GoBD-Verfahrensdokumentation in der Praxis – Pflichten und Mehrwert für den öffentlichen Sektor

Öffentliche Einrichtungen und ihre Beteiligungen müssen nicht nur korrekt buchen, sondern auch nachweisen wie sie das tun. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation sorgt dafür, dass digitale Buchführungsprozesse nachvollziehbar bleiben. Sie erfüllt gesetzliche Anforderungen und bringt zugleich praktische Vorteile – von effizienteren Prüfungen bis hin zu optimierten internen Abläufen.

Verpflichtung zum Vorhalten einer Verfahrensdokumentation

Auch in Kommunen, Stadtwerken und anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts besteht oft Unsicherheit, was eine „Verfahrensdokumentation nach GoBD“ genau bedeutet. Dabei verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesfinanzministeriums (BMF), dass jedes EDV-gestützte Buchführungssystem eine solche Dokumentation aufweist (vgl. BMF-Schreiben v. 28.11.2019 - IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 BStBl 2019 I S. 1269). Unwissenheit schützt hier vor Nachteilen nicht: Spätestens bei einer Betriebsprüfung wird fehlende Dokumentation zum Problem, denn Prüfer fragen gezielt danach.

Begriff und Inhalt

Eine GoBD-Verfahrensdokumentation ist vereinfacht gesagt das Betriebshandbuch Ihrer Buchführungsprozesse. Sie beschreibt organisatorisch und technisch den gesamten Weg eines Belegs durch Ihre Einrichtung – vom Entstehen oder Eingang über die Verarbeitung in IT-Systemen bis zur Archivierung. Wichtig ist dabei, alle eingesetzten DV-Systeme abzudecken (z. B. Finanzsoftware, Scanner, Archivsystem) und darzustellen, wie die Einhaltung der geltenden Ordnungsvorschriften sichergestellt wird. Für Städte und kommunale Betriebe bedeutet das: Auch wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Systeme nutzen, muss nachvollziehbar dokumentiert sein, wer, was, wann, womit macht und wie die Ergebnisse gespeichert werden.

Aufbau

Eine Verfahrensdokumentation gliedert sich üblicherweise in vier Teile:

• Allgemeine Beschreibung
  Hier werden Rahmenbedingungen festgehalten – die Organisationsstruktur, Zuständigkeiten, relevante Rechtsgrundlagen und Buchführungspflichten. Die öffentliche Hand hat oft komplexe Strukturen; eine klare Darstellung (etwa per Organigramm) hilft, Verantwortlichkeiten zu definieren.
• Anwenderdokumentation
  Sie enthält alle Arbeits- und Bedienungsanleitungen. Wie wird die Finanzsoftware korrekt genutzt? Wie läuft z. B. der Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Erfassen bis zur Verbuchung? Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Screenshots können hier enthalten sein. Wichtig ist, dass auch Nicht-IT-Experten die Arbeitsabläufe verstehen können.
• Technische Systemdokumentation
  Dieser Teil beschreibt die IT-Infrastruktur. Welche Hardware und Software kommen zum Einsatz? Wie sind Systeme vernetzt? Beispielsweise wird erläutert, wie das Kassenprogramm mit dem Buchhaltungssystem zusammenhängt oder wie Daten gesichert und archiviert werden. Auch Schnittstellen zwischen Fachverfahren oder Abteilungen (etwa Kassensysteme, Abrechnungssysteme) und der Buchführung müssen dokumentiert sein.
• Betriebsdokumentation
  Hier geht es um den IT-Betrieb und interne Kontrollen. Welche Maßnahmen gewährleisten die Datensicherheit und Unveränderbarkeit? Typische Inhalte sind Zugriffsberechtigungs-Konzepte, Protokollierungen von Änderungen, Backup- und Notfallverfahren sowie die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS, im steuerlichen Kontext häufig als Tax Compliance Management System „Tax CMS“ bekannt) im Rechnungswesen. Gerade in öffentlichen Einrichtungen ist ein funktionierendes IKS zentral, um Fehler oder Manipulationen zu vermeiden – die Dokumentation (bspw. in Form einer Risiko-Kontroll-Matrix) zeigt, welche Kontrollschritte (Vier-Augen-Prinzip, Abstimmungsroutinen etc.) implementiert sind.

Praxis der Erstellung

In der Praxis sollten alle Beteiligten – vom Finanzleiter bis zur IT – an einem Strang ziehen. Zunächst verschafft man sich einen Überblick über alle bestehenden Prozesse und Systeme:

• Welche Abläufe gibt es vom Eingang einer Rechnung bis zu deren Verbuchung?
• Welche Software wird genutzt?

Sobald der Status quo erfasst ist, wird dieser Soll-Ablauf schriftlich fixiert.

Wichtig: Die Beschreibung muss aktuell sein. Ändert sich ein Verfahren oder wird ein neues IT-System eingeführt, muss die Verfahrensdokumentation zeitnah angepasst werden. Alle Änderungen sind zu versionieren, sodass auch im Nachhinein erkennbar bleibt, wann welcher Prozess angepasst wurde. Diese Historie ist erforderlich, weil die Dokumentation über zehn bzw. acht (vgl. BMF-Schreiben vom 08.07.2025 - III C 2 - S 7295/00005/003/080 BStBl 2025 I S. 1479) Jahre (Aufbewahrungsfrist) aufbewahrt werden muss – und zwar so lange wie die dazugehörigen Rechnungen und Unterlagen selbst.

Dabei darf die Dokumentation dem tatsächlichen Ablauf nicht hinterherhinken: Eine veraltete oder lückenhafte Verfahrensdokumentation gilt zwar formal nicht automatisch als schwerer Mangel, solange die Buchführung dennoch nachvollziehbar ist. Doch im Ernstfall riskiert man Ärger: Findet der Betriebsprüfer Unstimmigkeiten, kann er die Buchführung verwerfen. Dann droht eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen – erfahrungsgemäß zum Nachteil der betroffenen Einrichtung. Zudem kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld verhängen, wenn angeforderte Unterlagen (wie die Verfahrensdokumentation) nicht vorgelegt werden. Es ist daher in eigenem Interesse, die Dokumentation stets vollständig und aktuell griffbereit zu haben.

Besonderheiten und häufige Fehler

Ein häufiger Stolperstein ist die Umstellung auf digitale Belege („papierlose Buchführung“). Hier schreibt das BMF ausdrücklich vor: Original-Papierbelege dürfen erst vernichtet werden, wenn der Scan-Prozess detailliert in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Die Dokumentation muss beantworten:

• Wie werden Papierdokumente eingescannt?
• Wer prüft die Qualität der Scans und stellt sicher, dass sie dem Original entsprechen?
• Ist die Aufbewahrung der digitalen Bilder und Metadaten gesichert?
• Werden alle Zugriffe und Änderungen protokolliert?

Ohne eine solche Beschreibung wäre das vorzeitige Entsorgen von Originalbelegen riskant und nicht GoBD-konform.

Ein weiteres Praxisproblem ist, dass kleinere Organisationseinheiten denken, die Pflicht treffe nur „die Großen“. Das ist ein Irrtum: Auch kleinste städtische Betriebe oder Vereine mit steuerrelevanten Vorgängen unterliegen den GoBD-Grundsätzen. Natürlich darf der Umfang der Dokumentation die jeweilige Größe berücksichtigen – ein einfacher Prozess erfordert keine seitenlange Beschreibung. Aber ganz darauf verzichten sollte niemand, der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten hat. Selbst wenn kein voll ausformuliertes Handbuch vorliegt, müssen zumindest alle erforderlichen Informationen für einen Prüfer leicht verfügbar und verständlich sein. In der Praxis empfiehlt es sich daher, eine einfache Verfahrensdokumentation wenigstens in Stichpunkten zu führen, anstatt gar nichts zu haben.

Vorteile einer umfassenden Dokumentation

Der Aufwand für die Erstellung lohnt sich nicht nur aus Pflichterfüllung. Eine aktuelle, gut strukturierte Verfahrensdokumentation bietet handfeste Vorteile:

• Reibungslosere Betriebsprüfungen
  Wenn alle Prozesse offen dargelegt sind, kann der Prüfer Abläufe schneller nachvollziehen. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Prüfung. Im Idealfall erspart man sich Diskussionen über formale Mängel, da man die Ordnungsmäßigkeit schwarz auf weiß belegt hat.

• Rechtssicherheit und Vermeidung von Schätzungen
  Wie erwähnt, sichert die Dokumentation die Beweiskraft der Buchführung. Sie minimiert das Risiko, dass die Finanzbehörde Buchführungsfehler vermutet. Damit schützt sie vor Hinzuschätzungen von Einnahmen oder dem Verlust von Vorsteuerabzügen aufgrund formaler Beanstandungen.

• Interner Nutzen
  Intern schafft das Dokument Transparenz. Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten, weil Abläufe niedergeschrieben sind. Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall fallen leichter – die Dokumentation dient als Nachschlagewerk, was in welcher Situation zu tun ist. Zudem fördert die Verschriftlichung die Prozessoptimierung: Beim Aufstellen der Dokumentation werden oft Lücken oder ineffiziente Schritte sichtbar. Diese kann man gezielt verbessern, was zu reibungsloserem Verwaltungshandeln führt. In der öffentlichen Verwaltung, wo Compliance und Transparenz immer wichtiger werden, ist dies ein willkommener Nebeneffekt.

• IT-Sicherheit und Kontrolle
  Indem auch technische und organisatorische Kontrollen festgehalten sind, hat die Führung jederzeit einen Überblick, welche Sicherungsmaßnahmen existieren (z. B. tägliche Datensicherung, Vier-Augen-Freigaben bei Zahlungen). Dadurch steigt die Datensicherheit. Im Falle einer Systemumstellung oder Prüfung zeigt die Dokumentation, dass man seinen digitalen Haushalt im Griff hat.

Fazit

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist mehr als bürokratischer Aufwand – sie ist das Rückgrat einer prüfungssicheren und effizienten Buchführung im Zeitalter der Digitalisierung. Für Städte, Gemeinden und ihre Unternehmen bedeutet dies zwar anfängliche Mehrarbeit, doch der Gewinn an Sicherheit und Klarheit überwiegt.

Alle steuerlich relevanten Prozesse werden transparent und verständlich festgehalten. Das hilft der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen und nützt der Organisation selbst: Prozesse lassen sich leichter steuern, Mitarbeiter kennen ihre Abläufe und Verantwortlichkeiten genau, und elektronische Archivierung wird rechtskonform beherrschbar.

Angesichts aktueller Entwicklungen – etwa der Umstellung auf E-Rechnungen und immer strengeren Prüfungsstandards – sollten öffentliche Einrichtungen das Thema Verfahrensdokumentation aktiv angehen.

Eine sorgfältig erstellte und gepflegte Verfahrensdokumentation verschafft nicht nur Ruhe vor dem Prüfer, sondern unterstützt auch ein modernes, gut kontrolliertes Finanzmanagement. Kurz gesagt: Sie ist Pflicht und Chance zugleich – und letztlich ein Vorteil für jede Institution im öffentlichen Sektor, die steuerliche Compliance ernst nimmt.

Autoren: StB Gabriele Kirchhof, StB Marcel Bexten