Firmenfitnessprogramme – Mit dem richtigen Modell fit für die Zukunft

Die Gesundheit und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz geraten immer mehr in den Blickpunkt von Arbeitnehmern. Firmenfitnessprogramme können hier geeignete Instrumente sein, um die Gesundheit von Mitarbeitern zu fördern und zusätzlich die Attraktivität des Arbeitgebers zu steigern. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Vorteile und die entscheidenden steuerlichen Themenfelder.

Zahlreiche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern heute unterschiedliche Arten von Mitarbeitervorteilen an. Dabei haben Firmenfitnessprogramme in den vergangenen Jahren zunehmend an Beliebtheit gewonnen. Dies liegt an dem Umstand, dass sowohl die Gesundheit und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz als auch der Fachkräftemangel als solcher Themen sind, mit denen sich Arbeitgeber zunehmend auseinandersetzen müssen. Durch ein Firmenfitnessprogramm können gleichermaßen die Gesundheit der Mitarbeiter gefördert, die Fehlzeiten verringert und die Attraktivität als Arbeitgeber gesteigert werden. Um jedoch eine schnell umsatzbare und zugleich kosteneffiziente Lösung zu erreichen, müssen mit Blick auf die verschiedenen Modelle steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte berücksichtigt werden. Die Attraktivität des Angebots sowie die dadurch entstehenden Kosten hängen von einigen Faktoren ab, die bei der Wahl des Modells zu berücksichtigen sind.

Modelle

Viele Fitnessstudios bieten für Unternehmen vergünstigte Firmenmitgliedschaften an. Häufig dürfen darüber Studios an verschiedenen Standorten im In- und Ausland genutzt werden. Teils gibt es auch Paket-Angebote mehrerer Studios. Viele dieser Angebote verpflichten den Arbeitgeber, ein gewisses Kontingent an Mitgliedschaften gegen eine Pauschale abzunehmen. Um die Vorteilhaftigkeit dieses Modells einordnen zu können, muss vorab eingeschätzt werden, wie viele Beschäftigte das Angebot wahrnehmen möchten und ob die Mitarbeiter einen Eigenanteil leisten sollen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitern die Kosten einer Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio vollständig oder anteilig zu ersetzen.

Da sich im Rahmen der verschiedenen Modelle die Art der Zuwendung unterscheidet (Zurverfügungstellung einer Mitgliedschaft vs. Kostenerstattung), führen die unterschiedlichen Ausprägungen zu abweichenden steuerlichen Folgen.

Barlohn oder Sachbezug

Für die steuerliche Behandlung ist zu unterscheiden, ob es sich um Barlohn oder einen Sachbezug handelt. Neben Gehaltszahlungen liegt auch im Falle von zweckgebundenen Geldleistungen und nachträglichen Kostenerstattungen Barlohn vor, § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG.

Barlohn ist somit dann anzunehmen, wenn der Vertrag zwischen Arbeitnehmer und Fitnessstudio zustande kommt und der Mitgliedsbeitrag dem Mitarbeiter durch den Arbeitgeber erstattet wird. Hierbei ist unerheblich, ob die Geldzuwendung zweckgebunden ist. Sollte hingegen der Arbeitgeber Vertragspartner sein, so besteht ein Sachbezug. Gleiches gilt, wenn Gutscheine für Fitnessleistungen an Mitarbeiter ausgegeben werden.

Laufender Arbeitslohn oder sonstiger Bezug

Der Zeitpunkt der Versteuerung des steuerpflichtigen Arbeitslohns richtet sich nach dem Zeitpunkt, in dem der Barlohn oder Sachbezug dem Beschäftigten zufließt. Im Falle der Vorteilsgewährung im Zusammenhang mit Firmenfitnessprogrammen ist der Zuflusszeitpunkt von der Ausgestalltung der Vorteilsgewährung abhängig. Je nach Zuflusszeitpunkt handelt es sich um laufenden Arbeitslohn oder einen sonstigen Bezug.

Laufender Arbeitslohn ist dann anzunehmen, wenn der Vertrag zwischen Fitnessstudio und Arbeitgeber besteht und der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Nutzung des Fitnessstudios ermöglicht (BFH, Urteil v. 07.07.2020, VI R 14/18).

Sollte der Arbeitgeber hingegen ausschließlich den vergünstigten Vertragsabschluss zwischen Arbeitnehmer und Fitnessstudio ermöglichen, handelt es sich um einen sonstigen Bezug. Der Arbeitgeber erbringt hier im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses einmalig eine Leistung. Anschließend bestehen die Ansprüche des Arbeitnehmers ausschließlich gegenüber dem Fitnessstudio. Die Konstellation ist vergleichbar mit der Ermöglichung des vergünstigten Erwerbs eines Jobtickets, in welcher ebenfalls in dem gewährten Vorteil ein sonstiger Bezug vorliegt (dazu BFH, Urteil v. 14.11.2012, VI R 56/11).

Ermittlung der Höhe des Sachbezugs

Der zu versteuernde geldwerte Vorteil aus einem Sachbezug bemisst sich am üblichen Endpreis, wobei gängige Preisnachlässe zu berücksichtigen sind, § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG. Da Firmenfitnessmitgliedschaften jedoch regelmäßig nicht für Endverbraucher angeboten werden, wird der übliche Endpreis anhand der Kosten einschließlich sämtlicher Nebenkosten und Umsatzsteuer des Arbeitgebers ermittelt (BFH, Urteil v. 07.07.2020, VI R 14/18 und BMF, Schreiben v. 11.02.2021, IV C 5 – S 2334/19/10024 :003, Rn. 4a). Der ermittelte Betrag des geldwerten Vorteils ist auf die teilnehmenden Mitarbeiter zu verteilen. Soweit die Arbeitnehmer selbst einen Anteil geleistet haben, kürzt der Eigenanteil die ermittelte Höhe des Sachbezugs.

Steuerbefreiung und Freibetrag

Das Einkommensteuergesetz beinhaltet eine Steuerbefreiung im Kontext der betrieblichen Gesundheitsförderung. Nach § 3 Nr. 34 EStG sind Zuwendungen zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu einem Freibetrag von EUR 600 steuer- und sozialversicherungsfrei. Hiervon ausgeschlossen sind jedoch an Mitgliedschaften gebundene sowie auf Dauer ausgelegte Angebote. Daher ist die Übernahme der Beiträge eines Fitnessstudios regelmäßig nicht begünstigt.

Anwendbar ist hingegen die monatliche Freigrenze in Höhe von EUR 50 für Sachbezüge (Sachbezugsfreigrenze). Hierbei sind sämtliche Sachzuwendungen zusammenzurechnen. Sind am Ende des Monats die EUR 50 nicht ausgeschöpft, kann der Restbetrag nicht in die Folgemonate übertragen werden. Bei Überschreitung der EUR 50 ist der gesamte Betrag steuerpflichtig und nicht nur der die EUR 50 übersteigende Betrag.

Pauschalierung oder reguläre Versteuerung

Barlohn unterliegt der regulären Versteuerung. Bei Sachbezügen hingegen kann bei Überschreitung der Freigrenze eine pauschale Besteuerung mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und (ggf.) Kirchensteuer gewählt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, § 37b Abs. 1 EStG. Bei Ausübung des Wahlrechts greift die Pauschalierung für alle Sachbezüge, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährt werden.

Sozialversicherung

Die Sozialversicherungspflicht folgt vorliegend dem Steuerrecht. So sind steuerfreie Bezüge auch von der Sozialversicherungspflicht befreit. Liegt Barlohn vor bzw. ein steuerpflichtiger Sachbezug, sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Dies gilt auch sofern die Sachbezüge pauschal versteuert werden. Zudem liegt auch dann beitragspflichtiger Arbeitslohn vor, wenn die Leistung an einen Mitarbeiter eines verbundenen Unternehmens erfolgt.

Umsatzsteuer

Neben der lohnsteuer- bzw. einkommensteuerrechtlichen Perspektive muss sich ebenfalls die umsatzsteuerliche Behandlung angeschaut werden. Hierbei ist zu prüfen, ob der Arbeitgeber aus den Rechnungen des Fitnessstudios Vorsteuer ziehen darf. Ferner gilt es zu analysieren, ob die Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer womöglich einen steuerbaren Umsatz darstellt. Maßgebend für die Einordnung der Umsätze ist, zwischen welchen Parteien ein umsatzsteuerlicher Leistungsaustausch besteht. Die umsatzsteuerliche Behandlung ist insbesondere für das Modell interessant, in welchem der Arbeitgeber die Mitgliedschaftsrechte selbst bezieht und diese auf den Arbeitnehmer überträgt.

Die Einräumung des Rechts auf die Mitgliedschaft an den Arbeitnehmer stellt eine sonstige Leistung im Sinne des UStG dar. Entscheidend ist nun, ob der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Gegenleistung erhält. Trägt der Arbeitnehmer keine Eigenbeteiligung, sodass der Arbeitgeber die Mitgliedschaft in Gänze übernimmt, liegt keine Gegenleistung vor, wodurch ein Leistungsaustausch zu verneinen ist. Auch eine unentgeltliche Wertabgabe liegt regelmäßig nicht vor. Sofern der Arbeitgeber eine Gegenleistung in Geld bzw. Geldeswert von dem Mitarbeiter erhält, liegt ein steuerbarer Umsatz vor. Ist ein Leistungsaustausch gegeben, muss zusätzlich die Mindestbemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 5 Nr. UStG geprüft werden.

Das Vorliegen eines steuerbaren Umsatzes wirkt sich ebenfalls auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs beim Arbeitgeber aus. Der Vorsteuerabzug ist zu versagen, wenn die Leistung nicht für den unternehmerischen Bereich bezogen wird, § 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 UStG. Dies ist in der Regel gegeben, wenn dem Mitarbeiter der Vorteil vollumfänglich ohne Gegenleistung zugutekommt, oder eine unentgeltliche Wertabgabe vorliegt. In diesen Fällen beabsichtigt der Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs die nichtunternehmerische Nutzung, wodurch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen wird. Sofern der Arbeitgeber eine Zuzahlung von dem Arbeitnehmer erhält, oder ein tauschähnlicher Umsatz vorliegt, kann hingegen die Vorsteuer auf sämtliche Eingangsleistungen gezogen werden.

Fazit

Mit einem Firmenfitnessprogramm können Arbeitgeber etwas für die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer tun und auf dem Arbeitsmarkt attraktiver werden. Aus steuerlicher Sicht stellt die Gewährung solcher Vergünstigungen die Arbeitgeber jedoch regelmäßig vor Herausforderungen, sodass diese gut beraten sind, sich rechtzeitig mit den steuerrechtlichen Folgen auseinanderzusetzen. Es gilt, den Überblick darüber zu behalten, ob mit der Vorteilsgewährung eine steuerbare Leistung an die Mitarbeiter ausgeführt wird oder ob es sich um einen Geschäftsvorgang handelt, der nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen ist. Darüber hinaus sind insbesondere die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen zu begutachten, da davon ausgehend die Wahl des geeignetsten Modells vorgenommen werden kann. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich, eine Lohnsteueranrufungsauskunft einzuholen, um unnötige Haftungsrisiken bzw. Mehraufwand zu vermeiden.

Autoren: StB Annika Wölky, Lukas Büttgen