Zmiany w prawie pracy w 2025 roku: co jeszcze przed nami?

Wprowadzenie obowiązku informowania kandydatów o wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale wiąże się z koniecznością dostosowania treści ogłoszeń rekrutacyjnych oraz wewnętrznych procedur ustalania zasad wynagradzania do nowych wymogów ustawowych. Pracodawcy zobowiązani będą do ujawnienia wszystkich składników wynagrodzenia — bez względu na ich nazwę i charakter, a także innych świadczeń związanych z pracą, przyznawanych pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna. 

Ponadto, kandydat powinien zostać poinformowany o postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania — o ile takie dokumenty obowiązują u pracodawcy. Nowelizacja wprowadza również ograniczenie katalogu danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. 

Wzmocnienie kompetencji kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw przewiduje istotne rozszerzenie uprawnień inspekcji w zakresie egzekwowania prawa pracy. Jednym z najważniejszych rozwiązań jest przyznanie inspektorom pracy kompetencji do wydawania decyzji administracyjnych na mocy których nieprawidłowo zawarte umowy cywilnoprawne będą przekształcane w stosunek pracy. Od decyzji będzie przysługiwało odwołanie do sądu pracy, Decyzje będą podlegały natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy. W zakresie skutków podatkowych oraz ubezpieczeniowych wykonanie decyzji zostanie wstrzymane do upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku jego złożenia — do momentu przekazania sprawy do sądu pracy.

Projekt zakłada również usprawnienie współpracy między instytucjami publicznymi poprzez umożliwienie wymiany danych między Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową. Dodatkowo inspekcja zyska możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych, z wykorzystaniem dokumentacji elektronicznej i środków komunikacji na odległość.

W celu zwiększenia skuteczności działań kontrolnych, Państwowa Inspekcja Pracy będzie zobowiązana do opracowywania rocznych i wieloletnich planów kontroli opartych na analizie ryzyka. Projekt przewiduje również podwyższenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką inspektor może nałożyć w postępowaniu mandatowym — co najmniej dwukrotnie względem obecnie obowiązujących limitów.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2025 r.

Nowe ramy dla dialogu społecznego i układów zbiorowych

Projekt ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, przyjęty przez Radę Ministrów w sierpniu 2025 r., zakłada kompleksowe uregulowanie zasad prowadzenia rokowań zbiorowych, zawierania układów oraz ich rejestracji. Celem regulacji jest zwiększenie dostępności układów dla pracodawców i pracowników, ograniczenie segmentacji rynku pracy oraz wzmocnienie dialogu społecznego.

Projekt przewiduje uproszczenie procesu rejestracji układów zbiorowych pracy poprzez wdrożenie Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) — elektronicznego rejestru prowadzonego przez ministra właściwego do spraw pracy. Zgłoszenie układu będzie odbywać się za pomocą formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym, co eliminuje konieczność przesyłania dokumentów w formie papierowej. Nowe rozwiązanie ma na celu zwiększenie dostępności układów, ograniczenie obciążeń administracyjnych oraz przyspieszenie procedury wpisu do rejestru.

Dodatkowo projekt przewiduje możliwość wystąpienia pracodawcy z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy, w szczególności w sytuacjach, gdy jego dalsze stosowanie jest niemożliwe z przyczyn ekonomicznych. Dotychczasowa praktyka wskazywała na znaczne trudności w realizacji takiego rozwiązania, co prowadziło do utrzymywania obowiązywania układów, których postanowień pracodawcy nie byli w stanie wykonać.

Uproszczenia w zakresie świadczeń socjalnych i rozliczeń urlopowych

Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadza praktyczne zmiany w zakresie rozliczeń kadrowych oraz świadczeń socjalnych, upraszczając obowiązujące procedury i dostosowując je do realiów współczesnego rynku pracy.

Jedną z kluczowych zmian jest przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop na dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę, co eliminuje konieczność generowania dodatkowych list płac i pozwala na dokładniejsze ustalenie wysokości świadczenia po zakończeniu stosunku pracy. Rozwiązanie to zmniejsza ryzyko błędów oraz odciąża działy kadrowo-płacowe, szczególnie w organizacjach o wysokiej rotacji zatrudnienia.

Projekt przewiduje również zwiększenie liczby przedstawicieli pracowników uczestniczących w uzgodnieniach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach pozbawionych organizacji związkowych. Zamiast jednego reprezentanta, wymagane będzie co najmniej dwóch, co zapewni spójność regulacji i umożliwi bardziej demokratyczny proces ustalania regulaminu funduszu.

Dodatkowo, ustawa rozszerza możliwość stosowania formy elektronicznej w szeregu czynności z zakresu prawa pracy, zastępując dotychczasową formę pisemną tzw. postacią papierową lub elektroniczną. Zmiana ta usprawni komunikację między pracodawcą a pracownikami oraz związkami zawodowymi, bez uszczerbku dla waloru dowodowego dokumentowanych czynności.

Projekt został skierowany do pierwszego czytania w Sejmie i oczekuje na dalsze procedowanie.

Podsumowanie

Planowane zmiany legislacyjne w obszarze prawa pracy w 2025 roku mają charakter systemowy i odpowiadają na wyzwania współczesnego rynku pracy. Wprowadzenie jawności wynagrodzeń, ułatwienie zawierania układów zbiorowych, deregulacja obowiązków socjalnych oraz wzmocnienie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy stanowią istotny krok w kierunku zwiększenia przejrzystości, sprawiedliwości i efektywności w relacjach pracowniczych.

W obliczu nadchodzących reform pracodawcy powinni z wyprzedzeniem przeanalizować swoje praktyki kadrowe, dokumentację wewnętrzną oraz procedury organizacyjne, tak aby zapewnić ich zgodność z nowymi regulacjami i efektywnie wdrożyć wymagane zmiany.