Cudzoziemcy w firmie: EES, system MOS i nowe zasady legalizacji

1. EES po kolejnym okresie przejściowym: sprawdzanie dozwolonego pobytu przy podróżach służbowych

System wjazdu–wyjazdu EES służy do elektronicznego rejestrowania przekroczeń granic zewnętrznych przez obywateli państw trzecich objętych systemem, podróżujących na pobyty krótkoterminowe. Dotyczy zarówno osób korzystających z ruchu bezwizowego, jak i podróżujących na podstawie wiz Schengen. System został uruchomiony stopniowo, a od 10 kwietnia 2026 r. działa w pełnym zakresie. Dla pracodawców organizujących podróże służbowe jego znaczenie wiąże się przede wszystkim z kontrolą wykorzystania dozwolonego pobytu.

Przy krótkoterminowych podróżach do strefy Schengen zasadniczo obowiązuje limit 90 dni pobytu w każdym okresie 180 dni. Nie jest to limit liczony osobno dla każdej podróży ani każdego państwa. Przy planowaniu kolejnego wyjazdu trzeba uwzględnić wcześniejsze pobyty w strefie Schengen w odpowiednim 180-dniowym okresie.

Oficjalne, internetowe narzędzie EES pozwala sprawdzić liczbę dni pozostających do wykorzystania z uwzględnieniem planowanych dat podróży. Początkowo jego obliczenia mogły jednak wskazywać więcej dostępnych dni, niż rzeczywiście pozostawało podróżnemu. Wynikało to z nieuwzględniania pobytów sprzed 10 kwietnia 2026 r., które przez pewien czas nadal mieściły się w okresie istotnym dla obliczenia limitu 90/180. Ograniczenie dotyczyło również podróżujących bezwizowo oraz posiadaczy wiz wielokrotnego wjazdu.

Weryfikacja dozwolonych dni pobytu wykonywana od 6 października nie obejmuje już okresu sprzed 10 kwietnia, bo znajduje się on już poza bieżącym 180-dniowym okresem rozliczeniowym. Brak tych danych nie wpływa więc na aktualne obliczenie limitu.

Udostępniamy link do narzędzia: Jak długo można przebywać w danym kraju? – EES

Cudzoziemiec może w nim sprawdzić pozostały dozwolony pobyt, podając dane dokumentu podróży, państwo docelowe oraz planowane daty wjazdu i wyjazdu.

Rekomendujemy korzystanie z narzędzia przed ustaleniem dat krótkoterminowej podróży służbowej. W ruchu bezwizowym należy dodatkowo potwierdzić, że pracownik i jego dokument podróży spełniają warunki zwolnienia z obowiązku wizowego. Przy podróży na podstawie wizy Schengen trzeba sprawdzić jej ważność, dozwoloną długość pobytu i liczbę wjazdów. W obu przypadkach należy również zweryfikować ważność paszportu i przygotować dokumenty potwierdzające cel oraz warunki podróży, np. zaproszenie na spotkanie służbowe i potwierdzenie zakwaterowania.

2. Załącznik nr 1 w systemie MOS: nazwa stanowiska a klasyfikacja zawodów

Pracodawca przygotowujący Załącznik nr 1 do wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wskazuje w nim stanowisko cudzoziemca oraz warunki zatrudnienia. Informacje te mają znaczenie dla treści zezwolenia, na podstawie którego cudzoziemiec będzie wykonywał pracę. Dlatego formularz powinien jednoznacznie przedstawiać stanowisko wynikające z umowy i rzeczywisty zakres obowiązków.

Po aktualizacji systemu MOS wybór nazwy w polu dotyczącym stanowiska został ograniczony do listy wynikającej z Klasyfikacji Zawodów i Specjalności (KZiS). Jeżeli nazwa stanowiska stosowana przez pracodawcę jest inna, zgodnie z pouczeniem systemu należy ją wpisać w polu „Zakres podstawowych obowiązków”. Nazwa stanowiska w organizacji i nazwa zawodu, do którego można je przyporządkować w klasyfikacji, nie muszą jednak być tożsame.

Pojawiły się już pierwsze decyzje, w których wojewodowie wskazali nazwę zawodu z KZiS zamiast nazwy stanowiska zgodnej z umową. Problem nie ogranicza się więc do sposobu wypełnienia formularza. Może prowadzić również do rozbieżności między treścią zezwolenia a dokumentacją zatrudnienia.

Według stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy przedstawionego w Dzienniku Gazecie Prawnej sama różnica nazw między umową a zezwoleniem nie przesądza o nielegalnym powierzeniu pracy. Przy kontroli znaczenie mają rzeczywisty zakres obowiązków oraz dokumentacja postępowania, w tym Załącznik nr 1. Nie oznacza to jednak, że błędne określenie stanowiska w decyzji można pozostawić bez analizy.

Rekomendujemy jednoznaczne wskazywanie w Załączniku nr 1 nazwy stanowiska wynikającej z umowy oraz zakresu obowiązków. Po otrzymaniu decyzji należy porównać jej treść z wnioskiem, załącznikiem i umową. Jeżeli wojewoda wpisał wyłącznie nazwę zawodu z klasyfikacji, trzeba ocenić znaczenie rozbieżności oraz właściwy sposób skorygowania decyzji, zamiast automatycznie dostosowywać do niej umowę.

Na potrzeby ewentualnej kontroli rekomendujemy zachowanie dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wypełnienie i przekazanie Załącznika nr 1. W szczególności warto zachować jego złożoną wersję, potwierdzenie przekazania oraz ewentualną korespondencję z urzędem dotyczącą stanowiska i obowiązków cudzoziemca. Dokumenty te mogą pomóc wykazać, jakie informacje pracodawca przedstawił wojewodzie, jeżeli wydana decyzja nie odzwierciedla ich prawidłowo.

3. Projektowane ułatwienia w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców: milczące zakończenie spraw, zwolnienia z zezwoleń i wspólna lista państw

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca musi ustalić zarówno podstawę jego legalnego pobytu, jak i prawo do wykonywania pracy. Przygotowywane nowelizacje dotyczą obu tych obszarów, ale przewidują różne rozwiązania. Projekt zmiany ustawy o cudzoziemcach ma umożliwić milczące zakończenie wybranych spraw pobytowych. Z kolei rojekt dotyczący warunków powierzania pracy cudzoziemcom, zakłada nowe zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę oraz rozszerzenie obowiązków powiadamiania.

Pobyt: milczące zakończenie wybranych spraw po 60 dniach

Projekt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z 25 września 2026 r., przygotowany na etap Stałego Komitetu Rady Ministrów, przewiduje udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy zgodnie z wnioskiem cudzoziemca, jeżeli wojewoda nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w ciągu 60 dni. Termin ma być liczony od złożenia wniosku albo od usunięcia braków formalnych, jeżeli wezwanie do ich usunięcia nastąpi przed upływem 60 dni od złożenia wniosku.

Rozwiązanie ma obejmować obywateli państw wskazanych w przyszłym rozporządzeniu Rady Ministrów. W uzasadnieniu wymieniono Australię, Japonię, Republikę Korei, Stany Zjednoczone i Zjednoczone Królestwo jako państwa spełniające analizowane kryteria. Nie jest to jednak ostateczna lista uprawnionych. Państwo będzie musiało znajdować się na liście w dniu złożenia wniosku i przez cały właściwy okres 60 dni.

Projekt przewiduje możliwość pobrania bezpłatnego elektronicznego zaświadczenia potwierdzającego milczące zakończenie postępowania. Zaświadczenie będzie dostępne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po zamieszczeniu w aktach wszystkich wymaganych adnotacji i zostanie opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Ułatwi udokumentowanie uzyskania zezwolenia, ale projekt nie przewiduje, że zastąpi kartę pobytu przy przekraczaniu granicy.

Milczące zakończenie sprawy nie gwarantuje otrzymania karty w ciągu 60 dni: sprawdzenia bezpieczeństwa mogą być kontynuowane, a kartę będzie można wydać dopiero po dokonaniu wymaganych adnotacji. Przepisy dotyczące elektronicznego zaświadczenia mają wejść w życie po trzech miesiącach od ogłoszenia ustawy, podczas gdy zasadnicza część nowelizacji po 14 dniach. Projekt nie wprowadza również ogólnego prawa do pracy dla wszystkich osób objętych nowym trybem. Pracodawca będzie musiał nadal ustalić podstawę i warunki wykonywania pracy przez konkretną osobę.

Praca: nowe zwolnienia i obowiązki informacyjne

Projekt Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada możliwość zwolnienia obywateli wybranych państw z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, przy jednoczesnym obowiązku elektronicznego powiadomienia o powierzeniu pracy. W materiałach dotyczących projektu rozważane są Australia, Kanada, Japonia, Republika Korei, Nowa Zelandia, Singapur, Izrael, Stany Zjednoczone, Zjednoczone Królestwo i Tajwan. Nie jest to ostateczny wykaz uprawnionych. Obowiązek powiadamiania ma objąć również inne kategorie cudzoziemców korzystających ze zwolnienia z zezwolenia na pracę. Dla części pracodawców oznaczałoby to dodatkową formalność także w sprawach, w których obecnie nie jest wymagane zezwolenie.

Projekt przewiduje także zawężenie zasad wpisu do wykazu przedsiębiorców korzystających z priorytetowego rozpatrywania spraw wizowych, zezwoleń na pracę oraz postępowań pobytowych w celu wykonywania pracy. W przypadku inwestycji w Polskiej Strefie Inwestycji proponowane jest dodatkowe kryterium deklarowanej wartości inwestycji na poziomie 100 mln zł. Według projektodawcy dotychczasowe zasady pozwalają korzystać z priorytetu zbyt szerokiemu kręgowi przedsiębiorców, w tym niewielkim podmiotom o znaczeniu lokalnym.

Według szacunku projektodawcy zastosowanie kryterium 100 mln zł ograniczyłoby liczbę wpisów w wykazie o około 2 tys. pozycji, do około 400. Zmiana ma skoncentrować priorytetową obsługę na inwestycjach o dużym znaczeniu dla rozwoju gospodarczego kraju. Dla firm planujących korzystanie z tej ścieżki istotne będzie zatem sprawdzenie, czy po zmianie nadal będą spełniały warunki wpisu do wykazu.

Jedna lista państw dla obu rozwiązań

W toku uzgodnień resort pracy zaproponował, aby ułatwienia pobytowe i dotyczące pracy opierały się na jednej liście państw. MSWiA uwzględniło tę propozycję, wskazując na konieczność odpowiedniego dostosowania projektu dotyczącego powierzania pracy. Wspólny wykaz może ułatwić firmom ustalenie, czy pracownik będzie objęty obydwoma rozwiązaniami. Istotne pozostaje jednak, czy ujednolicenie nie zawęzi kręgu państw objętych ułatwieniami.

Uzgodnienie między resortami nie oznacza jeszcze ustanowienia wspólnej listy. Konieczne pozostają zmiany legislacyjne i wydanie rozporządzenia. Nawet przy wspólnym wykazie pracodawca będzie musiał odrębnie ustalić spełnienie warunków dotyczących pobytu i wykonywania pracy. Projektowanych rozwiązań nie należy jeszcze traktować jako obowiązującej podstawy zatrudnienia lub relokacji.