Wie Business Transformation zu nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen führt

Eine Business Transformation kann verschiedene Auslöser haben, von der technologischen Innovation eines Produkts über ein verändertes Wettbewerbsumfeld bis hin zur Regulatorik. Auch die Einführung neuer Softwarelösungen wie SAP S/4HANA oder künstliche Intelligenz (KI) kann dazu führen, dass Geschäftsmodelle angepasst werden sollten.

Unternehmen sollten ihre Transformationsprojekte nicht nur auf technologische Aspekte beschränken, sondern sämtliche erforderlichen prozessualen, operativen, strukturellen und auch kulturellen Veränderungen berücksichtigen. Nur durch sorgfältige Planung und die ganzheitliche Einbeziehung aller Aspekte können nachhaltige Wettbewerbsvorteile erzielt und strategische Geschäftsziele erreicht werden.

„Nordstern“ bietet Orientierung

Bereits im Vorfeld sollten als übergeordneter Wegweiser oder „Nordstern“ die strategischen Ziele einer Business Transformation definiert werden, an denen sich alle Beteiligten in allen Phasen des Projekts orientieren können. Diese Ziele können von einer Umsatzsteigerung über Kosteneffizienz bis hin zur Internationalisierung reichen.

Bei angestrebten prozessualen und operativen Verbesserungen kann eine Transformation auf wenige Geschäftsbereiche eingegrenzt werden. Bei tiefer gehenden strukturellen Veränderungen, etwa einer Neuausrichtung von Produktion und Logistik oder Veränderungen der Unternehmenskultur, können zahlreiche Einheiten bis hin zur gesamten Organisation betroffen sein. Dies kann weitreichende Auswirkungen auf Beschäftigte und ihre tägliche Arbeit haben. Transformationen sind daher immer als integrierter Wandel von Business und IT zu verstehen, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht.

Bei einem Wandel hin zu einer prozessorientierten Unternehmenskultur mit verschlankten, harmonisierten oder automatisierten Prozessen können verschiedene Geschäftsbereiche betroffen sein. Dies hängt davon ab, wie groß eine solche Business Transformation angelegt ist, wo wesentliche Potenziale erwartet werden und wie viel Veränderung erforderlich ist. Alle betroffenen Einheiten sollten vorab klar definiert werden.

Durch eine strategische Transformation mit Fokussierung auf Prozessoptimierung und strukturelle Innovationen können sich Unternehmen für ein sich rasch wandelndes Umfeld wappnen. Um eine zukunftssichere Geschäftsorganisation aufzubauen, sollten alle dafür künftig benötigten Kompetenzen definiert werden. Der „Future-back“-Ansatz von EY unterstützt Unternehmen dabei, aus Zukunftsszenarien konkrete strategische Maßnahmen abzuleiten.

Eine Fokussierung auf Prozessoptimierung kann dabei erhebliche Vorteile bringen: Vereinfachte und standardisierte Prozesse steigern die Effizienz, reduzieren den Ressourcenbedarf und senken die Kosten. Moderne Cloud-Lösungen ermöglichen die rasche Einführung von Innovationen.

Reifegradmodell analysiert Projektstand

Standardisierte und automatisierte Prozesse sind zudem weniger fehleranfällig und erhöhen die Transparenz aufgrund einer besseren Datenverfügbarkeit. Einheitliche Standards erleichtern die interne Zusammenarbeit und gewährleisten die Einhaltung internationaler Regulierungen oder Gesetze. Eine Prozessharmonisierung ermöglicht außerdem ein effektives internes Benchmarking.

Die Transformation hin zu einer prozessorientierten Organisation kann anhand eines Reifegradmodells gemessen werden. Anhand von Kriterien wie Strategie, Prozesse oder Governance können zudem die Voraussetzungen für verschiedene Reifegrade festgelegt werden. Allerdings erfordert das Heben von Kostenpotenzialen häufig Anpassungen der Personalstrukturen. Dies kann auch sinnvoll sein, um neue Fähigkeitsprofile in der IT und anderen Bereichen aufzubauen.

Nach einer Transformation besteht das Risiko, dass das Unternehmen in alte Muster zurückfällt. Dies kann die Harmonisierung verschiedener Einheiten gefährden. Eine langfristige Governance und ein kontinuierliches Change-Management können wesentlich dazu beitragen, solche Risiken zu minimieren.

Dafür sollten von Anfang an klare Richtlinien definiert werden – für die Einhaltung der Prozesse, Neuprogrammierungen, Updates und Wartungen am System. Mitarbeitende sollten aus alten Routinen herausgeführt und an die neuen Prozesse gewöhnt werden.

Prozesse können regelmäßig überprüft werden, um mögliche Abweichungen festzustellen, neue Entwicklungen im Markt zu erkennen und zeitnah Anpassungen vornehmen zu können. Alle künftigen prozessualen und systemseitigen Veränderungen sollten über einen geregelten Prozess dokumentiert werden. So bleibt das Unternehmen nah am Standard, während neue Prozesse gelebt und weiter optimiert werden können.

Co-Autor: Dr. Martin Paletzki