ViDA: Was E-Commerce-Unternehmen jetzt beachten müssen

Mit ViDA will Europa den Anschluss ans digitale Zeitalter schaffen. Für Marktteilnehmende ändert sich vieles.

Überblick

• ViDA reformiert die Umsatzsteuer und bringt digitale Rechnungen sowie ein Echtzeit-Meldesystem für Unternehmen in der EU. Ähnlich dem Vorbild Italiens (s. Bild: Die Guardia di Finanza sorgt robust für Steuerehrlichkeit).
• Plattformen werden künftig als Steuerschuldner behandelt, was tiefgreifende Änderungen für Online-Marktplätze mit sich bringt.
• Eine zentrale Umsatzsteuerregistrierung vereinfacht die Pflichten für E-Commerce-Unternehmen und reduziert bürokratische Hürden.

Die Europäische Union hat mit dem Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eine der umfassendsten Neuausrichtungen des Mehrwertsteuerrechts seit Jahrzehnten auf den Weg gebracht. Im Zentrum stehen die Einführung der elektronischen Rechnung, ein nahezu in Echtzeit funktionierendes Meldesystem sowie neue umsatzsteuerliche Pflichten für digitale Plattformen. Gerade im Onlinehandel treffen komplexe Lieferketten, grenzüberschreitende Umsätze und digitale Geschäftsmodelle auf ein bislang fragmentiertes Steuerrecht. ViDA will hier ansetzen – mit dem Ziel, Prozesse zu vereinfachen, Steuerlücken zu schließen und die Wettbewerbsbedingungen zu harmonisieren. Doch was genau beinhaltet ViDA? Welche Änderungen kommen auf Unternehmen zu? Und was müssen insbesondere E-Commerce-Unternehmen und Plattformbetreiber jetzt beachten?

Säule I: E-Rechnung und Digital Reporting – der Weg zur Echtzeit-Meldung

Die erste und wohl technisch anspruchsvollste Säule der ViDA-Reform ist die Einführung eines unionsweit harmonisierten digitalen Meldesystems, die sogenannten Digital Reporting Requirements (DRR). Ziel ist es, die Rechnungsstellung zu digitalisieren und die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) durch ein nahezu Echtzeit-Meldeverfahren zu ersetzen. Damit reagiert die EU auf die zunehmende Digitalisierung des Handels und die Notwendigkeit, Umsatzsteuerbetrug und insbesondere Karussellbetrug effektiver zu bekämpfen.

Elektronische Rechnung und europäisches Format

Das Fundament für das neue Meldesystem bildet die strukturierte elektronische Rechnung (E-Rechnung). Sie ist nicht nur technisches Mittel, sondern Voraussetzung für die Umsetzung des digitalen Meldesystems. Ab dem 1.7.2030 wird die E-Rechnung für alle grenzüberschreitenden B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend. Sie muss im Format der europäischen Norm EN-16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Bereits mit Inkrafttreten der ViDA-Richtlinie dürfen Mitgliedstaaten die E-Rechnung auch für nationale Umsätze verpflichtend einführen. Deutschland hat dies bereits getan: Seit dem 1.1.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze, mit Übergangsfristen bis 2028.

Meldung ans Finanzamt

Die E-Rechnung wird zur Datenquelle für ein neues, transaktionsbasiertes Meldesystem. Ab dem 1.7.2030 müssen Unternehmen für innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte Dienstleistungen innerhalb von zehn Tagen nach Leistungserbringung eine elektronische Rechnung erstellen und die detaillierten Rechnungsdaten zeitgleich an die Finanzverwaltung in dem dafür geschaffenen Meldesystem übermitteln. Der Empfänger der Rechnung muss diese innerhalb von fünf Tagen an die Finanzverwaltung melden. Für bestimmte Eingangsrechnungen, etwa im Gutschriftverfahren, gilt dies sinngemäß: Der Ersteller der Gutschrift hat zehn Tage Zeit, die Gutschrift zu erstellen und diese zeitgleich zu melden. Der Leistungserbringer muss die erhaltene Gutschrift innerhalb von fünf Tagen melden.

Meldepflichtig sind unter anderem:

• Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer
• USt-IdNr. von Lieferant und Empfänger
• Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt und Betrag
• Hinweise auf Steuerbefreiung oder Reverse-Charge
• Kontoverbindung des Leistenden

Das Meldesystem gilt zunächst für grenzüberschreitende B2B-Umsätze, doch Mitgliedstaaten dürfen auch für nationale Transaktionen digitale Meldepflichten einführen. Der geplante Starttermin für das neue Meldesystem ist der 1.7.2030.

Säule II: Plattformwirtschaft –wenn Marktplätze zu Steuerpflichtigen werden

Die zweite Säule der ViDA-Reform bringt für internetbasierte Marktplätze, Buchungsportale und Mobilitätsdienste tiefgreifende Änderungen mit sich. Bereits heute gelten viele Plattformen als „fiktive Lieferer“. Die sogenannte Lieferkettenfiktion wurde bereits für bestimmte Lieferungen mit Drittlandsbezug durch das Mehrwertsteuer-Digitalpaket zum 1.7.2021 eingeführt. Im deutschen Umsatzsteuerrecht findet sich die Regelung in § 3 Abs. 3a UStG. Sie spielt vor allem bei Verkäufen mit Drittlandsbezug über Online-Marktplätze eine Rolle.

Zweistufige Einführung

Die Lieferkettenfiktion ist derzeit auf zwei Fallgestaltungen beschränkt: Sie greift beim Drittlandshändler mit innergemeinschaftlichen Lieferungen an Endkunden gem. § 3 Abs. 3a Satz 1 UStG und beim Fernverkauf aus dem Drittland von Waren bis 150 Euro Sachwert gem. § 3 Abs. 3a Satz 2 UStG. In solchen Fällen wird steuerlich fingiert, dass der Marktplatzbetreiber die Ware zunächst selbst vom Händler erwirbt und anschließend an den Endkunden verkauft. Dadurch wird der Marktplatz selbst zum Steuerschuldner für die Lieferung an den Kunden, während der ursprüngliche Händler lediglich eine umsatzsteuerfreie Lieferung an den Marktplatz fingiert. Ab dem 1.7.2027 wird der Erwerberkreis erweitert, sodass auch bei Lieferungen an bestimmte Unternehmen und juristische Personen die Lieferkettenfiktion greift.

Leistungskettenfiktion bei Dienstleistungen

Künftig soll diese Rolle auch auf bestimmte Dienstleistungen ausgeweitet werden. Für Dienstleistungen wie die kurzfristige Vermietung von Unterkünften oder die Personenbeförderung innerhalb der EU wird eine Leistungskettenfiktion eingeführt: Die Plattform wird als leistender Unternehmer behandelt und muss die Umsatzsteuer abführen – unabhängig davon, ob sie zivilrechtlich nur als Vermittler auftritt. Plattformen werden so behandelt, als hätten sie die Leistung selbst empfangen und erbracht. Die Leistung der Vermieter oder der Fahrer gilt als steuerfrei, wohingegen die Leistung der Plattform an den Endkunden der Steuerpflicht unterliegt. Die Plattform ist der Steuerschuldner. Dabei hat die Plattform in der Rechnung an den Endkunden auch die Umsatzsteuer auszuweisen.

Ambivalente Konstruktion

Handelt es sich bei einem Fahrer beispielsweise um einen Kleinunternehmer, kann dies dazu führen, dass die Leistung, die er erbringt, indirekt nicht mehr steuerfrei ist. Zwar sind die Umsätze von Kleinunternehmern grundsätzlich steuerfrei. Ungeachtet dessen erbringt die Plattform aber eine steuerpflichtige Leistung an den Kunden und hat in der Rechnung die Umsatzsteuer auszuweisen. Nachteile können sich in diesen Fällen für Leistungsempfänger ergeben, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Diese erhalten nun eine Rechnung mit Umsatzsteuer, sodass sich der Aufwand entsprechend erhöhen kann. Für unternehmerische Nutzende, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sollten sich jedoch keine Nachteile ergeben. Diese können aufgrund der Fiktion die ausgewiesene Umsatzsteuer abziehen.

Wie reagieren?

Ein Nachteil dieser Konstellation besteht jedoch klar für die Plattformen. Sie müssen für die Leistung Umsatzsteuer abführen. Die Plattform könnte die Steuer selbst tragen und die Marge an anderer Stelle ausgleichen, beispielsweise durch höhere Plattformgebühren. Ein anderes, wohl realitätsnäheres Szenario ist hingegen, dass die Plattform die Preise für die Endkunden und -kundinnen erhöht. Die Fiktion bewirkt folglich eine wirtschaftliche Belastung, selbst wenn der tatsächlich Leistende ein Kleinunternehmer ist. 

Abb.: Verbrauchsteuereinnahmen der EU-27

Ausnahmen

Die Leistungskettenfiktion bei den oben genannten Dienstleistungen wird ab dem 1.1.2030 verpflichtend. Ab 1.7.2028 dürfen EU-Mitgliedstaaten die Regelung bereits freiwillig umsetzen. Ausnahmen gelten, wenn der eigentliche Leistungserbringer eine gültige USt-IdNr. vorlegt und gegenüber der Plattform erklärt, dass er die Steuer selbst abführt. Auch Kleinunternehmer können von der Regelung ausgenommen werden, sofern der jeweilige Mitgliedstaat dies vorsieht. Dies könnte der bereits angesprochenen zusätzlichen wirtschaftlichen Belastung mit Leistungen von Kleinunternehmern entgegenwirken.

Konsequenzen

Für Plattformbetreiber, die die oben genannten Dienstleistungen anbieten, bedeutet die Erweiterung der Lieferkettenfiktion eine Ausweitung ihrer steuerlichen Verantwortung. Sie sind künftig Steuerschuldner und müssen die Umsatzsteuer abführen, was eine Anpassung der Steuerfindung sowie der Buchhaltungs- und ERP-Systeme erforderlich macht. Auch für Händler, die ihre Waren und Dienstleistungen über Plattformen vertreiben, ergeben sich Konsequenzen. Sie müssen ihre Vertragsmodelle prüfen, insbesondere im Hinblick darauf, wer umsatzsteuerlich als Leistender gilt. Zudem ist sicherzustellen, dass relevante Daten wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Steuerstatus und der Leistungsort korrekt übermittelt werden können. Bei Mischmodellen, etwa wenn sowohl über Plattformen als auch im Direktvertrieb verkauft wird, ist eine saubere Umsatzabgrenzung erforderlich.

Säule III: Single VAT Registration – eine Anmeldung für die ganze EU

Ein zentrales Anliegen vieler E-Commerce-Unternehmen wird mit der dritten Säule der ViDA-Reform endlich adressiert: die Vereinfachung der umsatzsteuerlichen Registrierungspflichten innerhalb der EU. Bislang mussten Onlinehändler, die in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, häufig in jedem einzelnen Land eine eigene Umsatzsteuerregistrierung vornehmen – ein bürokratischer Kraftakt mit hohen Kosten und rechtlichen Unsicherheiten. Mit ViDA ist der Weg frei für die sogenannte Single VAT Registration: eine einzige zentrale Registrierung, die für eine Vielzahl grenzüberschreitender Geschäftsvorfälle ausreicht.

Erweiterung des One-Stop-Shop(OSS)-Verfahrens

Kernstück dieser Vereinfachung ist das OSS-Verfahren, das deutlich ausgeweitet wird. Bisher können über das OSS-Verfahren grenzüberschreitende B2C-Umsätze innerhalb der EU zentral erklärt und versteuert werden. So müssen sich die Lieferer nicht in jedem einzelnen Land registrieren. Das gilt vor allem für Onlinehändler, die Waren an Kunden in anderen EU-Ländern liefern (innergemeinschaftliche Fernverkäufe), sowie bestimmte Dienstleistungen an Nichtunternehmer, die im Bestimmungsland steuerpflichtig sind, wie etwa Telekommunikations-, Rundfunk-, elektronische Dienstleistungen oder Eintrittsberechtigungen.

Verkaufsplattformen und Online-Shops, bei denen die Waren direkt aus Nicht-EU Länder an Nichtunternehmer in der EU versendet werden, können ein verwandtes Verfahren nutzen, das Import-One-Stop-Shop-Verfahren (IOSS). Dies kann für Lieferungen mit einem Warenwert bis 150 Euro aus Drittstaaten, wie zum Beispiel aus China, genutzt werden.

Ab 2027 bzw. 2028 können über das OSS-Verfahren künftig auch folgende Umsätze zentral gemeldet werden:

• Lieferungen von Gas, Strom, Wärme oder Kälte
• innergemeinschaftliches Verbringen von Gegenständen (z. B. Lagerbewegungen)
• Montage- und Bordlieferungen

Damit wird das OSS-Verfahren zu einem echten Mehrwertsteuer-Hub für grenzüberschreitende Transaktionen. Die bisherige Vereinfachungsregelung für Konsignationslager wird im Gegenzug zum 30.6.2029 abgeschafft – sie wird schlicht überflüssig.

Offene Fragen

Trotz der grundsätzlich begrüßenswerten Vereinfachung bleiben einige Fragen offen. Im OSS-Verfahren ist beispielsweise kein Vorsteuerabzug möglich, so dass Unternehmen weiterhin separate Vergütungsanträge stellen müssen. Zudem könnten in bestimmten Mitgliedstaaten weiterhin lokale Fiskalvertreter erforderlich sein. Auch nationale Sonderregelungen, etwa hinsichtlich der Steuersätze oder Meldefristen, bleiben bestehen und müssen individuell geprüft werden.

Co-Autor: Oliver Schröter