Die E-Rechnung: Ein umfassender Überblick - und was es zu beachten gilt

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland (unter der Beachtung von Übergangsregelungen) verpflichtend. Viele Unternehmen sind laut Berichten noch nicht ausreichend vorbereitet. In diesem Artikel beantworten wir daher die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung und gehen auf das in diesem Zusammenhang am 15. Oktober 2024 veröffentliche Schreiben des BMF ein.

Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) der Standard für den Versand und Empfang von Rechnungen.

E-Rechnungen unterscheiden sich von herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen, da sie die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz darstellen. Dies erfolgt gemäß der EU-Norm EN 16931 in einem XML-basierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Dadurch wird die automatisierte Verarbeitung durch den Empfänger ermöglicht.

Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat. Ziel ist es, die Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Was bedeuten XML, XRechnung und ZUGFeRD?

XML ist ein textbasiertes Format, das Daten strukturiert und maschinenlesbar darstellt. Dies ermöglicht die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen.

XRechnung und ZUGFeRD sind XML-basierte Formate für E-Rechnungen. Der Unterschied liegt darin, dass XRechnung nur eine maschinenlesbare XML-Datei liefert, während ZUGFeRD zusätzlich eine menschenlesbare PDF-Ansicht bietet, die viele Unternehmen bevorzugen.

Zulässig sind auch internationale Formate wie Facture-X und EDIFACT .

Warum ist eine PDF-Datei keine E-Rechnung?

PDF-Rechnungen sind bildhafte Darstellungen und entsprechen nicht den geforderten Normen. Im Gegensatz zur E-Rechnung sind die Inhalte einer PDF-Datei nicht maschinenlesbar. Zudem enthält eine PDF-Datei keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Dies macht sie zu sogenannten sonstigen Rechnungen. Ab 2028 sind sonstige Rechnungen im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich in den meisten Fällen nicht mehr zulässig.

Kann man PDF-Dateien in XML-Dateien umwandeln?

PDF-Rechnungen sollten nicht in XML-Dateien umgewandelt werden, da nicht jede XML-Datei automatisch eine rechtskonforme E-Rechnung ist. E-Rechnungen müssen einem speziellen Datenschema folgen, um maschinell lesbar zu sein und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Eine aus einer PDF konvertierte XML-Datei hat jedoch ein anderes Datenformat und erfüllt diese Standards nicht.

Bei der Umwandlung einer PDF- in eine XML-Datei werden die Daten mittels OCR-Texterkennung ausgelesen, um sie in maschinenlesbare Formate zu überführen. Wenn diese Texterkennung nicht korrekt arbeitet, können die ausgelesenen Daten fehlerhaft oder unvollständig sein. Zudem könnte eine herkömmliche PDF-Rechnung nicht alle Informationen enthalten, die für eine rechtskonforme E-Rechnung erforderlich sind.

Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen und automatisch von entsprechender Rechnungssoftware verarbeitet werden können, sollten sie direkt in einem passenden XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.

Wer ist betroffen und welche Ausnahmen gibt es?

1. Unternehmen

Für den Empfang von E-Rechnungen gilt: Jedes Unternehmen in Deutschland muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.

Von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen sind Unternehmen betroffen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen (unter Berücksichtigung der Übergangsfristen):

• Unternehmen mit Sitz in Deutschland und kein Kleinunternehmer
• Steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B)

2. Öffentliche Hand

Seit 2020 besteht die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im öffentlichen Sektor. Grundlage sind die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die entsprechenden Gesetze und Verordnungen des Bundes und der Länder. Da der Bund und die Länder jeweils eigene Verordnungen erlassen haben, ist die Umsetzung nicht einheitlich. Derzeit gelten folgende Verpflichtungen:

• Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen gemäß den Anforderungen ihres Bundeslandes empfangen.
• Rechnungssteller mit öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene und in den Bundesländern Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Saarland, Mecklenburg-Vorpommern, Hessen und ab 1. April 2025 Rheinland-Pfalz müssen E-Rechnungen erstellen.

Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen betrifft nicht nur Behörden, sondern auch öffentliche Unternehmen wie z. B. Verkehrsunternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie deren Beteiligungsgesellschaften.

Akzeptiert werden ausschließlich EN 16931-konforme Formate. In den meisten Fällen sind dies XRechnungen; in einigen Bundesländern sind auch ZUGFeRD-Formate zulässig. Die meisten Bundesländer bieten mittlerweile Rechnungseingangsportale an, über die die E-Rechnungen eingereicht werden müssen. Die genauen Vorgaben zu Format und Übertragungsweg stellt der jeweilige Auftraggeber bereit.

3. Privatpersonen

Rechnungen an Endverbraucher (sog. B2C-Umsätze) sind von der E-Rechnungspflicht zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Welche Ausnahmen gibt es?

Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro Bruttoumsatz), Fahrausweise, die als Rechnung gelten, Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, und bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher. Dies gilt auch über die Übergangsregelungen (siehe unten) hinaus. Eine weitere Ausnahme besteht für nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.

Hinweis: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 gilt hingegen auch für Kleinunternehmer.

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Es gelten die folgenden Übergangsfristen in Deutschland:

1.    1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

• Papierrechnungen verlieren ihren Vorrang gegenüber anderen Formaten.
• Der Versand von E-Rechnungen steht allen Unternehmen offen.
• Der Versand von Papierrechnungen bleibt weiterhin zulässig.
• Elektronische Formate wie PDF sind nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

2.    1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich zwingend E-Rechnungen verwenden.
• Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ist der Versand von Papierrechnungen weiterhin möglich. Auch andere elektronische Formate wie PDF sind zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
• Der Einsatz von EDI-Verfahren bleibt erlaubt.

3.    Ab 1. Januar 2028

• Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Eine E-Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnung. Nach § 14 UStG Abs. 4 sind das die folgenden Angaben:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
8. Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
9. Ggf. ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
10. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen müssen genauso lange aufbewahrt werden wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 147 AO; bis Ende 2024: 10 Jahre). Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine Eingangs- oder eine Ausgangsrechnung handelt.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Beispielsweise beginnt die Frist für eine Rechnung, die im Jahr 2024 erstellt wurde, am 1. Januar 2025 und endet am 31. Dezember 2034.

Unternehmen sind verpflichtet, die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungspflicht lesbar und zugänglich zu halten. E-Rechnungen müssen im empfangenen elektronischen Format archiviert werden und maschinell lesbar bleiben. Die Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend.

Muss auch bei Dauerschuldverhältnissen auf die E-Rechnung umgestellt werden?

Für bestehende Dauerschuldverhältnisse bspw. in Form von Mietverträgen sind keine Änderungen erforderlich, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Bei neuen oder geänderten Verträgen ist jedoch eine initiale E-Rechnung erforderlich. Für neue Verträge in Form von Dauerschuldverhältnissen verlangt das BMF, dass Verträge als E-Rechnung integriert werden müssen, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen.

Welche Übermittlungswege gibt es?

Für die Übermittlung der E-Rechnung gibt es keine festen Vorgaben. Es können verschiedene Wege genutzt werden, wie z. B. der Versand per E-Mail, die Nutzung einer elektronischen Schnittstelle, der Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds oder der Download über ein Internetportal.

Darüber hinaus ist auch die Übergabe auf einem Datenträger, z. B. einem USB-Stick, eine zulässige Methode. Laut dem BMF reicht es aus, wenn der Leistungsempfänger ein E-Mail-Postfach für den Empfang der Rechnungen benennt. Ein spezielles „Rechnungspostfach“ ist nicht erforderlich. Diese flexiblen Übermittlungswege erleichtern den Austausch von E-Rechnungen in der Praxis.

Für den Versand von Rechnungen im PDF-Format (nur noch zulässig während der Übergangsfrist) ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Diese kann ausdrücklich erteilt werden, etwa durch Rückmeldung auf Anfrage. Auch eine stillschweigende Zustimmung ist möglich, wenn der Empfänger die elektronische Rechnung erhält und bezahlt, ohne Einwände zu erheben.

Schreiben des BMF vom 15. Oktober 2024

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2024 ein Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 veröffentlicht.

Folgende Konkretisierungen beinhaltet das BMF-Schreiben:

• Eine reine XML-Rechnung wie XRechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Eine visuelle Darstellung ist nicht erforderlich.
• Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ab Version 2.0 ist der XML-Teil maßgeblich für den Vorsteuerabzug.
• Kleinere Abweichungen zwischen dem Belegbild und der XML-Datei sind unschädlich. Weichen jedoch umsatzsteuerlich relevante Angaben ab, kann das Belegbild als zusätzliche Rechnung gelten.
• Die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten XML-Datensatz enthalten sein. Die Angaben müssen die Leistung eindeutig identifizierbar machen. Weitere Informationen dürfen als Erweiterung oder Anhang, nicht jedoch über Links eingebunden werden.
• Die strukturierte XML-Datei muss unverändert aufbewahrt werden. Eine maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung muss jederzeit möglich sein.
• Die E-Rechnungspflicht erstreckt sich auf alle umsatzsteuerlich relevanten Belegarten, einschließlich Gutschriften.
• Kleinbetragsrechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers als E-Rechnung übermittelt werden.
• Während der Übergangsfrist besteht kein Anspruch auf ein anderes Rechnungsformat, wenn bereits eine E-Rechnung übermittelt wurde. Der Empfänger hat Anspruch auf eine Rechnung im Format der Norm EN 16931.
• Erfolgt ab 2027/2028 fälschlich der Empfang einer sonstigen Rechnung, kann der Vorsteuerabzug entfallen. Der Empfänger muss prüfen, ob der Absender unter eine Übergangsregelung oder Ausnahme fällt.

Wie bisher auch, sollten bei nicht ordnungsgemäßen Rechnungen diese an den Aussteller mit der Bitte um Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung nach den neuen Anforderungen zurückgegeben werden.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 stellt einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung des deutschen Rechnungswesens dar. Unternehmen sollten mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen. Die gesetzlichen Vorgaben sowie das aktuelle Schreiben des BMF bieten dabei eine Orientierung.

Obwohl die Regelung bekannt ist, sind viele Unternehmen laut Berichten noch nicht ausreichend vorbereitet. Die Bundesregierung kann keine Angaben zum tatsächlichen Umsetzungsstand machen, verweist jedoch auf bestehende private Softwarelösungen. Erfahrungen aus anderen Ländern zeigen, dass eine einheitliche Standardisierung der E-Rechnungsformate sowie ausreichend lange Übergangsfristen entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung sind.

Autoren: StB Annika Wölky, StB Marcel Bexten