Wie Unternehmen die GoBD-Novelle und neue Datenzugriffsvorgaben des BMF meistern

Die GoBD-Novelle vermehrt die potenziellen Fehlerquellen. Unternehmen müssen auf die Datenzugriffsmöglichkeiten achten.

Überblick

• Die GoBD-Novelle vermehrt die potenziellen Fehlerquellen. Unternehmen müssen auf die Datenzugriffsmöglichkeiten achten.

• Neu sind insbesondere Ausführungen zum Datenzugriff durch die Finanzverwaltung. Unternehmen sollten dies ernst nehmen, um keinen weiteren Anlass zur Schätzung zu geben.

• Die Überlassung der Daten(-Träger) (Z3-Datenzugriff) ist zwar bereits seit 2002 eine rechtliche Anforderung, dennoch verursacht gerade diese Datenzugriffsmöglichkeit nach wie vor Probleme in Betriebsprüfungen.

Außenprüfer schätzen gerne, das spart Zeit und Aufwand. Voraussetzung ist eine Schätzbefugnis. Die wird gerade bei Großkonzernprüfungen vorschnell angenommen. Haupteinfallstor für die Schätzungsberechtigung ist der Vorwurf nicht ordnungsmäßiger Buchführung. Jeder noch so kleine tatsächliche oder vermeintliche formelle Verstoß wird im Betriebsprüfungsbericht aufgelistet. Umso einfacher lassen sich Mehrergebnisse erzielen, während sich aufwendige rechtliche Erwägungen und Ermittlungen bei der Anwendung der materiellen Steuergesetze erübrigen. Nun hat das Bundesfinanzministerium sein Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aktualisiert. Neu sind insbesondere Ausführungen zum Datenzugriff durch die Finanzverwaltung. Unternehmen sollten dies ernst nehmen, um keinen weiteren Anlass zur Schätzung zu geben.

Rein in die Cloud

Zum Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO führt das BMF aus, dass die Daten nicht mehr unbedingt per physischem Speichermedium der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt werden müssen, sie dürfen nun auch über eine Datenaustauschplattform (Cloud) übergeben werden. Weiter sind die Verarbeitung und die Aufbewahrung der Daten auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörde nicht ortsgebunden. Auch geht es um den Standard der Datenüberlassung, die digitale Lohnschnittstelle und Exporte aus elektronischen Aufzeichnungssystemen. Die GoBD in der Fassung vom 11. März 2024 gelten seit April. Bei Unternehmen, die ihre Daten nicht über die einheitlich digitalen Schnittstellen bereitstellen, entfällt die Richtigkeitsvermutung (§ 158 AO). Zudem gibt es in § 379 AO neue Bußgeldtatbestände.

Kein OECD-Standard

Das BMF hält sich bei der Ausgestaltung der Schnittstelle nicht an den „Standard Audit File – Tax (SAF-T)“ der OECD. Vielmehr ist es eine eigene und in Fachkreisen umstrittene Entwicklung, die teilweise realitätsfern ist. So wird unter anderem erwartet, dass aus den Transaktionsdaten unter anderem unmittelbar alle Positionen der (Handels-)Bilanz- und der GuV sowie der E-Bilanz und der Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeleitet werden können.

Mögliche Sanktionen

Die Überlassung der Daten(-Träger) (Z3-Datenzugriff) ist zwar bereits seit 2002 eine rechtliche Anforderung, dennoch verursacht gerade diese Datenzugriffsmöglichkeit nach wie vor Probleme in Betriebsprüfungen. Nicht selten sind die Daten nicht in die Prüfsoftware einlesbar, nicht abstimmbar, unvollständig oder unverständlich. Teilweise kommt es auch vor, dass gar keine Daten geliefert werden können. Eine Teilschuld trifft das BMF, das bisher keine konkreten Anforderungen stellte. Als Sanktionsmittel hat die Finanzverwaltung neben dem Verzögerungsgeld (2.500 bis 250.000 Euro) auch die Möglichkeit, Steuern zu schätzen und steuerliche Erleichterungen wie zum Beispiel die Verlagerung der Buchführung ins Ausland zu untersagen bzw. – noch schlimmer – ihre Rückverlagerung ins Inland zu fordern. Die beiden letztgenannten Sanktionen sind in letzter Zeit vermehrt zu beobachten.

Klassiker aus der BP

Zu den Klassikern von Betriebsprüfern, um die Buchführung zu verwerfen, zählen die folgenden Vorwürfe:

• Mängel in der Verfahrensdokumentation
• unzureichender Zugriff auf Vor- und Nebensysteme der Buchführung
• Fehlen von Ursprungsaufzeichnungen
• kein Zugriff auf Buchführungsdaten ausländischer Gesellschaften
• Nichtvorhandensein aufbewahrungspflichtiger Unterlagen, die steuerlich von Bedeutung sind, auch noch beispielsweise aus den 80er- und 90er- Jahren (Abschaffung der Billigkeitsregel ab Veranlagungszeitraum 2022)
• kein Vorlegen angeforderter E-Mails sortiert als Handels- und Geschäftsbriefe
• Unmöglichkeit für den Betriebsprüfer, sich in angemessener Zeit sämtliche Geschäftsvorfälle anzusehen

Zu den aus Verwaltungssicht einfachsten und daher effizientesten Schätzmethoden auf der Basis dieser Buchführungsmängel gehören Sicherheitszuschlag, unterer Rand eines nicht definierten Schätzrahmens und Streichung von Verlusten.

Darf der Prüfer das?

Ganz oft: Nein, jedenfalls nicht so einfach, und zwar aus zwei Gründen: Teils fehlt es bei der obigen Mängelliste an einem ausreichend schweren oder überhaupt einem Verstoß gegen die formellen Buchführungsvorschriften für die Schätzbefugnis, teils sind die steuerlichen Schätzungsregeln, die überwiegend auf Richterrecht beruhen, sehr viel differenzierter und nuancierter, als es den meisten Finanzbeamten bekannt ist. Die genannten Schätzmethoden sind mitunter gar nicht oder zumindest nicht umfassend zulässig.

Und dann?

Oft wird in solchen Schätzungsfällen eine Einigung gesucht oder die Mehrsteuer einfach vollständig gezahlt. Aber Unternehmen sollten nicht so ganz einfach klein beigeben, aus mehreren Gründen. Nach der Prüfung ist nämlich auch vor der Prüfung. In den Anschlussprüfungen werden die gleichen Buchführungsmängel erneut gerügt. Diesmal könnte aber Vorsatz unterstellt werden. Für alle Prüfungsanordnungen ab dem 1. Januar 2025 stellt sich zudem die Frage, ob gem. § 153 Abs. 4 AO eine Berichtigungserklärung für alle Folgejahre abgegeben werden muss. Das kann sehr teuer werden. Die Nichtabgabe wäre dagegen riskant, weil die strafrechtliche Relevanz ungeklärt ist. Hierin liegt wiederum ein probates Druckmittel für den Prüfer in der Folgeprüfung. Darüber hinaus besteht das Risiko der Unwirksamkeit der Tax-CMS. Und schließlich drohen Bußgelder gem. § 379 AO.

Einspruch und Klage

Als Alternative bleiben Einspruch und Klage. Gerade der Gerichtsweg wird – vom Gesetzgeber vermutlich gar nicht so beabsichtigt – wichtiger werden. Das gilt aus Gründen der Compliance (strafrechtliche Risiken aus § 153 Abs. 4 AO), aber auch aus finanziellen Gründen. So werden liquiditätsbelastende Berichtigungserklärungen für die Folgejahre vermieden oder wenigstens verzögert. Zusätzlich werden überbezahlte Steuern für die Dauer des Gerichtsverfahrens mit 6,0 Prozent statt der sonst vorgesehenen 1,8 Prozent verzinst. Bei lang dauernden Verfahren (z. B. wegen Ruhens aufgrund der Zinsschranke oder § 8c KStG etc.) kann daraus durchaus ein Business Case für die Steuerabteilung werden. Daneben gilt vor Gericht Folgendes:

• absolutes Verböserungsverbot
• eigenständige Schätzpflicht, die Prüferschätzungen dürfen nicht einfach übernommen werden
• regelmäßiger Einigungsversuch im Erörterungstermin
• Erstattung eines Teils der Beraterkosten bei Obsiegen
• paralleles Laufen des Verfahrens zur Folge-Betriebsprüfung und daher Disziplinierung der laufenden Prüfung in dieser Frage

Co-Autoren: Wido Jungermann & Dr. Nevada Melan