Odpowiedzialność kadry zarządzającej za naruszenie praw pracowniczych

Na czym polega przestępstwo z art. 218 Kodeksu karnego?

Przestępstwo z art. 218 § 1a Kodeksu karnego stanowi występek przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową. W praktyce przyjęło się szerokie znaczenie stosunku pracy, a więc oprócz umowy o pracę sądy biorą pod uwagę również umowę zlecenia. Karalne jest zachowanie osoby, która wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego. Ustawodawca przewiduje za to przestępstwo grzywnę, karę ograniczenia wolności albo karę pozbawienia wolności do lat 2.

Osobą wykonującą czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest pracodawca bądź inna osoba wyznaczona do dokonywania czynności w jego imieniu, np. prezes zarządu, kierownik oddziału czy kierownik działu HR. Wyjątkowo może się okazać, że sprawcami czynu będą osoby, które wydają lub podpisują decyzje dotyczące praw pracownika w imieniu pracodawcy – praktyka wskazuje na urzędników powiatowego urzędu pracy bądź szeregowych pracowników sekretariatu lub działu HR. W praktyce kluczowe znaczenie ma to, czy osoba obowiązana do wykonywania określonych czynności może faktycznie wpłynąć na sytuację osoby o statusie pracownika. Decyduje zatem zakres uprawnień i obowiązków decyzyjnych z zakresu prawa pracy (i ubezpieczeń społecznych).

Kluczowym elementem przestępstwa jest szczególne nastawienie psychiczne sprawcy wyrażające się w złośliwości lub uporczywości działania. W wyroku z 30 marca 2017 r. (II AKa 256/16) Sąd Apelacyjny w Gdańsku wskazał, że złośliwością jest niedająca się racjonalnie uzasadnić wola zaszkodzenia pracownikowi, perfidne zachowanie, dokuczenie mu, poniżenie, wyrządzenie krzywdy. Uporczywość z kolei zakłada złą wolę sprawcy i długotrwałość zachowania, przy czym uporczywe jest takie zachowanie, które polega na naruszeniu praw pracownika co najmniej trzy razy. W przypadku rozpoznawanym przez sąd gdański przyjęto, że „uporczywym działaniem” było naruszanie praw pracownika w okresie przynajmniej trzech miesięcy. Warto dodać, że do wyczerpania znamion przestępstwa konieczne jest niedopełnianie obowiązku względem pracownika mimo obiektywnej możliwości jego wykonania.

Nieodprowadzanie składek ZUS przez dłuższy okres

Jednym z najczęstszych przypadków ponoszenia odpowiedzialności karnej z art. 218 Kodeksu karnego jest systematyczne nieodprowadzanie przez pracodawcę składek na ubezpieczenie społeczne pracowników. W orzecznictwie podkreśla się, że do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej wymaga się powtarzalności zachowań. Przykładowo w wyroku z 30 stycznia 2020 r. (IV K 22/17) Sąd Okręgowy w Łodzi przyjął, że wystarczającą podstawą do skazania z tytułu „uporczywości działania” było nieuiszczenie składek na ubezpieczenie społeczne przez 6 miesięcy.

Ryzyko karne powstaje szczególnie w sytuacjach, gdy członek zarządu lub delegowany pracownik HR kontynuuje zatrudnianie pracowników pomimo świadomości zaległości w opłacaniu składek. W wyroku z 28 czerwca 2022 r. Sąd Okręgowy w Siedlcach wyraził zapatrywanie, że pomimo braku realnych prognoz na poprawę kondycji finansowej oskarżony nadal zatrudniał pracowników, którym wypłacał wynagrodzenia, a to z kolei implikowało obowiązek odprowadzania składek do ZUS. Lekceważący stosunek pracodawcy do obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne i długotrwałość procederu implikowały odpowiedzialność karną z art. 218 § 1a Kodeksu karnego. Co istotne, wybór między wypłatą wynagrodzeń a odprowadzeniem składek nie stanowi w takim przypadku usprawiedliwienia.

Niespełnienie przesłanek z art. 218 § 1a Kodeksu karnego wcale nie oznacza, że sprawca nie poniesie odpowiedzialności na gruncie innych przepisów. Nieopłacenie składki do ZUS stanowi bowiem wykroczenie w rozumieniu art. 98 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a postępowanie wykroczeniowe prowadzone przed sądem rejonowym może zakończyć się wymierzeniem grzywny.

Niewypłacanie wynagrodzeń w ustalonych terminach

Systematyczne opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń, szczególnie gdy mają charakter długotrwały i powtarzający się, mogą zostać zakwalifikowane jako uporczywe naruszanie praw pracownika. Takie zachowanie również rodzi ryzyko odpowiedzialności karnej z art. 218 Kodeksu karnego. W takim wypadku jednak kluczowe jest ustalenie, czy pracodawca miał obiektywną możliwość wykonania obowiązku wypłaty wynagrodzenia.

Członkowie zarządu i członkowie działu HR muszą wykazać, że podjęli wszelkie możliwe działania w celu zapewnienia terminowych wypłat – w szczególności, gdy przy ocenie materiału dowodowego sąd ustali, że sytuacja finansowa pracodawcy pozwalała na wypłacę wynagrodzeń w terminie.

W wypadkach mniejszej wagi, tj. bez uporczywego czy złośliwego charakteru zachowania sprawcy, art. 282 § 1 Kodeksu pracy przewiduje odpowiedzialność za wykroczenie, które podlega karze grzywny.

Naruszenia w zakresie czasu pracy i urlopów

Innymi formami naruszania praw pracowniczych są: odmowa udzielenia urlopu, wymuszanie pracy w dniach wolnych czy nadgodzinach. Systematyczne naruszanie przepisów o czasie pracy, wymuszanie pracy w nadgodzinach bez odpowiedniej rekompensaty, czy odmowa udzielania urlopów wypoczynkowych może w skrajnych przypadkach realizować znamiona przestępstwa z art. 218 § 1 Kodeksu karnego. Kluczowe jest, czy naruszenia mają charakter uporczywy i czy wykazują złą wolę pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przypadki, gdy pracodawca świadomie i systematycznie narusza normy czasu pracy, nie prowadzi prawidłowej ewidencji lub uniemożliwia pracownikom korzystanie z przysługujących im uprawnień.

Pojedyncze naruszenia także mogą rodzić ryzyko odpowiedzialności kardy zarządzającej oraz delegowanych pracowników HR – w przypadku niespełnienia przesłanek z art. 218 § 1 Kodeksu karnego sądy sięgają po katalog wykroczeń z Kodeksu pracy. Naruszenie przepisów o czasie pracy lub nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu może zakończyć się skazaniem za wykroczenie i wymierzenie kary grzywny do 30 000 złotych.

Wzmożona aktywność Państwowej Inspekcji Pracy

Sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy za 2024 r. przedstawia najnowsze dane dotyczące wykroczeń i przestępstw przeciwko prawom pracownika i działalności PIP w tym zakresie. W porównaniu do lat poprzednich w 2024 r. inspektorzy wykryli rekordowo wysoką liczbę wykroczeń przeciwko prawom pracownika (blisko 54 tys. przypadków), co przełożyło się na największą dotychczas liczbę nałożonych mandatów karnych (prawie 17 tys.). Liczba spraw kierowanych do sądu utrzymała się na zbliżonym poziomie.

Wobec planowanego na 2026 r. rozszerzenia kompetencji inspektorów pracy – w szczególności w zakresie przekształcania umów o pracę i zdalnych kontroli – należy spodziewać się wzrostu skuteczności kontroli pracodawców. To natomiast może przełożyć się na wzrost wykrywalności wykroczeń popełnianych przeciwko pracownikom, i w konsekwencji, na większą liczbę mandatów karnych i postępowań sądowych.

Jak zarządzić ryzykiem odpowiedzialności?

W celu minimalizacji ryzyka wystąpienia naruszeń warto rozważyć wdrożenie kompleksowego systemu monitoringu zgodności procesów HR z przepisami prawa. System ten powinien obejmować regularne przeglądy terminowości wypłat wynagrodzeń, kontrolę odprowadzania składek ZUS oraz monitoring przestrzegania zasad czasu pracy. Kluczowe jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary oraz ustalenie procedur eskalacji w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Ustalenie wewnętrznych procedur kontrolnych i dokumentowanie wyników takich działań jest nieodzowne – w szczególności z perspektywy nowych uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, które ujrzą światło dzienne już w 2026 r. i uzbroją inspektorów w nowe narzędzia kontroli, a tym samym pozwolą na lepszą ochronę pracowników i walkę z nadużyciami.

Nie mniej istotne od okresowych audytów wewnętrznych jest przygotowanie procedur reagowania kryzysowego – na przykład w obliczu wystąpienia problemów finansowych w organizacji. Procedury te powinny określać hierarchię płatności, sposoby komunikacji z pracownikami oraz działania zmierzające do zabezpieczenia środków na najistotniejsze zobowiązania pracownicze.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przygotowanie planów awaryjnych uwzględniających: uprzywilejowanie wypłat wynagrodzeń przed innymi zobowiązaniami, dokumentowanie wszystkich podejmowanych działań naprawczych, regularne informowanie pracowników o sytuacji oraz współpracę z zewnętrznymi doradcami.

Kadra zarządzająca oraz delegowani pracownicy HR powinni być regularnie szkoleni w zakresie odpowiedzialności karnej powiązanej z przestrzeganiem przepisów prawa pracy. Osoby zajmujące takie stanowiska powinny mieć podstawową wiedzę z zakresu możliwych wykroczeń i przestępstw przeciwko pracownikom. Warto podjąć kroki zmierzające do zbudowania kultury etycznej w organizacji – pion menedżerski powinien mieć świadomość, że lekceważenie przepisów prawa pracy może prowadzić do ich osobistej odpowiedzialności.

Podsumowanie

Odpowiedzialność karna z art. 218 Kodeksu karnego oraz odpowiedzialność wykroczeniowa na gruncie Kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mogą stanowić istotne ryzyko dla każdego pracodawcy, członka zarządu czy pracownika działu HR. Systematyczne nieodprowadzanie składek ZUS, opóźnienia w wypłacie wynagrodzeń czy naruszenia norm czasu pracy mogą skutkować karą pozbawienia wolności do 2 lat lub karami grzywny, co niesie za sobą daleko idące konsekwencje biznesowe i wizerunkowe. Coraz większego znaczenie nabiera przygotowanie i aktualizacja odpowiednich procedur, kontrole wewnętrzne oraz regularne szkolenie kadry zarządzającej. Kompleksowe podejście do zarządzania ryzykiem prawno-karnym może ograniczyć odpowiedzialność w tym zakresie.

Współautorem artykułu jest Filip Narkiewicz, Project Manager EY Law