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Wie eine technologieunterstütze HR-Transformation gelingen kann

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4 Minuten Lesezeit 19 Dez. 2023
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Unternehmen stehen bei einer HR-IT-Transformation häufig vor verschiedenen Herausforderungen. Wie diese umgangen werden können.

Überblick

  • Erfolgsfaktoren für HR-IT-Transformationen sind u. a. eine Anpassung der Organisation der Personalabteilung, Employee Experience und Mitarbeiterbeteiligung.
  • Professionelle Unterstützung kann effiziente, zukunftsorientierte HR-IT-Transformationen begünstigen.

Die Einführung einer neuen Technologielösung im Personalwesen bringt eine Reihe von Erwartungen mit sich. Die neue HR-Software soll nahtlos in bestehende Systeme integriert werden und idealerweise zu deren Verbesserung beitragen. Sie soll Personalprozesse vereinfachen und automatisieren, um die Effizienz und Effektivität des Personalbereichs zu steigern. Dies ermöglicht eine verstärkte Konzentration auf die Employee Experience und eine bessere Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Unternehmen. Schließlich sollen die Beschäftigten im Personalbereich in der Lage sein, ihre Rolle so auszufüllen, dass das HR-Team das eingegangene Wertversprechen einhalten kann.

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Unternehmen benötigen oft Unterstützung bei der HR-IT-Transformation

 

Doch in der Realität stehen Unternehmen bei der HR-IT-Transformation oft vor folgenden Herausforderungen:

  • Altsysteme: Es sind verschiedene Systeme im Einsatz, die alle einen ähnlichen Zweck haben und das gleiche Ziel verfolgen. Von diesen sollen einige ganz oder teilweise abgelöst werden. Dies erfordert eine Neudefinition der Nutzung und des Datenmodells sowie eine sorgfältige Planung der De-Kommissionierung.
  • Ineffiziente Prozesse: Aufgrund von mangelnder Digitalisierung und Automatisierung sowie unklaren Rollen sind Prozesse noch immer ineffizient.
  • Komplexe Lokalisierungen: Eine Vielzahl von Lokalisierungen macht das System sehr komplex und erschwert eine harmonisierte Integration unter einer gemeinsamen Lösung.
  • Mangelhafte Nutzerakzeptanz: Endnutzer der HR-Software haben Schwierigkeiten, das neue System mit seinen Tools zu akzeptieren. Gründe dafür sind häufig fehlende Erfahrung oder mangelnde Befähigung der Mitarbeitenden zur Nutzung des Systems.
  • Veraltete Organisationsstruktur: Die Personalabteilung ist nach wie vor nach einem veralteten Modell der Ablauforganisation aufgestellt, das nicht an die neuen Prozesse oder die neue Technologie angepasst wurde.

HR-IT-Transformationsprojekte scheitern oft, weil Hauptaspekte nicht auszureichend oder nicht rechtzeitig berücksichtigt werden.

Kosten
der Technologieeinführungen überschreiten das Budget.¹
Umsetzung
der Personalabteilungen holen das Beste aus ihren Cloud-Lösungen heraus.²
Employee Experience
der digitalen Transformationen scheitern aufgrund von Widerständen der Mitarbeitenden.³
Kompetenzen
aller digitalen Projekte stehen vor Herausforderungen, da in der Belegschaft die passenden Kompetenzen fehlen.⁴
Kompetenzen
der Führungskräfte haben in den letzten fünf Jahren mindestens eine Transformation erlebt, die nicht erfolgreich war.⁵

Wie können also beispielhafte Fehler in der digitalen Transformation im Personalwesen vermieden werden?

  1. Betrachtung der Transformation aus einer ganzheitlichen (Business-)Perspektive durch eine aktive Beteiligung aller relevanten Beteiligten von der IT und der Personalabteilung auf Augenhöhe von Anfang an
  2. frühzeitiges und kontinuierliches Einholen von Feedback von Nutzern durch Vorstellen von Prototypen statt erst zum Go-Live
  3. realistische Einschätzung der  Komplexität des neuen Produkts beziehungsweise der neuen Lösung und frühzeitiges Involvieren relevanter Stakeholder in den Prozess
  4. vorausschauende Festlegung und Definition, wie sich die Daten innerhalb der Systeme bewegen

Eine technologiegestützte HR-Transformation ist nur dann ein Erfolg, wenn sie holistisch angegangen wird. Die Umgestaltung der HR-Organisation, die Einführung neuer Prozesse und Konzepte sowie die Befähigung der Mitarbeitenden sind dafür erforderlich.

Erfolgsfaktoren für technologiegetriebene HR-Transformationen

Obwohl die HR-Technologie als Motor für eine effiziente und effektive Transformation des Bereichs Human Resources gesehen werden kann, braucht es noch weitere Komponenten, um die Transformation zu beschleunigen und voranzutreiben. Die Erfahrung von EY zeigt, dass zum Erfolg technologiegetriebener HR-Transformationen das Vorhaben holistisch aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden muss:

Transformation bedarf professioneller Betreuung

Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, eine neue HR-Technologie einzuführen, jedoch nicht wissen, wo sie anfangen sollen oder welche Auswirkungen dies für den Personalbereich hätte, benötigen professionelle Unterstützung. Der spezialisierte EY-Workshop „Cloud Impact Assessment“ ist eine Möglichkeit, sich diese Unterstützung an Bord zu holen. Auch darüber hinaus ist es ratsam, HR-Digitalisierungen professionell begleiten zu lassen, um eine holistische Betrachtung des Themas sicherzustellen. Richtig durchgeführt kann eine technologieunterstützte HR-Transformation die Personalprozesse eines Unternehmens effizienter, agiler und zukunftsorientierter machen.

Fazit

Eine technologiegestützte Transformation in der HR-Abteilung kann Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen – vorausgesetzt sie ist richtig umgesetzt. Damit die HR-IT-Transformation gelingt, ist ein holistischer Ansatz unausweichlich und eine professionelle Begleitung ratsam.

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