E-Rechnung: Weitere Verwaltungsausführungen – jetzt alles geklärt?

Das BMF ergänzt seine Ausführungen zur grundsätzlich ab Anfang des Jahres verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich. Einen entsprechenden Entwurf gab das BMF am 25.06.2025 in die Verbändeanhörung.  Die Ergänzungen betreffen u.a. das zulässige Format und den Umfang der E-Rechnung, die Folgen einer Änderung der Bemessungsgrundlage sowie die Behandlung von Rechnungen von Kleinunternehmern. Mit dem neuen Entwurf wird auch die Integration der E-Rechnung in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass auf den Weg gebracht.

Das BMF hat am 25.06.2025 einen Entwurf zur Ergänzung seines bisherigen Anwendungsschreiben zur ab 2025 grundsätzlich verpflichtenden E-Rechnung vom 15.10.2024 (vgl. EY-Steuernachricht vom 17.10.2024) veröffentlicht und die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt. 

Für die Prüfung, ob ein elektronisches Rechnungsformat die Anforderungen an die Normenreihe EN 16931 (zulässiges Format) erfüllt, regt der Entwurf an, eine geeignete Validierungsanwendung zu verwenden (Rn. 24-E neu). Was hierunter zu verstehen ist, spezifiziert der Entwurf jedoch nicht weiter. Dateien, die aufgrund von Formatfehlern nicht den Anforderungen an das strukturierte Format einer E-Rechnung entsprechen, sollen laut BMF-Entwurf unabhängig von der Art des Fehlers umsatzsteuerlich als sonstige Rechnungen gelten (Rn. 7-E neu). Sie werden somit nicht als elektronische Rechnung angesehen.

Im Rahmen des Umfangs einer E-Rechnung (Pflichtangaben) äußert sich der Entwurf zu den Folgen inhaltlicher Fehler (etwa als „critical Error“ im Rahmen einer Validierung), die zwar zu einer nicht ordnungsmäßigen E-Rechnung führen, aber immer noch eine E-Rechnung darstellen. Einen bloßen Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, will das BMF dabei beispielsweise nicht ausreichen lassen (Rn. 35-E neu). 

Unternehmer müssen jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form zu sichern. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems will das BMF umsatzsteuerlich nicht beanstanden, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (Rn. 60-E neu). Zu beachten ist aber, dass eine nicht GoBD-konforme Archivierung dennoch einen Verstoß gegen die GoBD-Anforderungen darstellt. Diese wiederum können durchaus andere steuerliche oder abgabenrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Rechnungen von Kleinunternehmern unterliegen nach der bisherigen Sichtweise des BMF ebenfalls grundsätzlich den Anforderungen an die verpflichtende E-Rechnung. Mit dem Entwurf will das BMF diese Rechnungen nun davon ausnehmen und entsprechend wie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise behandeln. Diesbezüglich weist der Entwurf darauf hin, dass die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format der Zustimmung des Empfängers bedürfe (vgl. Rn. 17 und 22-E neu).

Das BMF kündigt eine Finalisierung des Entwurfs für das IV. Quartal 2025 an. In diesem Zuge soll das Anwendungsschreiben dann auch entsprechend in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass eingearbeitet werden.

Der Volltext des BMF-Entwurfs steht Ihnen auf der Internetseite des BMF zur Verfügung.

Direkt zum BMF-Entwurf kommen Sie hier.