Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.
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Der Rat der Europäischen Union und das Europäische Parlament haben am 23.06.2026 im Rahmen der „One Europe, One Market“-Agenda eine vorläufige Einigung über ein EU-weites digitales Meldesystem für entsandte Arbeitnehmende (Posted Workers) erzielt. Kern des geplanten Systems ist eine mehrsprachige Plattform mit einem standardisierten elektronischen Meldeformular. Unternehmen sollen Entsendemeldungen damit künftig einfacher und nach einheitlicheren Vorgaben digital einreichen können. Ziel der Initiative ist es, den administrativen Aufwand für innerhalb der EU grenzüberschreitend tätige Unternehmen zu verringern, die Zusammenarbeit der nationalen Behörden zu erleichtern und die Einhaltung der Vorgaben der Entsenderichtlinie transparenter zu machen.
Hintergrund: fragmentierte Meldepflichten in der EU
Bislang sind Entsendemeldungen innerhalb der EU stark von nationalen Vorgaben geprägt. Unterschiedliche Portale, Sprachen, Datenanforderungen und Fristen führen in der Praxis häufig zu zusätzlichem Aufwand für Unternehmen, die Mitarbeitende grenzüberschreitend einsetzen. Die nun erzielte Einigung knüpft an den Vorschlag der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2024 an und ist Teil der europäischen Bemühungen, grenzüberschreitende Dienstleistungen und Dienstreisen im Binnenmarkt zu vereinfachen.
Was sieht die Einigung vor?
Nach der vorläufigen Einigung soll die Europäische Kommission eine digitale Schnittstelle schaffen, über die Unternehmen oder Service-Provider Entsendungen in teilnehmende Mitgliedstaaten melden können. Die Nutzung des Systems bleibt für die Mitgliedstaaten freiwillig. Entscheidet sich ein Mitgliedstaat für die Teilnahme, soll die EU-Plattform das maßgebliche Meldeverfahren sein; zusätzliche parallele nationale Meldungen für denselben Zweck dürfen nicht mehr verlangt werden. Zudem soll das System grundsätzlich auch für Meldungen durch Dienstleister aus Drittstaaten, die Beschäftigte vorübergehend in die EU entsenden, genutzt werden können.
Wie geht es weiter?
Die Einigung ist noch nicht endgültig. Sie muss zunächst von Rat und Europäischem Parlament formal bestätigt und anschließend in den weiteren Gesetzgebungsprozess überführt werden. Erst danach werden sich die konkreten Anforderungen an die technische Umsetzung, die Datenfelder des Standardformulars und die praktische Einbindung in nationale Prozesse abschließend bewerten lassen.
Auch wenn einige Mitgliedstaaten die Einführung eines einheitlichen EU-Systems ausdrücklich unterstützt haben, ist eine fortbestehende Fragmentierung der nationalen Meldeprozesse nicht auszuschließen.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Für Arbeitgeber mit grenzüberschreitend mobilen Mitarbeitenden könnte das geplante System zu spürbaren Erleichterungen führen: weniger Doppelstrukturen, klarere Datenanforderungen und ein stärker digitalisierter Meldeprozess. Gleichzeitig ist nicht davon auszugehen, dass nationale Besonderheiten kurzfristig vollständig entfallen. Da die Teilnahme der Mitgliedstaaten freiwillig bleibt, können Unternehmen zumindest in einer Übergangsphase weiterhin mit unterschiedlichen Meldewegen und länderspezifischen Anforderungen konfrontiert sein. Offen bleibt zudem, in welchem Umfang einzelne Mitgliedstaaten das gemeinsame Verfahren tatsächlich nutzen werden oder ob sie weiterhin an eigenen Datenerhebungen und nationalen Prozessschritten festhalten.
Unternehmen sollten daher frühzeitig prüfen, wie ihre bestehenden Entsende- und Business-Travel-Prozesse aufgestellt sind. Welche Daten werden bereits zentral erfasst? Welche Teams sind in die Prüfung und Vorbereitung von Entsendemeldungen eingebunden? Und wie lassen sich HR-, Payroll-, Mobility- und Compliance-Prozesse künftig effizienter verzahnen? Ein verlässlicher und praxistauglicher Überblick über länderspezifische Anforderungen bleibt auch bei zunehmender Digitalisierung ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Einordnung
Aus EY-Sicht ist die aktuelle Initiative zwar ein wichtiger Schritt in Richtung weiterer Digitalisierung und Harmonisierung der Entsendemeldungen, jedoch nicht die erste Anstrengung in diese Richtung. Kurz- bis mittelfristig ist daher unseres Erachtens keine grundlegende Neuordnung der bestehenden Meldeprozesse zu erwarten. Veränderungen dürften vor allem in kleineren EU-Mitgliedstaaten realistisch sein, die bislang noch keine langjährig etablierten nationalen Portale oder umfassenden Erfahrungen mit eigenen digitalen Meldesystemen haben. In den großen und etablierten Ländern wie Frankreich, Belgien oder Österreich ist hingegen davon auszugehen, dass bestehende Systeme und nationale Besonderheiten bleiben werden.
Handlungsempfehlung
Unternehmen sollten die Entwicklung aufmerksam beobachten, aus heutiger Sicht jedoch nicht davon ausgehen, dass innerhalb der nächsten Jahre unmittelbarer Handlungsbedarf entsteht. Unabhängig davon, ob sich das geplante EU-Verfahren flächendeckend durchsetzt, stehen Unternehmen bereits heute im Rahmen von Entsendungen und Dienstreisen vor der Herausforderung, A1-Bescheinigungen und lokale Posted-Worker-Meldepflichten effizient zu verwalten.
Sollte das geplante EU-Meldeportal eingeführt werden, profitieren insbesondere Unternehmen, die schon heute auf digitalisierte und strukturierte Mobilitätsprozesse wie die EY-Business-Travel-Compliance-Lösungen setzen, mit denen sie Reise- und Entsendedaten zentral erfassen, Compliance-Risiken frühzeitig identifizieren und regulatorische Anforderungen länderübergreifend steuern können. Durch automatisierte Workflows, eine zentrale Datenbasis und die Einbindung eines globalen Netzwerks an Fachleuten können Unternehmen bestehende Prozesse standardisieren und sie auf künftige regulatorische Entwicklungen vorbereiten.
Autoren: Philipp Klewitz und Mathäus Siwy
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