Wie Unternehmen EU-Vorschriften zur Mitarbeitendenentsendung einhalten

Für Entsendungen gibt es in der EU viele Vorschriften, die Unternehmen einhalten müssen.

Überblick

• Die EU-Vorschriften zur Entsendung von Mitarbeitenden erfordern strikte Einhaltung, um Geldstrafen und Reputationsschäden zu vermeiden.
• Unangekündigte Audits durch Behörden können sowohl vor Ort als auch online durchgeführt werden und stellen eine Herausforderung für Unternehmen dar.
• EY bietet Unterstützung bei der Dokumentation und Nutzung von Apps, um Entsendungen effizienter zu gestalten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Die Wiedereinführung von Grenzkontrollen erregt viel öffentliche Aufmerksamkeit. Weniger bekannt ist, dass Behörden auch die Entsendung von Arbeitnehmenden innerhalb Europas stärker überprüfen. In der Schweiz zum Beispiel stellte die Arbeitsbehörde fest, dass einige Unternehmen nicht alle Anforderungen erfüllen. Bei einem unangekündigten Audit wurden Unterschiede zwischen der Anzahl der anwesenden Arbeitnehmenden und den Registrierungen auf dem Schweizer Portal festgestellt.

In Luxemburg suchten Inspektoren vor einigen Monaten in den Büros globaler Technologieunternehmen nach ausländischen Mitarbeitenden. Diese wurden zu ihren Aktivitäten in Luxemburg befragt und mussten ihre Ausweise, A1-Formulare und PWD-Bescheinigungen vorlegen. In der Tschechischen Republik forderte die zuständige Behörde einen Klienten auf, nachträglich Unterlagen für Reisen aus dem Jahr 2023 bereitzustellen. Die größte Herausforderung für den Kunden bestand darin, diese Dokumente fristgerecht einzureichen, insbesondere die Zeiterfassung und die historischen Reisedaten.

Komplexe EU-Richtlinie

Diese Vorfälle erinnern Unternehmen daran, sich strikt an die komplexen Vorschriften der EU-Entsende-Richtlinie zu halten, die sich auch auf Länder der Europäischen Freihandelsassoziation EFTA erstreckt. Audits können sowohl vor Ort beim Kunden als auch bei Tochterunternehmen innerhalb eines Konzerns stattfinden. Die Behörden kontaktieren entweder die entsandten Beschäftigten selbst oder den Arbeitgeber beziehungsweise dessen Kontaktperson. Audits können auch online, beispielsweise über E-Mail oder spezielle Portale, durchgeführt werden. Die Behörden fordern dabei eine Vielzahl von Daten und Dokumenten an. Die Sammlung und Aufbereitung dieser Informationen wird hier zu einer Herausforderung für die HR- und Compliance-Abteilungen. Gerade Shared-Service-Center oder IT-Nearshore-Center sind dabei ein Risikofaktor, der oft übersehen wird.

Strafen

Die Nichteinhaltung der Vorschriften oder Fristen kann zu Geldstrafen und Sanktionen führen. Hinzu kommen Reputationsschäden und Probleme mit den Behörden, insbesondere im Hinblick auf öffentliche Aufträge und die Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, proaktiv sicherzustellen, dass sie die Vorschriften einhalten und gleichzeitig ihre internen Prozesse zur Dokumentation und Berichterstattung pflegen.

EY-App

EY bietet als Service Provider und Berater Unterstützung – sowohl bei der Sammlung der erforderlichen Dokumente als auch durch die Nutzung der Time-Recording-Funktion der EY-Business-Travel-Compliance-App. Die Tools helfen, Entsendungen besser vorzubereiten und den Umgang mit Audits effizienter zu gestalten. Zu den wesentlichen Aspekten zählen:

• Arbeitnehmerrechte: Die Entsenderichtlinie gewährt entsandten Arbeitnehmenden (Posted Workers) die gleichen grundlegenden Rechte wie einheimischen Arbeitnehmenden im Gastland.
• Equal Pay: Das Prinzip „gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ wird betont, um Sozialdumping zu vermeiden und eine gerechte Behandlung aller Beschäftigten zu gewährleisten. So kann auch deutschen IT-Fachkräften schon für eine dreitägige Dienstreise in die Schweiz eine Lohnanpassung von 544,62 Euro zustehen.
• Maximale Entsendezeiträume: Es gibt Beschränkungen für die Dauer einer Dienstreise mit spezifischen Regeln für verschiedene Sektoren, wie z. B. den Transportsektor. Grundsätzlich dürfen Dienstreisen 12 Monate nicht überschreiten, können aber unter besonderen Umständen auf 18 Monate verlängert werden.
• Dokumentation und Registrierung: Arbeitgeber müssen die Dokumentations- und Registrierungspflichten im Gastland erfüllen, einschließlich der Beantragung von A1-Bescheinigungen.

Co-Autor: Philipp Klewitz & Mathäus Siwy