Datenschutzerklärung – SAP SuccessFactors Recruiting

Stand: 15.06.2023

1. Einführung

Diese Datenschutzerklärung soll die Praktiken beschreiben, die EY in Bezug auf SAP SuccessFactors Recruiting („Tool”) und die Privatsphäre aller Personen, deren personenbezogene Daten im Tool verarbeitet und gespeichert werden, befolgt. Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit der ey.com-Datenschutzerklärung zu lesen. Im Falle eines Konflikts mit der ey.com-Datenschutzerklärung haben die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung Vorrang. Bitte lese diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch.

2. Wer verwaltet das Tool?

„EY“ bezieht sich auf eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von Ernst & Young Global Limited („EYG“), von denen jede Mitgliedsgesellschaft eine separate juristische Person darstellt und die Zwecke und Mittel für die Datenverarbeitung für sich bestimmt (d. h. als Datenverantwortlicher fungiert). Die EY-Mitgliedsgesellschaft, bei der Du Dich bewirbst oder Interesse an einer Stelle bekundet hast, ist der Datenverantwortliche und nutzt das Tool (SuccessFactors) für das Bewerbungsverfahren. Das Tool SuccessFactors des Anbieters SAP wird von der EY Global Services Limited betrieben und von allen EY-Mitgliedsgesellschaften eingesetzt. Das Tool wird auf externen Servern in St. Leon-Rot (Deutschland) und Amsterdam (Niederlande) gehostet.

3. Wozu benötigen wir Deine personenbezogenen Daten?

Das Tool unterstützt das Rekrutierungsverfahren von EY, einschließlich Suche, Rekrutierung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeitenden.

• Deine im Tool verarbeiteten personenbezogenen Daten werden in diesem Zusammenhang verwendet, um Mitarbeitende für EY-Stellenangebote zu suchen, zu bewerten, auszuwählen und einzustellen.
• EY stützt sich auf die folgenden Grundlagen, um die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Tool zu legitimieren:
• Um beurteilen zu können, ob Du für die Stelle, auf die Du Dich beworben hast, geeignet bist und die notwendigen Voraussetzungen erfüllst.
• Für die Zwecke der berechtigten Interessen, die von Datenverantwortlichen oder Dritten verfolgt werden, es sei denn, die Interessen oder Grundrechte und -freiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen die Interessen EYs. Die spezifischen berechtigten Interessen sind die Sicherstellung des Erfolgs unserer Rekrutierungsverfahren, einschließlich Suche, Rekrutierung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeitenden.

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich auf Deine besondere Situation beziehen, jederzeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, die Dich auf Grundlage der oben genannten berechtigten Interessen betreffen.

4. Welche Arten von personenbezogenen Daten werden im Tool verarbeitet?

Das Tool verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Bei externen Kandidat:innen (bspw. Empfehlung durch Headhunter oder Mitarbeitende): Grundlegende Informationen zum Profil, einschließlich des Vornamens, Nachnamens, grundlegender Kontaktinformationen und Lebenslauf, Berufserfahrung, gesprochener Sprachen, geografischer Präferenzen
• Bei Bewerbenden: Informationen, die erforderlich sind, damit Kandidat:innen als Bewerbende für eine bestimmte Anforderung berücksichtigt werden können, einschließlich der oben genannten Informationen zum Profil sowie Informationen zum Vorstellungsgespräch, Bewertungsinformationen und Angebotsdetails. Diese Daten werden auf Grundlage länderspezifischer regulatorischer oder betrieblicher Anforderungen erfasst.
• Bei EY-Partner:innen/Mitarbeitenden: Grundlegende Kontakt- und Organisationsdaten von SuccessFactors Core HR (EC).  Damit diese Personen im Rahmen des Rekrutierungsverfahrens als interne Kandidat:innen berücksichtigt werden können, werden Mobilitätswünsche und persönliche Kontaktinformationen ebenfalls erfasst.
• Kontaktinformationen der Vertreter:innen von Agenturen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Name der Agentur

Diese Daten stammen:

• Direkt von EY-Partner:innen, Mitarbeitenden (Empfehlungen) oder Auftragnehmer:innen
• Bei internen Bewerbungen: Aus einem Feed von anderen EY-Systemen (SuccessFactors/Employee Central; Yello)
• Von den Kandidat:innen oder den Bewerbenden selbst
• Von Dritten in Zusammenhang mit Deiner Bewerbung, wie z. B. Personen, die Dich empfehlen, Personalvermittlern sowie Organisationen, die Hintergrundprüfungen und Bewertungsergebnisse bereitstellen (z. B. CappFinity, Saville, Pymetrics, HireVue, RAI)

5.  Wer kann auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen?

Die personenbezogenen Daten können, sofern Du Dich auf eine globale Position bewirbst, auch von anderen EY-Mitgliedsgesellschaften eingesehen werden. Nachfolgend erhältst Du eine Übersicht über die potenziellen Datenempfänger.

Auf Deine personenbezogenen Daten im Tool können folgende Personen/Teams zugreifen:

Die oben beschriebenen Zugriffsrechte umfassen die Übertragung von personenbezogenen Daten in verschiedenen Rechtsordnungen (einschließlich Rechtsordnungen außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (EY-Bürostandorte sind unter https://www.ey.com/de_de/locations aufgeführt). Auf eine Übersicht der EY-Netzwerkeinheiten, die Dienste für externe Kunden bereitstellen, kann hier zugegriffen werden (Siehe Abschnitt 1 (Über EY) – „Eine Liste der EY-Mitglieds-unternehmen und verbundenen Unternehmen anzeigen“). EY verarbeitet Deine personenbezogenen Daten im Tool gemäß den geltenden Gesetzen und Berufsbestimmungen in Deiner Gerichtsbarkeit. Die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des EY-Netzwerks unterliegt den verbindlichen Unternehmensregeln von EY.

Wir übertragen oder geben die von uns gesammelten personenbezogenen Daten an Drittanbieter:innen (und deren Tochtergesellschaften und verbundene Unternehmen) weiter, die von uns beauftragt werden, unsere internen Supportprozesse zu unterstützen. Beispielsweise beauftragen wir Dienstleister:innen mit der Bereitstellung, Ausführung und Unterstützung unserer IT-Infrastruktur (z. B. Identitätsmanagement, Hosting, Datenanalyse, Sicherung, Sicherheit und Cloud-Speicherdienste) sowie mit der Speicherung und sicheren Vernichtung unserer Hardcopy-Unterlagen. Es ist unsere Richtlinie, nur Drittanbieter:innen einzusetzen, die verpflichtet sind, ein angemessenes Maß an Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, und die den geltenden gesetzlichen Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Gerichtsbarkeit, in der sie ursprünglich erhoben wurden, entsprechen.

Wenn personenbezogene Daten so anonymisiert wurden, dass Du oder Dein Gerät nicht mehr identifizierbar sind, werden solche Informationen als nicht personenbezogene Daten behandelt und die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung gelten nicht.

Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erhoben werden oder sich auf Personen im EWR beziehen, benötigt EY einen geeigneten Übertragungsmechanismus, der zur Einhaltung des geltenden Rechts erforderlich ist. Die Übermittlung personenbezogener Daten vom Tool an SAP SuccessFactors, Recruiter:innen und Agenturen außerhalb der EU unterliegt einer Vereinbarung, die von der Europäischen Kommission verabschiedete Standard-Datenschutzklauseln enthält.

6.   Datenspeicherung

Gemäß unserer Richtlinie werden personenbezogene Daten nur so lange aufzbewahrt, wie dies für die im Abschnitt „Warum benötigen wir Deine personenbezogenen Daten?“ beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Die Speicherfristen variieren in verschiedenen Gerichtsbarkeiten und werden gemäß den lokalen behördlichen und Anforderungen an die professionelle Datenspeicherung festgelegt. Um unsere beruflichen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, unsere gesetzlichen Rechte zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen sowie zu Archivierungszwecken und Zwecken der Historienverfolgung müssen wir Informationen für einen längeren Zeitraum speichern.

Die Richtlinien und/oder Verfahren für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten über das Tool lauten wie folgt:

• Für externe Kandidat:innen, Bewerbende und sonstige nicht EY-internen Nutzer:innen: Deine Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsbestimmungen Deines Landes gespeichert (in Deutschland 6 Monate). Die Speicherfrist wird aufgrund der letzten Aktivität ausgelöst. Eine Aktivität im Tool ist bspw. Dein Einloggen in das Tool, die Änderung und das Updaten von Deinen Daten oder das Abschließen des Bewerbungsprozesses mit Dir.
• Für EY-Nutzer:innen: Die Speicherung erfolgt in Übereinstimmung mit der globalen EY-Richtlinie zur Datenaufbewahrung (EY Records Retention Global Policy) und den entsprechenden länderspezifischen Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfrist wird basierend auf dem letzten Aktivitätsdatum ausgelöst.

Nach Ablauf der Speicherfrist werden Deine personenbezogenen Daten gelöscht.

7.   Sicherheit

EY schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit von Informationen, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erhält. Der Zugriff auf solche Informationen ist begrenzt, und es gibt Richtlinien und Verfahren, die die Informationen vor Verlust, Missbrauch und unangemessener Offenlegung schützen sollen. Weitere Informationen zu unserem Datenschutzansatz und zur Informationssicherheit findest Du in unserer Broschüre Schutz Ihrer Daten.

8.   Kontrolle Deiner personenbezogenen Daten

EY wird Deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an externe Parteien gemäß Abschnitt 5), es sei denn, wir haben Deine Erlaubnis oder sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Du bist gesetzlich dazu befugt, Informationen zu den von EY über Dich gespeicherten personenbezogenen Daten anzufordern.

Um zu erfahren, ob Deine personenbezogenen Daten im Tool verarbeitet werden, um auf Deine personenbezogenen Daten im Tool zuzugreifen oder Deine Einwilligung zu widerrufen, wende Dich an Deine:n üblichen EY-Ansprechpartner:in oder sende Deine Anfrage per E-Mail an datenschutz@de.ey.com.

9.   Richtigkeit, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit von Daten

Um der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen oder deren Berichtigung, Löschung, eine Einschränkung der Verarbeitung oder eine einfach zugängliche Kopie Deiner personenbezogenen Daten auf einem Datenträger anzufordern, wende Dich an Deine:n üblichen EY-Ansprechpartner:in oder sende Deine Anfrage per E-Mail an datenschutz@de.ey.com.

10.   Beschwerden

Bist Du der Ansicht, dass ein mutmaßlicher Verstoß gegen das Datenschutzgesetz oder gegen eine andere Regelung vorliegt, kannst Du Kontakt zum/zur Datenschutzbeauftragte:n von EY aufnehmen (Hamburger Büro  Rothenbaumchaussee 78, 20148 Hamburg), eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com senden oder an Dich an Deine:n Ansprechpartner:in bei EY wenden. Unser Datenschutzteam wird Deine Beschwerde prüfen und Informationen dazu bereitstellen, wie diese bearbeitet und gelöst werden sollte. Wenn Du mit der angebotenen Lösung Deiner Beschwerde durch EY nicht zufrieden bist, kannst Du eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Wende Dich hierzu an die Datenschutzbehörde, die für Deinen Wohnort zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde in Baden-Württemberg. Du kannst die Angelegenheit auch an ein zuständiges Gericht verweisen.

Bestimmte EY-Mitgliedsunternehmen in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) haben eine:n Vertreter:in in der EU ernannt, der in ihrem Namen handelt, wenn sie Datenverarbeitungsaktivitäten durchführen, für die die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt. Weitere Informationen und die Kontaktdaten dieser Vertreter:innen sind hier verfügbar.

11.    Kontaktiere uns

Solltest Du weitere Fragen oder Anliegen haben, wende Dich bitte an Deine:n EY-Ansprechpartner:in oder sende eine E-Mail an datenschutz@de.ey.com.