Warum eine gute Vorbereitung für die Lohnsteuer-Außenprüfung wichtig ist

Wie bereite ich mich vor – und wie gehe ich mit dem Prüfer um? So können sich Unternehmen viel Ärger ersparen.

Überblick

• Die Lohnsteuer-Außenprüfung findet alle vier Jahre statt und umfasst Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie geldwerte Vorteile.
• Eine gute Vorbereitung, inklusive vollständiger Dokumentation und klaren Prozessen, minimiert Risiken und stärkt das Vertrauen der Finanzverwaltung.
• Unternehmen sollten kooperativ agieren, gezielte Auskünfte geben und gegebenenfalls externe Steuerberater hinzuziehen, um die Prüfung erfolgreich zu meistern.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung (§ 42f EStG) findet in der Regel alle vier Jahre statt. Sie umfasst insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Sachzuwendungen und geldwerte Vorteile (inklusive Umsatzsteuer), betriebliche Altersversorgung sowie Pauschalversteuerungen. Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist kein Grund zur Sorge – eine gute Vorbereitung vorausgesetzt. Mit klaren und überwachten Prozessen und Richtlinien, vollständiger Dokumentation und professionellem Auftreten kann die Steuerfunktion nicht nur Risiken minimieren, sondern auch das Vertrauen der Finanzverwaltung stärken.

1. Dokumente frühzeitig ordnen

Alle lohnsteuerrelevanten Unterlagen sollten vor der Prüfung vollständig, nachvollziehbar und gut strukturiert vorliegen. Dazu gehören unter anderem Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen, unternehmensinterne Richtlinien, Aufzeichnungen zu Sachzuwendungen sowie Nachweise über steuerfreie und pauschal versteuerte Leistungen. Auch Belege aus der Finanzbuchhaltung werden benötigt. Nicht selten entstehen gerade hier Schwierigkeiten. Oft sind relevante Unterlagen schwer auffindbar, da sie aus verschiedenen Systemen stammen, uneinheitlich archiviert sind oder nicht direkt den jeweiligen Vorgängen zugeordnet wurden. Gerade bei einer Prüfung kann dies zu zeitaufwendigen Nachfragen und Verzögerungen führen. Eine gute Dokumentation während des laufenden Betriebs zahlt sich aus.

2. Datenzugriff sicherstellen

Die Finanzverwaltung hat das Recht, auf alle lohnsteuerrelevanten Daten zuzugreifen. Dazu gehören nicht nur die klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sondern auch alle ergänzenden Dokumente und Aufzeichnungen. Systeme und Prozesse müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Alle Unterlagen sollten lückenlos und korrekt abrufbereit vorliegen. Ein häufiger Stolperstein ist der fehlende oder eingeschränkte Datenzugriff – insbesondere nach einem Wechsel des Payroll-Providers. Ein Testzugriff vor der Prüfung hilft, später Überraschungen zu vermeiden.

3. Die Prüfung beginnt …

… mit einer Prüfungsanordnung, zum Teil bereits verknüpft mit einem Fragen- bzw. Anforderungskatalog. Danach folgt ein erstes Gespräch, in dem der Finanzbeamte oder die Finanzbeamtin in der Regel den Ablauf und die Schwerpunkte erläutert. Die Prüfung selbst kann vor Ort im Unternehmen oder im Finanzamt erfolgen. Der erste Schritt ist die Sichtung der elektronischen Lohn- und Finanzbuchhaltungsdaten durch den Prüfer. Darauf aufbauend erstellt er seine konkreten Prüfungsanfragen. Diese Anfragen können verschiedene Aspekte abdecken, wie zum Beispiel Fragen zu den vorhandenen Daten oder gezielte Beleganforderungen, um Unklarheiten zu beseitigen oder bestimmte Sachverhalte zu überprüfen. Hier zahlt sich eine gute und strukturierte Dokumentation und Archivierung aus.

4. Elektronischer Austausch

Während früher Dokumente in Papierform eingereicht wurden, ist heutzutage der elektronische Weg üblicher – oft per E-Mail, zunehmend aber auch über die Cloud-Lösungen der Finanzverwaltung. Es ist zu beachten, dass die genauen Verfahren von Finanzamt zu Finanzamt variieren können. 

5. Der richtige Umgang

Folgende Verhaltensregeln sollten Sie in einer Prüfungssituation beherzigen: 

• Seien Sie kooperativ, aber geben Sie nur gezielt Auskünfte
• Vermeiden Sie Spekulationen oder Aussagen ins Blaue hinein
• Halten Sie Rücksprache mit Ihrer Steuerabteilung oder Ihrem steuerlichen Berater, bevor Sie komplexe Sachverhalte erläutern
• Bestimmen Sie eine zentrale Kontaktperson für den Prüfer oder die Prüferin – idealerweise jemanden mit fundierten Kenntnissen der Lohnabrechnung und der internen Prozesse. Dies kann eine Ansprechpartnerin bzw. ein Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen sein oder auch Ihr steuerlicher Berater. 

Erfahrungsgemäß klaffen die Realität der Prüferinnen und Prüfer und die Realität der Unternehmen in Teilen auseinander, was oft zu einem fehlenden Verständnis der Prüfenden für das Unternehmen führt. Es ist daher eine besondere Aufgabe der (unternehmensseitigen) Kontaktperson, den Prüfenden die Lebenswirklichkeit des Unternehmens zu vermitteln.

6. Freundlich, ehrlich, zurückhaltend

Viele Informationen gelangen erst durch Gespräche an den Prüfer oder die Prüferin. Daher gilt: Seien Sie freundlich und ehrlich, aber nicht zu auskunftsfreudig. Wenn intern kein ausreichendes Lohnsteuer-Know-how vorhanden ist, sollte ein externer Steuerberater hinzugezogen werden. Wenn die Prüfung vor Ort im Unternehmen stattfindet, sollte auf ein professionelles Umfeld geachtet werden. Die Prüferin bzw. der Prüfer sollte nicht in der letzten Abstellkammer untergebracht werden – ein respektvoller Rahmen fördert eine konstruktive Atmosphäre. Bedenken Sie bei der Auswahl der Räumlichkeiten aber auch, welche zufälligen Unterhaltungen oder Aushänge, die ggf. aufschlussreich sein könnten, die Prüfenden mithören oder zu Gesicht bekommen könnten. Informieren Sie daher das unmittelbare Umfeld über die Anwesenheit des Prüfers bzw. der Prüferin.

7. Vor dem Ende der Prüfung …

… bietet die Schlussbesprechung mit dem Prüfer bzw. der Prüferin die Möglichkeit, offene Punkte zu klären und Missverständnisse auszuräumen. Eine zielgerichtete Vorbereitung auf dieses Gespräch ist ratsam. Versuchen Sie, die Prüfungsfeststellungen bereits vor der Schlussbesprechung zu klären. Fragen Sie regelmäßig nach, ob es aus Sicht der Prüfenden Beanstandungen gibt und ob Sie einen vorläufigen Prüfungsbericht erhalten können, der zur internen Besprechung mit der Geschäftsleitung genutzt werden kann. Eine zu offene Schlussbesprechung kann zu Nachteilen führen – insbesondere, wenn auf Unternehmensseite wenig steuerliches Know-how vorhanden ist.

Abb.: Die Lohnsteuer füllt die Kassen
Ergebnisse der Lohnsteuer-Außenprüfung im Zeitverlauf

Aus der Praxis: Herausforderungen bei internationalen Strukturen

Ein häufiger Fall in der Praxis betrifft Unternehmen mit ausländischen Shareholdern oder zentralen Servicecentern. Hier fehlt es oft an deutschsprachigem Personal, was die Kommunikation mit dem Finanzamt erschwert. Angeforderte Unterlagen werden entweder gar nicht bereitgestellt („Was will das Finanzamt von mir?“) oder ohne vorherige Plausibilitätsprüfung weitergeleitet – was dazu führen kann, dass Prüfende ungefiltert potenziell kritische Informationen erhalten. Zudem kann es bei verzögerter Vorlage von angeforderten Unterlagen zur Festsetzung von Verzögerungsgeld kommen und die Stimmung innerhalb der Prüfung kippen.