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Die EY Business Travel Compliance App: Wie EY und SAP gemeinsam neue Maßstäbe setzen und internationale Dienstreisen vereinfachen
Überblick
Die EY Business Travel Compliance App vereinfacht internationale Dienstreisen, indem sie alle länderspezifischen Anforderungen in einem Portal vereint.
Durch die Erhöhung des Automatisierungsgrads werden Fehler minimiert und die Prozessdauer für die Entsendemeldung auf durchschnittlich nur drei Minuten reduziert.
Die App unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der EU-Entsenderichtlinie und bietet umfassende Dienstleistungen, darunter die Beantragung von A1-Bescheinigungen und die Schulung von Mitarbeitern.
Trotz Reisefreiheit gibt es bei innereuropäischen Dienstreisen komplexe Vorschriften und Regelungen, die Unternehmen im Rahmen der Business Travel Compliance einhalten müssen. Den Kern bildet die EU-Entsenderichtlinie (auch Posted Worker Directive genannt). Diese zielt darauf ab, Dienstreisenden die gleichen grundlegenden Rechte und Arbeitsbedingungen zu gewähren, die auch für lokale Arbeitnehmer im jeweiligen Gastland gelten. Wesentlicher Bestandteil ist die Entsendemeldung mit der damit einhergehenden Registrierungspflicht. Daneben gibt es eine weitere bürokratische Bürde für Arbeitgeber, nämlich die Beantragung der A1-Bescheinigung; sie weist den Sozialversicherungsstatus eines jeden Mitarbeiters im Heimatland nach und soll vor doppelten Sozialversicherungsbeiträgen schützen.
In Frankreich so, in Spanien so
Die Entsenderichtlinie stellt jedoch, wie der Name sagt, lediglich eine Richtlinie dar. Das heißt, dass die einzelnen Länder bei der Übersetzung in nationales Recht gewisse Interpretationsspielräume nutzen. Zum Beispiel gilt in Frankreich bereits eine eintägige Dienstreise als registrierungspflichtig, während in Spanien eine Reise erst nach acht Tagen registriert werden muss oder sobald eine gewisse Regelmäßigkeit vorliegt. Um die komplexen Herausforderungen zu bewältigen, hat EY die „Business Travel Compliance App“ entwickelt, die auf der leistungsstarken SAP Business Technology Platform basiert. Die App wird von SAP selbst auch als Business-Travel-Compliance-Tool zur Sicherstellung der eigenen Compliance genutzt.
Einschätzung von Sebastian Frenkel
Über die Zusammenarbeit zwischen EY und SAP äußert sich Sebastian Frenkel. Beim Walldorfer Technologiekonzern ist er als Tax Director unter anderem verantwortlich für die Sicherstellung von Compliance-Themen bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen von kürzerer Dauer, z. B. für wenige Tage oder Wochen andauernde Meetings oder Projekte im EU-Ausland. Er beschreibt die Zusammenarbeit zwischen EY und SAP aus Kundenperspektive und erläutert Gründe für die Nutzung der Business Travel Compliance App.
Wir haben in dem Themenfeld ‚EU Posted Workers‘ nach einem Technologiepartner gesucht, der die für uns notwendige Abdeckung aller europäischen Länder durch technologischen Einsatz bieten kann und auch Plattform- und Schnittstellentechnologie anwendet, die unseres Erachtens hierfür zielführend ist. Hier kam letztendlich nur EY infrage.
End-to-End-Service
Die App zielt darauf ab, alle länderspezifischen Informationen und Anforderungen zu den Themen Posted Workers Directive, Equal Pay und Sozialversicherung in einem Portal zu vereinen. Sie bietet einen umfassenden End-to-End-Service, der nahtlos in die unternehmensinternen HR- und Travel-Systeme integriert werden kann und dadurch die Prozessdauer enorm verringert; im Schnitt beträgt sie nur noch drei Minuten.
Das automatische Ausfüllen der Basisdaten in das Formular ist entscheidend für die Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Anwendung erleichtert die Diskussion zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter, da viele Felder bereits ausgefüllt sind. Zudem fördert es die Compliance, da die Meldung schnell und effizient durchgeführt werden kann. Die Geschwindigkeit ist hier sehr wichtig und entlastet alle Beteiligten in diesem Prozess.
Übersichtlich, individuell konfigurierbar ...
Eine zentrale Funktion der App ist das Pre-Trip Assessment. Es zeigt an, ob eine Reise registrierungspflichtig oder ob eine A1-Bescheinigung erforderlich ist. Das Pre-Trip Assessment basiert auf konfigurierten Business Rules, die die Kunden unter Berücksichtigung der Ländervorschriften mithilfe von Best Practices von EY für jedes Land individuell gestalten können.
Die App kommt zum Einsatz, sobald der Mitarbeiter eine Dienstleistung in einem anderen Land erbringen soll. Idealerweise ist die Reise vorab bekannt, entweder durch Projektmanagement oder über unsere Mobility-Portal-Seiten, die über die Registrierungspflicht im Gastland informieren. Der Mitarbeiter muss nur wenige zusätzliche Informationen wie die Adresse des Kunden bereitstellen. Ansonsten werden alle benötigten Daten aus den SAP-Systemen automatisch in das Formular übertragen. Zudem wird, falls erforderlich, die A1-Bescheinigung aus dem Heimatland beantragt, sodass der Mitarbeiter die Meldung im entsprechenden Gastland so komfortabel wie möglich ausführen kann.
… und automatisiert
Die Entwicklung der App basiert auf der SAP Business Technology Platform und nutzt verschiedene SAP-Systeme wie SuccessFactors, Analytics Cloud, iRPA (BPA) und HANA. Diese Systeme ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten sowie eine leistungsstarke Datenverarbeitung und -speicherung. Durch den Einsatz von Business Process Automation (Bots) werden Workflows automatisiert, sodass die Effizienz erhöht und Fehler minimiert werden.
Die Vermeidung von Fehlern, insbesondere von menschlichen Fehlern, wird durch einen hohen Automatisierungsgrad erreicht. Fehler beim Ausfüllen von Datenfeldern, die möglicherweise nicht im akzeptierten Format vorliegen, können so vorab vermieden werden. Auch in der Personalabteilung werden durch das Vordefinieren und Vorausfüllen von Feldern und durch die Datenübernahme aus dem System Fehlerquellen eliminiert. Entscheidend ist, dass die App es überhaupt erst ermöglicht, mit der Fülle an Vorschriften umgehen zu können.
Skalierung? Kein Problem!
Im Rahmen der App-Lösung bietet EY eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die sich speziell auf die Anforderungen der Unternehmen zuschneiden lassen, unter anderem die folgenden:
- Posted Workers: EY hilft Unternehmen, die spezifischen Anforderungen jedes Landes zu verstehen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig eingereicht werden. Dies umfasst auch die Schulung von Mitarbeitern, sodass diese die Compliance-Anforderungen verstehen und umsetzen können.
- Equal Pay: Gegenüberstellung verschiedener Vergütungsansprüche über verschiedene Ländergrenzen hinweg. EY unterstützt Unternehmen dabei, ihre Vergütungspraktiken zu überprüfen, und kann den Prozess für Tausende von monatlichen Berechnungen automatisieren.
- Sozialversicherung: Unterstützung bei der Beantragung und Verwaltung von A1-Bescheinigungen. EY hilft Unternehmen, die erforderlichen Dokumente zu beschaffen und die Anträge effizient zu bearbeiten. Dies umfasst auch die Dokumentation von Änderungen in den gesetzlichen Anforderungen und die entsprechende Anpassung der Prozesse.
Die App lässt sich enorm hoch skalieren, wenn es notwendig ist. Auch wenn Bedarf nach vielen Registrierungen besteht, etwa bei großen Kundenprojekten, ist das kein Problem. Ob es einer oder tausend Fälle sind, spielt keine Rolle. Der hohe Automatisierungsgrad ermöglicht es, Fehler beim Ausfüllen von Datenfeldern zu vermeiden. Wir können über alle europäischen Länder hinweg compliant sein. Die Technologie ist hier ein großer Vorteil.
Autor:innen: Philipp Klewitz, Mathäus Siwy, Daniela Caggiano
Fazit
Aufgrund ständiger Änderungen der Länderanforderungen entstehen auch ständig neue Herausforderungen für Unternehmen. Jüngstes Beispiel ist die neue Anforderung, bestimmte Dokumente in der jeweiligen Landessprache des Gastlandes bereitzustellen. Übersetzungen können bis zu 300 Euro pro Dokument kosten und mehrere Tage in Anspruch nehmen, was die Vorlaufzeit erheblich erhöht und zeitkritische Dienstreisen gefährdet. EY entwickelt hierzu eine KI-Technologie, die auf der SAP Business Technology Platform basiert und das automatisierte Übersetzen von Dokumenten ermöglicht. Diese AI Translation Engine wird in den Bestellprozess integriert, um die Komplexität im Übersetzungsprozess zu vereinfachen und Kosten zu senken. Dadurch können Dokumente wie beispielsweise Arbeitsverträge innerhalb weniger Sekunden in die lokalen Sprachen bestimmter Gastländer übersetzt werden.
Darüber hinaus kann KI bürokratische Prozesse vereinfachen.
Bürokratieabbau könnte auch mithilfe von KI möglich sein. Wenn wir die Technologie so weit bringen, dass automatisierte Prozesse eine Akzeptanz bei den Behörden schaffen, könnte das zu einer unmittelbaren Entlastung führen.
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