Nowe obowiązki usługodawców, producentów, importerów, dystrybutorów – co warto wiedzieć o Europejskim Akcie o Dostępności i polskiej ustawie implementującej

I. Kontekst nowej regulacji

Polska ustawa stanowi implementację przepisów unijnych i wpisuje się w szerszy kontekst działań na rzecz inkluzywności i przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu, podejmowanych na szczeblu unijnym.

Europejski Akt o Dostępności zakłada harmonizację standardów dostępności usług i produktów oferowanych przez podmioty niepubliczne w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Dotychczasowe podejścia do dostępności w tym zakresie było nieuporządkowane – każde państwo członkowskie mogło przyjmować własne standardy, co prowadziło do fragmentacji rynku i utrudniało prowadzenie międzypaństwowej działalności przez przedsiębiorców. Tym samym istniejący krajobraz prawny nie wspomagał harmonizacji rynku wewnętrznego UE. Dyrektywa wprowadza jednolite wymagania, które mają na celu wyrównanie szans przedsiębiorców na rynku unijnym.

Harmonizacja i spójność

Harmonizacja przepisów oznacza, że przedsiębiorstwa działające w więcej niż jednym kraju UE będą mogły stosować jednolite rozwiązania technologiczne i organizacyjne. Takie rozwiązanie nie tylko ułatwia podmiotom zgodność z przepisami, ale także obniża koszty wdrożenia i utrzymania rozwiązań. Jednocześnie konsumenci – niezależnie od kraju zamieszkania – zyskują równy dostęp do usług cyfrowych, co wzmacnia ideę inkluzywnego społeczeństwa cyfrowego.

Cel Polskiego Aktu o Dostępności

Polska ustawa nie tylko implementuje EAA, ale również precyzuje krajowe mechanizmy nadzoru, sankcji i egzekwowania przepisów. Jej celem jest zapewnienie, że dostępność stanie się integralnym elementem procesu projektowania i świadczenia usług, oraz oferowania produktów. Polski Akt o Dostępności wprowadza obowiązki informacyjne, wymogi dokumentacyjne (np. deklaracje zgodności) oraz określa sankcje za brak zgodności z przepisami.

II. Zakres regulacji

Przedmiot regulacji

Przepisy Polskiego Aktu o Dostępności mają zastosowanie wobec wybranego katalogu produktów i usług, uznanych za najbardziej istotne i najczęściej używane w życiu codziennym – również przez osoby z niepełnosprawnościami.

W szczególności ustawa obejmuje następujące kategorie produktów:

• sprzęt komputerowy i elektroniczny, w tym urządzenia ogólnego przeznaczenia oraz systemy operacyjne,
• czytniki e-booków,
• urządzenia końcowe do usług telekomunikacyjnych i medialnych,
• bankomaty, wpłatomaty, automaty biletowe, urządzenia do odprawy,

a także usługi świadczone na rzecz konsumentów, m.in.:

• usługi e-commerce,
• usługi towarzyszące usługom transportowym, w tym informacje o rozkładach jazdy i biletach,
• usługi bankowości detalicznej,
• dostęp do audiowizualnych usług medialnych,
• usługi rozpowszechniania książek elektronicznych.

Podmioty objęte zakresem Polskiego Aktu o Dostępności zobowiązane są do zapewnienia zgodności oferowanych produktów i usług z wymaganiami dostępności. W odniesieniu do produktów, obowiązki powinny wypełnić poszczególne podmioty w łańcuchu dostaw: producenci, importerzy, dystrybutorzy, upoważnieni przedstawiciele. W zakresie usług, regulacje dotyczą usługodawców świadczących wybrane usługi na rzecz konsumentów – poza mikroprzedsiębiorcami.

Warto zaznaczyć, że polski ustawodawca wprowadził mechanizm ograniczania obowiązków przedsiębiorców. Wymagania dostępności stosuje się tylko w zakresie, w jakim:

• nie wymagają one zasadniczej zmiany właściwości produktu lub usługi, oraz
• nie stanowią nieproporcjonalnego obciążenia dla stosującego go podmiotu.

Ocena nieproporcjonalnego obciążenia dokonywana jest przez podmiot gospodarczy, przy czym przebieg oceny musi być udokumentowany, a dokumentacja przechowywana przez 5 lat od dnia ostatniego udostępniania na rynku produktu albo 5 lat od dnia zakończenia oferowania lub świadczenia usługi.[2]

Podstawowe pojęcia

W Polskim Akcie o Dostępności zdefiniowano kilka kluczowych pojęć, istotnych przy zapewnianiu dostępności produktów i usług:

• Funkcjonalność – właściwość usługi lub jej części umożliwiająca użycie przez użytkownika wszystkich oferowanych przez nie funkcji,
• Postrzegalność – właściwość usługi lub informacji o produkcie albo usłudze umożliwiająca ich odbiór przez użytkownika za pomocą zmysłów słuchu, wzroku lub dotyku,
• Interoperacyjność - właściwość produktu albo usługi umożliwiająca ich efektywne współdziałanie z narzędziami wspomagającymi, stosowanymi przez osoby z niepełnosprawnościami,
• Kompatybilność - właściwość produktu albo usługi umożliwiająca niezakłócone współdziałanie z innymi produktami lub usługami (także nieobjętymi obowiązkami z Polskiego Aktu o Dostępności) albo systemami, w tym z narzędziami wspomagającymi, przeznaczonymi do korzystania z tego produktu albo tej usługi;
• Zrozumiałość - właściwość usługi informacji o produkcie albo usłudze umożliwiająca zrozumienie treści i informacji związanych z korzystaniem z produktu albo usługi zgodnie z ich przeznaczeniem.

Dodatkowo, w przepisach zdefiniowano także pojęcie „dostępności”. Jest to właściwość produktu albo usługi, umożliwiająca korzystanie z nich zgodnie z ich przeznaczeniem przez osoby ze szczególnymi potrzebami na zasadzie równości z innymi użytkownikami. Do osiągnięcia dostępności stosuje się projektowanie uniwersalne lub inne racjonalne usprawnienia, opisywane w Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych z Nowego Jorku[3].

III. Praktyczne skutki dla przedsiębiorców

Podstawowe obowiązki usługodawców

Od 28 czerwca 2025 roku, usługodawcy oferujący lub świadczący usługi określone w Polskim Akcie o Dostępności, są objęci nowymi obowiązkami. Przede wszystkim, powinni oni ocenić, czy oferowane przez nich usługi spełniają wymagania dostępności. Powinni również zapewnić, że informacje o usłudze – w tym jej charakterystyka, sposób korzystania oraz zgodność z wymaganiami dostępności – są publicznie dostępne w formie pisemnej, zarówno papierowej, jak i elektronicznej, w sposób dostosowany do odbioru przez osoby ze szczególnymi potrzebami. Usługodawcy muszą przechowywać te informacje przez cały okres oferowania usługi, aktualizować je w razie zmian oraz podejmować działania naprawcze, jeśli usługa nie spełnia wymagań dostępności. W przypadku niezgodności są zobowiązani do niezwłocznego poinformowania odpowiedniego organu nadzoru oraz do współpracy z tym organem i Prezesem Zarządu PFRON, w tym do udzielania wymaganych informacji i wspierania działań naprawczych.

Dodatkowo, usługodawcy oferujący konkretne rodzaje usług, będą mieli dodatkowe szczegółowe obowiązki – przykładowo firmy e-commerce powinny zapewnić postrzegalność, funkcjonalność, zrozumiałość i kompatybilność funkcji i metod służących identyfikacji stron usługi handlu elektronicznego, zachowaniu bezpieczeństwa oraz dokonywaniu płatności, składaniu podpisów elektronicznych i usług płatniczych stanowiących część tej usługi.

Podstawowe obowiązki w zakresie produktów

Nieco odmienne obowiązki obejmą natomiast podmioty w łańcuchu dostaw produktów objętych Polskim Aktem o Dostępności. O zapewnienie dostępności produktu przede wszystkim będą musieli zatroszczyć się producenci. Ich podstawowe obowiązki obejmą między innymi: dokonanie oceny zgodności produktu z wymaganiami dostępności na podstawie wewnętrznej kontroli produkcji, sporządzenie deklaracji zgodności, wprowadzenie procedur utrzymania zgodności z wymaganiami dostępności, podejmowanie niezbędnych działań naprawczych.

Szereg obowiązków jest nałożony także na importerów produktów oraz ich dystrybutorów.

IV. Jak się przygotować?

Aby sprostać wymaganiom dostępności, organizacje powinny podjąć szereg działań. Pierwsze kroki, które warto wykonać, to:

1. Przeprowadzenie kwalifikacji – ocena prawna czy oferowane przez organizację usługi lub produkty podlegają pod zakres obowiązywania przepisów, oraz w jakim zakresie. To pozwoli na podjęcie dalszych kroków, dostosowanych do zakresu obowiązków.
2. Przeprowadzenie audytu dostępności – Produkty i usługi podlegające pod Polski Akt o Dostępności powinny zostać objęte audytem weryfikującym, czy spełniają one standardy dostępności zgodnie z nowymi przepisami. Wyniki audytu wskażą, jakie praktyczne kroki warto podjąć, aby uniknąć sankcji przy dalszym oferowaniu tych usług i produktów na rynku.
3. Szkolenia dla zespołów – Warto przeszkolić pracowników działów IT, UX, marketing i compliance w zakresie wymagań dostępności. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty techniczne, jak i prawne dostępności.
4. Aktualizacja dokumentacji – Polski Akt o Dostępności może wymagać aktualizacji szeregu dokumentów stosowanych w organizacji, m.in. regulaminu świadczenia usług. Potrzebne mogą okazać się także zmiany dotyczące wewnętrznych procedur monitorowania usług czy relacji z klientami, w tym odpowiadania na skargi konsumentów w zakresie braku dostępności.
5. Monitorowanie zmian – Warto śledzić aktualizacje przepisów i standardów technicznych. Regularne monitorowanie zmian pozwoli na bieżąco dostosowywać produkty i usługi do nowych wymagań.

Współautorem tekstu jest Patryk Pudłowski.