Private Kranken- und Pflegeversicherung und Lohnsteuerabzug ab 2026 – umfangreiche Vorgaben der Finanzverwaltung

Ab dem 01.01.2026 wird ein elektronischer Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflegepflichtversicherung, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern stattfinden. Die Finanzverwaltung äußert sich hierzu ausführlich im BMF-Schreiben vom 03.06.2025. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die für Arbeitgeber wesentlichsten Punkte des Schreibens.

Meldepflichtige Versicherungsunternehmen

Ab dem 01.01.2026 melden die Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflegepflichtversicherung die für die richtige steuerliche Behandlung der Beiträge erforderlichen Daten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Mitteilungspflichtig sind nur inländische Versicherungsunternehmen, die eine private Kranken- oder Pflegevollversicherung anbieten und der Aufsicht durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unterstehen. Der Versicherungsnehmer kann der Übermittlung widersprechen.

Zu übermittelnde Daten

Die von der Mitteilungspflicht betroffenen Versicherer müssen bis zum Ablauf des 20.11. des Vorjahres die folgenden Daten übermitteln:

• die Höhe der Beiträge, für die grundsätzlich ein nach § 3 Nr. 62 EStG steuerfreier Zuschuss gewährt werden kann
• die Höhe der Beiträge, die grundsätzlich nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 1 EStG als Sonderausgaben abzugsfähig sind und somit in die Berechnung der Vorsorgepauschale im Rahmen des Lohnsteuerabzugs einfließen

Dabei kommt es nicht darauf an, ob aus Sicht des Versicherungsunternehmens tatsächlich ein Anspruch auf den Zuschuss bzw. den Sonderausgabenabzug besteht. Die Daten dienen als Grundlage für die Bildung oder Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale, doch die steuerrechtliche Würdigung im Einzelfall darf nur das BZSt vornehmen, nicht das Versicherungsunternehmen. Das BZSt prüft zudem die übermittelten Daten auf technische und inhaltliche Fehler. Es stellt dem Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für das Folgejahr üblicherweise im Dezember bereit.

Berücksichtigung der Beiträge durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss in der Regel die Beiträge in der in den ELStAM ausgewiesenen Höhe berücksichtigen. Während einer Übergangszeit (s. u.) kommt unter bestimmten Umständen ein Ersatzverfahren in Betracht. Zudem sind vom Arbeitgeber Bescheinigungen des Finanzamtes nach § 39 Abs. 1 Satz 2 EStG zu beachten.

Auch eine eventuelle Korrektur oder Stornierung der über ELStAM bereitgestellten Daten hat der Arbeitgeber zu berücksichtigen und den bisherigen Lohnsteuerabzug entsprechend zu korrigieren. Soweit er die aus Anlass einer Korrektur oder Stornierung nachträglich zu erhebende Lohnsteuer nicht einbehalten kann (z. B. weil der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht), ist er verpflichtet, dies unverzüglich bei seinem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen (§ 41c Absatz 4 EStG). Zudem ist beim Lohnsteuerjahresausgleich zu beachten, dass für Arbeitnehmer, bei denen nur zeitweise die Beiträge zur Vorsorgepauschale berücksichtigt worden sind, grundsätzlich kein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt werden darf.