BMF zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Das BMF erneuert sein Anwendungsschreiben von 1994 zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben. Die Anforderungen zur Anerkennung werden konkretisiert sowie an die aktuellen Entwicklungen des digitalen Zeitalters (elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen, KassenSichV) angepasst.

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. In den Einkommensteuerrichtlinien (R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR) werden diese Anforderungen konkretisiert und auch der BFH hat über die Nachweiserfordernisse bereits geurteilt, z.B. dass die schriftlichen Angaben zeitnah gemacht werden müssen und dass das formlose Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben ist. Mit Schreiben vom 30.06.2021 aktualisiert nun die Finanzverwaltung ihr dazugehöriges, zusammenfassendes Anwendungsschreiben vom 21.11.1994.

Zu Beginn des Schreibens werden die erforderlichen Inhalte einer Bewirtungsrechnung aufgeführt. Vom Name und der Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb), der Leistungsbeschreibung bis hin zum Name des Bewirtenden, werden sämtliche Anforderungen genannt und erläutert. Neu im Vergleich zu dem alten BMF-Schreiben sind u.a. die Ausführungen zu den erforderlichen formalen Inhalten wie der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dem Ausstellungsdatum und der fortlaufenden Rechnungsnummer. 

Wenn für die Erstellung der Bewirtungsrechnung ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i.S.d. § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV benutzt wird, wird für den Betriebsausgabenabzug nur eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnung anerkannt. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stelle bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. § 14 UStG i.V.m. § 33 UStDV dar. Rechnungen in anderer Form erfüllten die Nachweisvoraussetzungen nicht. In diesen Fällen seien die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Die Finanzverwaltung führt in diesem Zusammenhang zudem aus, wie der Ausfall der TSE zu behandeln ist oder wie zu verfahren ist, wenn Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt werden.

Auch auf die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen mittels eines digitalen oder digitalisierten Eigenbelegs des Steuerpflichtigen wird Bezug genommen. Ein solcher Beleg müsse digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Dabei seien die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG nur als erfüllt anzusehen, wenn u.a. der elektronische Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah erstellt und digital signiert oder genehmigt sowie aufbewahrt wird. Auch sollten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllt werden und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

Nach dem BMF-Schreiben gelten die vorstehenden Anforderungen auch bei Auslandsbewirtungen. Jedoch könne in Ausnahmefällen auch eine ausländische, diese Anforderungen nicht insgesamt erfüllende Rechnung genügen, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Das neue Anwendungsschreiben ersetzt das bisherige Schreiben vom 21.11.1994 (BStBl I S. 855) und ist allen offenen Fällen mit der Maßgabe anzuwenden, dass die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV zu beachten sind. Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig.

Der Volltext des Schreibens steht Ihnen auf der Internetseite des BMF zur Verfügung.

Direkt zum BMF-Schreiben kommen Sie hier.