Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Mandanten.
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Immer wieder überlegen Entscheidungsträger, wie sie durch Lockerungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen die Fachkräftegewinnung aus dem Ausland zusätzlich erleichtern oder die Digitalisierung der Ausländerbehörden weiter vorantreiben können. Doch tatsächlich ermöglichen die bestehenden Gesetze bereits die schnelle Einwanderung entsprechend qualifizierter Fachkräfte. Auch die Digitalisierung schreitet voran. Dennoch klagen viele Unternehmen, dass es fast unmöglich sei, zeitnah etwa indische Fachkräfte nach Deutschland zu holen – und diese Einschätzung ist richtig. Denn die zügige Gewinnung ausländischer Fachkräfte scheitert an den zahlreichen bürokratischen Hürden. Hier sind bei den Arbeitgebern Flexibilität und Kreativität gefragt.
Holpriger Start
Wer eine Stelle mit einer Fachkraft aus dem Ausland zu einem fixen Zeitpunkt besetzen möchte, sieht sich gleich zu Beginn mit einer fast unüberwindbaren Hürde konfrontiert. Es nicht möglich, den Antrag auf Erteilung eines Aufenthaltstitels mit Geltung ab dem geplanten Startdatum einzureichen. Der künftige Arbeitgeber muss geduldig abwarten, bis die Behörde den Antrag bearbeitet, und aus dem Datum der Genehmigung ergibt sich dann das Startdatum.
Dabei erhält der Arbeitgeber keinerlei Information darüber, wann ein entsprechender Antrag bearbeitet werden wird und bis wann mit der Entscheidung (bei Vollständigkeit der einzureichenden Unterlagen) zu rechnen ist. Dass die ausländischen Kandidatinnen bzw. Kandidaten die Voraussetzungen für den Aufenthaltstitel nicht erfüllen, ist weitaus seltener das Problem. Angaben, die sich auf einschlägigen Internetseiten häufig finden, etwa „Die Bearbeitungszeit kann bis zu 12 Wochen dauern“, helfen den Unternehmen hier nicht weiter. Denn die Bearbeitung dauert häufig insbesondere dann länger, wenn die Behörde doch noch zusätzliche Dokumente anfordert.
Digitalisierung ist kein Wundermittel
Die geplanten Reformen bauen primär auf Digitalisierung. Doch tatsächlich hat die bisherige Erfahrung gezeigt, dass die Digitalisierung allein nicht immer sämtliche Probleme löst. So gibt es Standorte, die zwar bereits große Fortschritte bei der Digitalisierung gemacht haben, aber mit unflexiblen Parametern arbeiten. Das Resultat: Die Behörde lässt dringende Anträge auf Änderung des Aufenthaltstitels liegen. Über sie wird frühestens drei Monate vor dem Ablauf des derzeitigen Aufenthaltstitels entschieden, denn erst dann erhält der zuständige Sachbearbeiter die Information, dass der Antrag zu bearbeiten ist.
Ein anderer Standort hatte das gleiche Problem, konnte es jedoch inzwischen lösen. Es wurde ein Kommentarfeld eingefügt, in dem man mitteilen kann, dass es sich um einen Änderungsantrag handelt, der zeitnah bearbeitet werden sollte.
Darüber hinaus muss nach den gesetzlichen Vorgaben ein Mensch über die Anträge entscheiden. Diese Aufgabe soll, kann und darf nicht auf eine KI übertragen werden. Einen eventuell vorhandenen Ermessensspielraum darf nur ein Mensch ausüben – und nicht etwa ein Algorithmus. Digitalisierung löst das Kernproblem Personalmangel deshalb nur teilweise. Ob dauerhaft darauf verzichtet werden kann, zusätzliche personelle Kapazitäten (quantitativ und qualitativ) aufzubauen, darf daher bezweifelt werden.
Vorausschauend agieren und Engpässe vermeiden
Problemfeld Einstellung nach deutschem Hochschulabschluss
Eines der größten Probleme, mit denen sich Arbeitgeber konfrontiert sehen, betrifft die Einstellung ausländischer Absolventen einer deutschen Hochschule. Mit einem gültigen studentischen Aufenthaltstitel darf man (nur) 140 Tage im Kalenderjahr und auch nach erfolgreichem Abschluss des Studiums nicht in Vollzeit arbeiten. Teilweise dauert dann die Bearbeitungszeit bis zur Genehmigung einer Blauen Karte EU zwischen sieben und neun Monaten. Dies gilt auch dann, wenn die betreffenden potenziellen Arbeitskräfte im jeweiligen Unternehmen bereits im Rahmen eines Praktikums oder als Werkstudierende tätig waren. Im Ergebnis bleiben dann Stellen, die dringend neu zu besetzen sind, ohne sachlichen Grund monatelang vakant.
Gesetzliche Rahmenbedingungen passen
Der Gesetzgeber hat hier an sich schon mit dem Anspruch auf Erteilung des Job-Seeker-Visums Abhilfe geschaffen: Nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 AufenthG ist zur Suche eines der Qualifikation entsprechenden Arbeitsplatzes eine Aufenthaltserlaubnis für bis zu 18 Monate zu erteilen, sobald das Studium in Deutschland erfolgreich abgeschlossen worden ist.
Trotz dieser eindeutigen gesetzlichen Vorgabe ist der erfolgreiche Abschluss des Studiums statt der Eintrittskarte für die Job-Suche nur der Anfang der Schwierigkeiten auf dem Weg zum sogenannten Job-Seeker-Visum. Hier potenzieren sich unterschiedliche ungünstige administrative Gewohnheiten oftmals zu einem Alptraumszenario – sowohl für die Antragstellerin bzw. den Antragsteller als auch für den zukünftigen Arbeitgeber.
Hemmschuh Bestätigungen der Universität
Üblicherweise beginnen die Schwierigkeiten damit, dass die deutschen Universitäten meist viele Wochen benötigen, um den Nachweis über den erfolgreichen Abschluss des Studiums auszustellen. Falls es sich um ein Masterstudium handelt, verstreichen zusätzliche Wochen bis zur Verteidigung der Masterthesis.
Eine vorläufige Bestätigung der Universität ist in diesen Fällen ebenfalls nicht verfügbar.
Auch die nächste Etappe, die Exmatrikulation von der Universität, erfolgt nicht zeitnah, die entsprechende Bescheinigung wird häufig erst in der vorlesungsfreien Zeit ausgestellt. Diese Gesamtumstände führen dazu, dass der Antrag auf das Job-Seeker-Visum erst eingereicht werden kann, wenn das Arbeitsplatzangebot schon seit Wochen vorliegt.
Weitere bürokratische Hürde: die Ausländerbehörde
In dieser Konstellation weigern sich dann die Ausländerbehörden immer häufiger, das Job-Seeker-Visum ohne weitere bürokratische Hürden zu erteilen, sondern verlangen, dass der Antrag in einen Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis für Erwerbstätigkeit umgewandelt wird. Denn ein Arbeitsplatzangebot liege ja bereits vor und damit finde eine Arbeitsplatzsuche gar nicht mehr statt. Meist gewährt die Behörde dann eine Fiktionsbescheinigung und verlängert so die Geltungsdauer des Studentenvisums. Damit bleibt der Antragsteller jedoch weiterhin an die Höchstgrenze von 140 Arbeitstagen gebunden.
Sofern der Arbeitgeber das Jobangebot allen Widrigkeiten zum Trotz aufrechterhält und den Absolventen einstellt, besteht die Gefahr, dass der neue Mitarbeiter bei Erreichen der 140-Tage-Grenze unentgeltlich beurlaubt werden muss, bis die neue Aufenthaltsgenehmigung vorliegt, bzw. erneut 140 Tage zur Verfügung stehen, wenn ein neues Kalenderjahr angebrochen ist.
Lösungsansatz: vorsorgliche Bestätigung
Ein möglicher (und von manchen Behörden bereits praktizierter) Lösungsansatz wäre, dass die Ausländerbehörde ab dem vierten Studienjahr vorsorglich eine Bestätigung ausstellt, dass die betreffende Person einen Arbeitsplatz suchen und in Vollzeit arbeiten darf, sobald sie ihren Hochschulabschluss in Deutschland erfolgreich abgelegt hat und exmatrikuliert ist.
Fazit
Nach unserer Erfahrung kommen Unternehmen zunehmend zu der Einsicht, keine Neueinstellungen auf der Basis studentischer Aufenthaltserlaubnisse vorzunehmen. Das bedeutet, dass gerade Werkstudierende entweder nicht im Unternehmen gehalten werden oder trotz erfolgreichem Studium noch für längere Zeit weiterhin nur als Studenten beschäftigt werden können.
Den Mangel verwalten und neue Wege gehen
Die Bearbeitungszeit verlängert sich häufig auch, weil die Behörde den künftigen Arbeitgeber während des laufenden Antragsverfahrens direkt anschreibt, anstatt sich an den zuständigen Berater des Arbeitgebers zu wenden. Beim Arbeitgeber gibt es jedoch in diesen Fällen regelmäßig keine zuständige Stelle für das Thema, denn dieser Prozessschritt wurde bewusst ausgelagert. Das bedeutet, dass das betreffende, oftmals zeitlich sensible Schreiben der Behörde im Unternehmen verschiedene Stationen durchläuft, bis schließlich erkannt wird, dass ein externer Berater der richtige Adressat gewesen wäre. Oder der Berater wird nach einer gewissen Zeit aktiv und findet schließlich heraus, wo das überfällige Schreiben versandet ist.
Eine Expressbearbeitung und einfachere Kommunikationswege für von Anwälten beratene Antragsteller wäre hier eine wünschenswerte Lösung. Diese Fälle werfen in der Regel weniger Probleme auf und könnten zügig erledigt werden, leiden jedoch derzeit unter dem allgemeinen Bearbeitungsstau. Ein Umsetzungsweg könnte ein Serviceportal für Arbeitgeber sein, über das die Berater direkt mit der Behörde kommunizieren können.
Von anderen Ländern lernen
In Österreich prüft die Ausländerbehörde die Anträge auf Erteilung eines Aufenthaltstitels und meldet das Ergebnis an die Botschaft. In Deutschland prüft die Botschaft die Anträge, doch auch hier verfügt die Ausländerbehörde über die erforderliche Expertise und nicht etwa die Botschaften, was zu Fehlentscheidungen und Doppelarbeit führt. So wird teilweise die Anerkennung der notwendigen beruflichen Qualifikation aufgrund von Übersetzungsfehlern versagt. Zudem sind die gleichen Unterlagen nach der Einreise erneut bei der Ausländerbehörde einzureichen. Oder es ist inzwischen so viel Zeit verstrichen, dass die Ausländerbehörde aktuellere Nachweise anfordert. Die Einführung des österreichischen Modells könnte die Fehleranfälligkeit und den Arbeitsaufwand möglicherweise drastisch reduzieren.
Bürokratie schreckt ausländische Fachkräfte ab
InterNations befragt einmal im Jahr Menschen, die im Ausland leben und arbeiten (Expats), wie es ihnen im jeweiligen Land ergeht. In der Befragung 2025 hat Deutschland in der Kategorie „Bürokratie und Verwaltung“ den drittletzten Platz belegt (44 von 46). Dies ist unseres Erachtens ein starkes Indiz, dass es sich lohnen könnte, die Vorgehensweise in anderen Ländern zu studieren und – sofern die guten Ergebnisse voraussichtlich auf Deutschland übertragbar sind – zu übernehmen. Mit Luxemburg auf dem zweiten und den Niederlanden auf dem fünften Platz in der entsprechenden Kategorie in der Befragung dürfte die Ursache des Problems jedenfalls nicht in Brüssel zu suchen sein.
Handlungsempfehlung
Wie können Unternehmen die geschilderten Herausforderungen meistern? Hier einige in der Praxis bereits bewährte Maßnahmen:
- Eine Rekrutierung aus dem Ausland heraus sollte frühzeitig angestoßen werden, das heißt in der Regel mit einem Vorlauf von ca. sechs Monaten.
- Bei Projekteinsätzen im Rahmen von Entsendungen ist es ratsam, mit einem Mitarbeiterpool zu arbeiten und vorsorglich für mehr Beschäftigte, als für den Einsatz tatsächlich benötigt werden, Visa ausstellen zu lassen (wenn möglich). So kann das Unternehmen flexibler Verzögerungen ausgleichen.
- Im Arbeitsvertrag sollte das Startdatum regelmäßig als von der Genehmigung des Aufenthaltstitels abhängig vereinbart werden.
- Unternehmen, die Werkstudierende übernehmen möchten, sind gut beraten, wenn sie frühzeitig an die Ausländerbehörde herantreten und ein Job-Seeker-Visum beantragen (s. o.).
Autorinnen: Martina Unrau, Ursula Beste
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