Globale Mobilität und Compliance: Wie Unternehmen Dienstreisen effizient managen können

Auch im Zeitalter virtueller Meetings bleiben Dienstreisen in der globalisierten Geschäftswelt unvermeidlich. Dabei müssen Unternehmen einen komplexen Flickenteppich an Regelungen beachten, der unter anderem Aspekte des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts umfasst. Selbst innerhalb Europas sind die Vorgaben oft unterschiedlich. Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen die rechtlichen Anforderungen mit vertretbarem zeitlichen und finanziellen Aufwand erfüllen können. Ein Hoffnungsträger ist wie so oft die Technologie. Doch welche Anforderungen sollte eine solche technologische Lösung im Idealfall erfüllen? Und welche ergänzenden Bausteine sind in der Regel erforderlich?

Auslandsdienstreisen innerhalb Europas

Besonders relevant ist hier die EU-Entsenderichtlinie (Posted Workers Directive). Eckpfeiler der Richtlinie sind insbesondere die folgenden Pflichten im Zusammenhang mit Auslandsentsendungen:

• Entsendemeldung (Posted-Worker-Registrierung): die Pflicht zur Registrierung der Beschäftigten, die von ihrem in der EU ansässigen Arbeitgeber zur Serviceerbringung in ein anderes EU-Land geschickt werden
• Beantragung von A1-Bescheinigungen: Nachweis des Sozialversicherungsstatus im Heimatland zum Schutz vor der Zahlung doppelter Sozialversicherungsbeiträge
• Gleichstellung entsandter und lokaler Mitarbeitender im Gastland (Cross-Border Equal Pay): zur Verhinderung von Sozialdumping und Ausbeutung von Arbeitnehmenden

Die einzelnen Länder haben bei der Überführung der Regularien in ihr jeweiliges nationales Recht einen gewissen Spielraum, den sie unterschiedlich nutzen. Während beispielsweise in Frankreich bereits eine eintägige Dienstreise als registrierungspflichtig gilt, muss in Spanien eine Reise erst dann registriert werden, wenn sie eine Dauer von acht Tagen überschreitet oder eine gewisse Regelmäßigkeit vorliegt. Unterschiede gibt es auch in Bezug auf die Tätigkeit. Auch wenn eine Posted-Worker-Registrierung nicht notwendig ist, können dennoch Anforderungen an die A1-Bescheinigung sowie an Cross-Border Equal Pay bestehen. Dies hängt von den jeweiligen nationalen Regelungen ab. Die je nach Land unterschiedlich ausgestalteten Regelungen erschweren den Unternehmen und ganz besonders deren Personalabteilungen die Sicherstellung der Compliance.

Sanktionen und Haftungsrisiken

Selbst bei den Sanktionen für die Nichteinhaltung der Vorschriften gibt es länderspezifische Unterschiede. Die Geldstrafen beginnen in der Regel bei mehreren Hundert Euro und können bis zu 500.000 Euro betragen. Manche Länder wie etwa Frankreich verfolgen Verstöße gegen die geltenden Vorschriften sogar strafrechtlich; auch Gefängnisstrafen sind nicht ausgeschlossen.

In der Regel haften Vorstand oder Gesellschafter:innen für Non-Compliance. Best Practices bei der Implementierung sehen häufig vor, dass der Vorstand ein Team aus der Steuer- und Personalabteilung beauftragt, die Compliance sicherzustellen. Zudem wird ein regelmäßiges Risiko-Reporting eingefordert, um die Effektivität der Maßnahmen sowie Veränderungen in der Risikoeinschätzung zu überwachen. Diese Delegation of Authority ist entscheidend, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen von Stakeholdern zu stärken.

Technologische Lösung, um die Sicherstellung der Compliance zu unterstützen

Ohne technologische Unterstützung ist es für die meisten Unternehmen nahezu unmöglich, alle geltenden Vorschriften zu erfüllen. Um den Verantwortlichen eine deutlich spürbare Erleichterung zu bieten, sollte eine technologische Lösung

• es ermöglichen, schon vor dem Auslandseinsatz festzustellen, ob eine Registrierungspflicht greift und ob eine A1-Bescheinigung notwendig ist,
• alle länderspezifischen Informationen und Anforderungen zu den Themen Posted Workers Directive, Equal Pay und Sozialversicherung an einer Stelle vereinen,
• unnötige Doppelerfassungen eliminieren (also nahtlose Integration in die unternehmensinternen HR- und Travel-Systeme, insbesondere um bereits vorhandene Daten automatisch in die erforderlichen Formulare zu übertragen),
• flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können und skalierbar sein,
• die operativen Vorgänge deutlich vereinfachen,
• die notwendigen Informationen liefern, um die Compliance zu kontrollieren und Risiken erkennen zu können, und
• weitgehend automatisiert sein, um Fehlerquellen zu minimieren und eine effiziente Abwicklung zu ermöglichen.

„Die automatische Vorbefüllung des Formulars ist entscheidend für die Akzeptanz der Mitarbeiter. Die Anwendung erleichtert die Diskussion zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter, da viele Felder bereits ausgefüllt sind. Zudem fördert es die Compliance, da die Meldung schnell und effizient durchgeführt werden kann. Die Geschwindigkeit ist hier sehr wichtig und entlastet alle Beteiligten in diesem Prozess‘‘, Sebastian Frenkel, Tax Director bei SAP und verantwortlich für die Sicherstellung von Compliance-Themen bei grenzüberschreitenden Sachverhalten, insbesondere bei internationalen Mitarbeiterbewegungen.