EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoLudzie
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Od 1 stycznia 2026 r. inspektor pracy będzie mógł natychmiast przekształcić umowę zlecenia lub kontrakt B2B w etat – nawet bez zgody pracodawcy i pracownika. Dla firm zatrudniających cudzoziemców może to oznaczać przestoje operacyjne, grzywny i konieczność błyskawicznego uzyskania nowych dokumentów legalizujących pracę. Zmiana, która miała chronić pracowników, w praktyce może stać się miną pod nogami HR i działów Global Mobility.
Nowelizacja ustawy o PIP – co się zmienia
Rząd pracuje nad nowelizacją ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Jej najważniejszym założeniem jest przyznanie okręgowemu inspektorowi pracy możliwości wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej, że dana umowa cywilnoprawna (zlecenie, dzieło, kontrakt B2B) w rzeczywistości spełnia cechy stosunku pracy.
Taka decyzja:
- będzie natychmiast wykonalna,
- zobowiąże pracodawcę do wdrożenia pełnego reżimu Kodeksu pracy od chwili doręczenia,
- może działać z mocą wsteczną – od momentu podpisania pierwotnej umowy.
W praktyce oznacza to, że pracodawca musi niezwłocznie zatrudnić pracownika na etat i dostosować wszystkie obowiązki płacowe, podatkowe i ZUS-owskie.
Subskrybuj Newsletter Immigration
Otrzymuj najważniejsze informacje związane z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce.
Zmiany warunków pracy – co mówi ustawa i gdzie są „miny”
Zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy, powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wskazują warunki pracy, a jednym z tych warunków jest rodzaj umowy. Nielegalne powierzenie pracy to m.in. powierzenie pracy cudzoziemcowi na innych warunkach niż określone w dokumencie legalizującym, chyba że przepisy prawa dopuszczają ich zmianę.
Zmiana rodzaju umowy z cywilnoprawnej na pracę w przypadku zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu – co do zasady – wymaga uzyskania nowego dokumentu legalizującego. Jedynym reżimem, w którym można kontynuować pracę na etacie po zmianie z umowy cywilnoprawnej bez zmiany decyzji, jest jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę oraz powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Jednakże w przypadku powiadomienia podmiot powierzający pracę jest zobowiązany do złożenia go ponownie w terminie 7 dni od zmiany rodzaju umowy.
Dlaczego cudzoziemcy są w największym ryzyku
Jeżeli inspektor PIP uzna, że zlecenie powinno być etatem, powstaje natychmiastowa niezgodność między rodzajem umowy a dokumentem legalizującym pracę. Efekt?
Cudzoziemiec może być zobowiązany do wstrzymania pracy, a firma musi wystąpić o nowy dokument legalizujący – co trwa tygodnie lub miesiące. Choć w praktyce nie można wykluczyć sporów interpretacyjnych, kontynuowanie pracy bez odpowiedniego dokumentu może być uznane za nielegalne powierzenie pracy, co wiąże się z ryzykiem grzywien liczonych w odniesieniu do każdego cudzoziemca. .
Dla firm zatrudniających Polaków przekształcenie umowy to głównie dodatkowe koszty i formalności. W przypadku cudzoziemców stawką jest jednak sama legalność zatrudnienia.
Statystyki Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej mówią same za siebie.
Mechanizm pułapki – przykład z praktyki
Wyobraźmy sobie firmę logistyczną zatrudniającą cudzoziemców na zleceniach na podstawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu. Inspektor PIP podczas kontroli stwierdza, że faktycznie istnieje stosunek pracy, co skutkuje wydaniem decyzji przekształcającej.
Od tego momentu:
- Umowa zlecenie staje się umową o pracę.
- Dotychczasowe zezwolenie na pracę lub oświadczenie nie odpowiada nowym warunkom.
- Cudzoziemiec powinien wstrzymać pracę.
- Firma ponosi koszty przestoju i ryzykuje grzywny.
Cudzoziemcy na B2B/CEIDG – szczególne ryzyka i praktyczne pułapki
Decyzja o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę może wpływać również na cudzoziemców prowadzących jednoosobową działalność, dla których kontrakt B2B jest jedynym źródłem dochodu. Tutaj kluczowe znaczenie ma status cudzoziemca. Przekształcenie wpłynie bowiem znacznie na cudzoziemców, którzy prowadzą określoną aktywność na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli kontrakt B2B takiej osoby zostanie przekształcony w etat:
- cudzoziemiec traci prawo do pracy na dotychczasowej podstawie,
- w ciągu 15 dni roboczych musi zgłosić wojewodzie ustanie przyczyny udzielenia zezwolenia na pobyt,
- konieczne jest uzyskanie nowego zezwolenia na pracę, zanim będzie mógł legalnie pracować.
Dla osób, których jedynym źródłem przychodu była działalność gospodarcza, to może oznaczać utracenie prawa do pracy i ryzyko cofnięcia pobytu.
Luki legislacyjne i wątpliwości
Choć Ministerstwo Pracy zapewnia, że inspektorzy będą stosować nowe uprawnienia „odpowiedzialnie” (plan kontroli zakłada na 2026 r. zaledwie 200 kontroli), PIP ma obowiązek rozpatrywania każdej skargi. Jeżeli pojawi się ich setki, inspektorzy będą musieli reagować, a skala paraliżu może być znacznie większa. Co istotne, projekt ustawy szczegółowo analizuje skutki na gruncie prawa pracy, podatków czy ZUS, ale niemal pomija kontekst legalizacji pracy cudzoziemców. Nie ma też mechanizmu „okresu przejściowego”, w którym cudzoziemiec mógłby pracować, czekając na nowe dokumenty legalizujące.
Co firmy mogą zrobić już teraz?
Firmy współpracujące z cudzoziemcami powinny działać z wyprzedzeniem. Najważniejsze kroki:
- Audyt relacji – sprawdzenie, które zlecenia i kontrakty B2B mogą zostać zakwalifikowane jako stosunek pracy – należy zweryfikować całokształt modelu i sposobu świadczenia usług, a nie tylko dokumenty. Trzeba ocenić ryzyko odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej zarządu i przygotować scenariusze działania.
- Weryfikacja dokumentów legalizacyjnych – upewnienie się, że warunki pracy, w tym rodzaj umowy, pozostają zgodne z zezwoleniami i oświadczeniami.
- Przygotowanie nowych wniosków – odpowiednio wcześnie wystąpić o zezwolenia na pracę, tam gdzie ryzyko jest największe.
- Procedury „day-one” – opracowanie schematu działania w dniu wszczęcia kontroli PIP a następnie doręczenia decyzji PIP (HR, payroll, ZUS, komunikacja z pracownikiem).
- Szkolenie menedżerów liniowych – aby wiedzieli, jak reagować na kontrolę.
- Komunikacja z pracownikami – aby cudzoziemcy rozumieli potencjalne skutki decyzji i nie zostali zaskoczeni.
Wsparcie EY
EY łączy doświadczenie prawników imigracyjnych, ekspertów HR i specjalistów compliance, aby wspierać organizacje w zarządzaniu nowym ryzykiem. Pomagamy m.in. w:
- kompleksowym audycie modeli współpracy pod kątem reklasyfikacji i legalizacji pracy cudzoziemców,
- pozyskiwaniu dokumentów legalizujących pobyt i pracę cudzoziemców,
- przygotowaniu pakietów wnioskowych i zawiadomień do wojewody,
- przygotowaniu procedur „day-one” oraz planów komunikacji wewnętrznej,
- opracowaniu scenariuszy działań na wypadek decyzji PIP, z uwzględnieniem zabezpieczenia ryzyk dla członków zarządu i możliwości kontynuowania prowadzenia biznesu,
- tworzeniu harmonogramów działań, które minimalizują okres bez ważnych dokumentów legalizujących pracę.
Wczesne przygotowanie – najlepiej jeszcze w 2025 r. – to jedyny sposób, by 1 stycznia 2026 r. uniknąć paraliżu operacyjnego i ryzyka dotkliwych grzywien.
Jak EY może pomóc
EY Immigration oferuje usługi dla pracodawców i cudzoziemców. Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji i dowiedz się, jak zatrudnić cudzoziemca, jak pomóc w relokacji pracowników oraz legalizacji zatrudnienia.
Przeczytaj więcejLider
-
Agnieszka RakDirector, People Advisory Services, EY Polska
-
Rafał RogalaSenior Manager, People Advisory Services, EY Polska
Polecane artykuły
Nowelizacja ustawy o PIP od 2026 - co oznacza dla pracodawców i jak się przygotować?
Od 1 stycznia 2026 r. mają wejść w życie przepisy, które mogą diametralnie zmienić sposób kontroli legalności zatrudnienia w Polsce. Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz innych ustaw, m.in. Kodeksu postępowania cywilnego, to element Krajowego Planu Odbudowy. Dla pracodawców oznacza to większe ryzyko kontroli, wyższe kary i konieczność szybkiego dostosowania modeli współpracy.
Nowe uprawnienia PIP i ryzyka dla pracodawców
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma zyskać nowe uprawnienia, by mogła skutecznie egzekwować przepisy prawa pracy, tj. przede wszystkim do wydawania decyzji administracyjnych przekształcających nieprawidłowo zawarte umowy cywilnoprawne (w tym umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy B2B) w umowy o pracę. Nowe uprawnienia PIP mają na celu zwiększenie efektywności kontroli oraz ochrony praw pracowników. Jednak dla pracodawców oznaczają one także nowe wyzwania i potencjalne ryzyka.
Elastyczne formy współpracy w obliczu zmian – jak się przygotować?
Pracodawcy muszą przygotować się na ważne zmiany. Już od 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma zyskać nowe uprawnienia do przekwalifikowania umów cywilnoprawnych, w tym B2B, w umowy o pracę. Choć zmiany mają na celu ochronę pracowników, brak jasnych kryteriów oceny „fikcyjności” samozatrudnienia budzi obawy firm, w szczególności opartych na elastycznym modelu współpracy, czyli głównie w branży IT, doradztwie czy sektorze kreatywnym.