Warum die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie Unternehmen unter Druck setzt

Mehr Transparenz, Beweislastumkehr und Nachzahlungen – die EU-Entgelttransparenzrichtlinie erhöht den Druck auf Unternehmen.

Überblick

• Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet Arbeitgeber ab Juni 2026 zu umfassender Transparenz, erweitertem Auskunftsrecht und einer Beweislastumkehr bei Vergütungsfragen.
• Unternehmen müssen ihre Vergütungssysteme geschlechtsneutral dokumentieren, Vergleichsgruppen objektiv bilden und umfangreiche Berichtspflichten je nach Unternehmensgröße erfüllen.
• Ungerechtfertigte Entgeltunterschiede können zu Nachzahlungen, Schadensersatz und weiteren Sanktionen führen, wodurch sorgfältige Analysen und transparente Prozesse essenziell werden.

Die Brüsseler Richtlinie 2023/970 verfolgt ein klares Ziel: Gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit soll nicht nur versprochen, sondern nachweisbar gezahlt werden. Spätestens bis zum 7. Juni 2026 muss die Richtlinie in nationales Recht überführt sein. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Beschäftigte ein erweitertes Recht auf individuelle Gehaltsauskunft. Sie können das durchschnittliche Entgelt ihrer Vergleichsgruppe nach Geschlecht abfragen und die Kriterien erfahren, nach denen die Vergütung festgelegt wird. In Streitfällen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kehrt sich ab Juni 2026 die Beweislast um.

Unter Erklärungszwang

Arbeitgeber müssen künftig nachweisen, dass Lohnunterschiede objektiv und geschlechtsneutral begründet sind, etwa durch dokumentierte Leistung, relevante Berufserfahrung, Qualifikation oder Verantwortung. Bereits im Recruiting müssen Informationen zu Einstiegsgehältern oder Gehaltsspannen bereitgestellt werden. Fragen nach dem bisherigen Gehalt sind künftig nicht mehr zulässig.

Gestaffelte Berichtspflichten

Die Berichtspflichten erstrecken sich auf das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle sowie auf Unterschiede bei variablen und ergänzenden Vergütungsbestandteilen. Unter „ergänzende Bestandteile“ versteht man alle Zahlungen oder Leistungen, die über den regulären Grund- oder Mindestlohn hinausgehen. Dazu zählen sämtliche Vergütungen, die Arbeitnehmer direkt oder indirekt in Form von Geld oder Sachleistungen erhalten. Beispiele hierfür sind Boni, Überstundenausgleich, Fahrtkostenzuschüsse, Zuschüsse für Unterkunft und Verpflegung, Entschädigungen für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Abfindungen im Kündigungsfall, gesetzliches Krankengeld sowie betriebliche Altersvorsorge.

Im Detail sind mehrere Angaben erforderlich, unter anderem das durchschnittliche und das mittlere Entgeltgefälle. Beide Werte sind getrennt nach Grundgehalt sowie nach variablen und ergänzenden Bestandteilen auszuweisen. Außerdem ist anzugeben, wie hoch der Anteil der Beschäftigten ist, die variable oder ergänzende Vergütungen erhalten. Ebenfalls muss der jeweilige Anteil von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in jedem Entgeltquartil dargestellt werden. Schließlich ist das Entgeltgefälle innerhalb von Gruppen zu berichten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Auch diese Angaben sind nach Grundlohn und nach variablen oder ergänzenden Bestandteilen zu trennen.

Die Berichtspflicht ist nach Anzahl der Beschäftigten gestaffelt. Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden müssen ab 2027 jährlich über das jeweils vorangegangene Jahr berichten. Unternehmen mit 150 bis 249 Mitarbeitenden berichten ab 2027 im Dreijahresrhythmus. Unternehmen mit 100 bis 149 Mitarbeitenden starten 2031, ebenfalls im Dreijahresrhythmus.

Alles, was zählt

Der Vergütungsbegriff ist bewusst weit gefasst. Neben dem Grundgehalt zählen variable Anteile, Zulagen, Sachleistungen und monetarisierbare Benefits – von Bonuszahlungen über den Dienstwagen bis hin zu Fahrtvergünstigungen oder dem berühmten Obstkorb – dazu. Vergleichsgruppen sind anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien zu bilden. Die Richtlinie nennt Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Die richtigen Methoden helfen, Stellen nachvollziehbar zu bewerten. Tarifliche Eingruppierungen reichen nicht automatisch aus. In Konzernen können Vergleichsgruppen gegebenenfalls auch gesellschaftsübergreifend gebildet werden, wenn die Vergütungsprinzipien einheitlich sind. Da die Eingruppierung mitbestimmungspflichtig ist, lohnt ein frühes Einbeziehen der Arbeitnehmervertretung.

5-Prozent-Schwelle in der Gruppe …

Ergibt sich aus dem Bericht ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mehr als 5 Prozent in einer Gruppe und fehlt eine tragfähige geschlechtsneutrale Begründung, muss der Arbeitgeber die Gehaltslücke innerhalb von sechs Monaten korrigieren. Grundsätzlich ist eine Gehaltsanpassung nach oben in Betracht zu ziehen, da Gehaltskürzungen nur über Änderungsvertrag (Zustimmung der betroffenen Person notwendig) oder Änderungskündigung (nur sofern sozial gerechtfertigt, hohe Anforderungen) möglich sind.

… und eine individuelle Prüfung

Wer sich allein an der 5-Prozent-Schwelle orientiert, übersieht ein weiteres Risiko: Das individuelle Auskunftsrecht macht Fälle sichtbar, in denen einzelne Beschäftigte trotz eines geringen Entgeltgefälles in einer Vergleichsgruppe zu niedrig vergütet werden. Misslingt die objektive Erklärung eines Vergütungsunterschieds, drohen Nachzahlungen und immaterielle Schäden. Betroffene sind so zu stellen, als hätte die Ungleichbehandlung nie stattgefunden. Sie können eine vollständige Nachzahlung des ihnen vorenthaltenen Entgelts verlangen, einschließlich rückwirkender Beträge für vergangene Jahre. Für die Höhe des Schadensersatzes gibt es keine Obergrenze. Ansprüche auf Entgelt unterliegen zudem grundsätzlich der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Arbeitnehmer davon wusste oder hätte wissen müssen, sofern es keine wirksamen Ausschlussklauseln gibt. 

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 23. Oktober 2025 (8 AZR 300/24) klargestellt, dass schon die Behauptung, dass ein einziger Kollege oder eine Kollegin des anderen Geschlechts für gleiche oder gleichwertige Arbeit ein höheres Entgelt erhält, die Vermutung einer geschlechtsbedingten Benachteiligung begründet. Kann der Arbeitgeber diese Vermutung nicht widerlegen, muss er das Entgelt des Vergleichskollegen zahlen – selbst wenn dieser der Spitzenverdiener der Vergleichsgruppe ist. Die Vorinstanz (LAG Stuttgart) hatte dagegen geurteilt, dass sich der Vergleichswert nur am Median der männlichen Vergleichsgruppe orientiert (allein das wäre aber schon eine rückwirkende Equal-Pay-Anpassung von rund 130.000 Euro für vier Jahre gewesen).

Sanktionen

Die EU-Richtlinie sieht neben Nachzahlungen auch spürbare Sanktionen vor. Höhe und Umsetzung der Geldbußen werden aber erst durch das nationale Recht abschließend geregelt. Wiederholte Verstöße können auch zum Ausschluss von Fördermitteln oder öffentlichen Ausschreibungen führen.

Umsetzung in die Praxis

Arbeitgeber müssen zunächst eine geschlechtsneutrale Stellenbewertung vornehmen, die Anforderungen, Verantwortung, Belastungen und Arbeitsbedingungen berücksichtigt. So entstehen Vergleichsgruppen – etwa mithilfe einer Punktfaktormethode, die Stellen nach klar definierten, gewichteten Kriterien bewertet und damit Transparenz schafft. Anschließend folgt die Datenarbeit, die oft unterschätzt wird. Weil der Vergütungsbegriff breit ist, müssen Informationen aus HR und Payroll sowie ggf. weiteren Datenquellen zusammengeführt, bereinigt und auf gemeinsame Stichtage, Vollzeitäquivalente und Währungen gebracht werden. Lücken, Ausreißer und Einmalzahlungen sollten gekennzeichnet werden, damit spätere Analysen nicht angreifbar werden.

Abb.: Gender Pay Gap in Deutschland 
Entwicklung des prozentuellen Unterschieds zwischen den Gehältern von Männern und Frauen in Deutschland
(für einige Jahre liegen keine bereinigten Daten vor)

Berechnung des Gender Pay Gap

Auf dieser Basis empfiehlt sich eine zweistufige Analyse. Der unbereinigte Gender Pay Gap zeigt die Gesamtlage, wie sie sich aus strukturellen Unterschieden ergibt. Dadurch ist er ein Indikator für die generelle Einkommensungleichheit, aber nicht für Diskriminierung im engeren Sinne. Der bereinigte Gender Pay Gap berücksichtigt Erklärvariablen wie Qualifikation, Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeit und Leistungsbewertungen. Dadurch gibt er Auskunft darüber, ob bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit eine geschlechtsspezifische Lohnlücke besteht. Arbeitgeber sollten dokumentieren, welche Variablen sie nutzen, wie sie mit Sonderfällen umgehen und wo die Grenzen der Aussagekraft liegen. 

Governance

Die Gehaltspolitik eines Unternehmens muss verständlich sein, Gehaltsspannen klar definiert und Entscheidungswege transparent dargestellt werden. Arbeitgeber sollten ihre Leistungsprozesse so gestalten, dass die Entscheidungen zu Leistungsbewertungen nachvollziehbar und gut dokumentiert sind. Führungskräfte und HR-Mitarbeitende brauchen Schulungen. Insgesamt dient gezieltes Training der Vorbereitung auf rechtliche Anforderungen, dem Umgang mit sensiblen Informationen und dem Wandel hin zu einer fairen Bezahlungskultur mit hoher Transparenz. Ein Kommunikationskonzept begleitet Auskunftsprozesse und reduziert Konfliktpotenzial.

Co-Autoren: Rena Reiss, Wolfgang Hardt