Neue Meldepflicht bei der Verwendung von elektronischen Kassensystemen – Fristablauf am 31. Juli 2025

Hintergrund

In Deutschland gibt es bislang noch keine allgemeine Pflicht zur Nutzung von Registrierkassen. Unternehmern mit Barumsätzen steht daher grundsätzlich die Möglichkeit offen, sowohl offene Ladenkassen als auch elektronische Registrierkassen für Barverkäufe zu verwenden.

Zur Sicherstellung einer effizienten und transparenten Kassenführung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten ist die Verwendung elektronischer Registrierkassen jedoch empfehlenswert.

Soweit elektronische Registrierkassen verwendet werden, müssen diese seit Januar 2023 zwingend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese zeichnet die in der Kasse eingegebenen Transaktionen auf, sodass sie nachträglich zur Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

Die Verwendung elektronischer Registrierkassen ohne TSE ist seit dem 1. Januar 2023 nicht mehr erlaubt und kann mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 25.000 sanktioniert werden.

Verpflichtung zur Meldung von elektronischen Registrierkassen bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine verbindliche Meldepflicht für elektronische Registrierkassen und vergleichbare Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO). Unternehmer sind verpflichtet, den Betrieb solcher Geräte beim zuständigen Finanzamt zu registrieren.

Für bereits vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme hat der Gesetzgeber eine Übergangsfrist geschaffen, die jedoch am 31. Juli 2025 abläuft. Sämtliche betriebenen elektronischen Registrierkassen müssen folglich bis zum 31. Juli 2025 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Ab dem 1. Juli 2025 neu angeschaffte elektronische Registrierkassen müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden. Die Meldepflicht gilt auch für gemietete und geleaste Registrierkassen. Auch die Außerbetriebnahme eines Kassensystems ist meldepflichtig, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Kassenführung zu gewährleisten.

Die Nichtmeldung des Betriebs von elektronischen Registrierkassen ist derzeit zwar noch nicht bußgeldbewährt. Die Nichtmeldung kann jedoch dazu führen, dass das Finanzamt die Kassenführung als formell nicht ordnungsgemäß einstuft, was im Einzelfall zu Hinzuschätzungen oder unangekündigten Kassennachschauen führen kann.

Welche Folgen ergeben sich für juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR)?

Soweit jPdöR Registrierkassen im Rahmen bestehender BgA (z. B. Museumshop) oder im Rahmen wirtschaftlicher Tätigkeiten unter Geltung von § 2b UStG einsetzen, muss zwingend sichergestellt werden, dass diese über gültige TSE-Zertifizierungen verfügen. Darüber hinaus müssen diese Registrierkassen zwingend bis zum 31. Juli 2025 beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Diese Meldepflicht gilt sowohl für elektronische Registrierkassen im Eigentum der jPdöR als auch für gemietete und geleaste Geräte.

Der Gesetzgeber hat nicht eindeutig geregelt, ob die Meldepflicht auch für elektronische Registrierkassen gilt, die ausschließlich im hoheitlichen Bereich (z. B. Ausgabe von Personalausweisen) eingesetzt werden. Aus unserer Sicht sollten rein hoheitlich genutzte Registrierkassen nach Sinn und Zweck der Vorschrift nicht unter die Meldepflicht fallen. Wir empfehlen jedoch, diese Thematik gegebenenfalls mit dem Finanzamt abzustimmen.

Zusammenfassung und Handlungsempfehlung für die Praxis

Juristische Personen des öffentlichen Rechts sollten zwingend prüfen, welche elektronischen Kassensysteme innerhalb der bestehenden BgA und anderer wirtschaftlicher Tätigkeiten unter Geltung von § 2b UStG verwendet werden und ob diese jeweils über die vorgeschriebene TSE-Zertifizierung verfügen. Wichtig ist, dass hierbei sämtliche bestehenden Einrichtungen (auch Eigenbetriebe!) in die Prüfung einbezogen werden.

Registrierkassen ohne TSE-Zertifizierung sollten umgehend aufgerüstet oder ersetzt werden, um drohende Bußgelder zu vermeiden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass diese bis zum 31. Juli 2025 dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

Autoren: StB Martin Burger, StB Alice Mantey