandungen kommen. Dem Tankkartennutzer könnte beispielsweise der Vorsteuerabzug aus den Rechnungen des Tankkartenunternehmens versagt werden. Das kann sich aufgrund der typischerweise hohen Anzahl dieser Geschäftsvorfälle zu hohen Beträgen aufsummieren. Nichts anderes gilt für das Tankkartenunternehmen.

Leasing

Wird die Tankkarte im Rahmen eines Fahrzeugleasings ausgegeben, ist möglicherweise weniger oder gar kein Handlungsbedarf gegeben. Denn für diesen Fall wendet die Finanzverwaltung die in dem BMF-Schreiben vom 21. Januar 2025 (in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 15. Juni 2004) genannten Kriterien schon seit über 20 Jahren an. Vertragsparteien in diesem Bereich haben somit ihre Verträge häufig schon auf diese Kriterien ausgerichtet.